Vind snel eventlocaties en eventleveranciers


Hoe een evenement organiseren?


Iedereen organiseert wel eens een (bedrijfs)evenement: een avontuurlijke teambuilding, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest, een spetterend trouwfeest of gewoon een verjaardagsfeestje. eventplanner.nl helpt je op weg om van jouw evenement, zakelijk of privé, een onvergetelijke gebeurtenis te maken.

 

 

Waar moet je op letten als je een evenement organiseert?

Het is verleidelijk meteen te starten met de uitwerking van je evenement, maar het is wijzer om eerst grondig je huiswerk te maken. Als je event eenmaal gestart is, krijg je geen tweede kans. Het moet meteen een schot in de roos zijn. De wet van Murphy ligt voortdurend op de loer: als er iets fout kan gaan, zal het ook fout gaan. Dat kun je alleen voorkomen wanneer je je evenement tot in de puntjes voorbereidt. Als je dit niet doet, loop je bovendien het gevaar dat het evenement zijn doel voorbijschiet of dat het je meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. Je start met de analyse van de doelstelling(en) en je bepaalt de doelgroep die je wilt bereiken.

 

Je kunt ervoor kiezen om het evenement zelf te organiseren of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je? Ontdek hier de voor- en nadelen. Kies je voor een evenementenbureau dan houdt je best aan deze spelregels voor een pitch onder eventbureaus?

 

 

Draaiboek evenement

Als je doelstelling klaar is en je je doelgroep duidelijk voor ogen hebt, kun je starten met de volgende stap: het opstellen van een draaiboek. In het draaiboek werk je de taken en verantwoordelijkheden van je team uit. Gedurende het hele proces schaaf je het draaiboek bij. Een evenement organiseren is een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Je moet als organisator over de nodige projectmanagement-skills beschikken om alles in goede banen te leiden.

 

Download een gratis draaiboek template

 

 

Budget

Een budget voor evenementen opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken. Deze budget checklist voor jouw evenement helpt je op weg.

 

 

Gastenlijst en uitnodigingen

Agenda’s puilen uit. De uitnodiging voor je evenement of feest moet dus niet alleen tijdig aankomen, maar moet ook de ontvanger aansporen om een deel van zijn tijd vrij te maken voor jouw evenement. De eerste indruk, slechts een oogopslag, kan al het verschil maken tussen respons en prullenmand. Besteed dus veel aandacht aan het uitwerken van een prikkelende uitnodiging. Uitnodigen is immers de kunst van het verleiden. Stuur 10 weken voor je event al een vooraankondiging of save-the-date.

 

De gastenlijst opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk. Vraag hulp van anderen wanneer je de gastenlijst samenstelt.

 

 

Dresscode

In veel gevallen is de kledijkeuze van je gasten vrij. Draagt specifieke kledij bij tot de sfeer van het evenement of is die nodig gezien de (weers-) omstandigheden? Dan kun je een bepaald soort kledij (dresscode) op prijs stellen. Ontdek alle drescodes hier.

 

 

Eventlocatie of feestzaal

De eventlocatie of feestzaal bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de evenementlocatie een evenement kan maken of kraken. Vergeet vooral niet om rekening te houden met praktische aspecten. Gebruik deze handige checklist voor eventlocaties en bereken hoeveel vierkante meter oppervlakte je nodig hebt voor jouw evenement.

 

 

Catering

Een partycateraar kies je niet lukraak. Ook bij een evenement gaat de liefde van de deelnemers door de maag. Catering is dus erg belangrijk en moet aansluiten bij de doelstelling van je evenement en de doelgroep. We leggen uit waar je op moet letten als je een cateraar kiest. Volg deze richtlijnen om te bepalen hoeveel drank en hapjes moet je voorzien.

 

 

Entertainment

Er komt veel meer bij entertainment kijken dan goede bands, animaties, ... zoeken. Je moet ook rekening houden met een aantal praktische aspecten. Welke vergunningen heb je nodig? Wat doe je als een artiest op het laatste nippertje afzegt? Gebruik deze checklist voor entertainment op jouw event.

 

 

Eventdecoratie

Eventdecoratie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van het evenement en de beleving van je gasten. Het gaat om de totale sfeerbeleving. Een aangename, mooie locatie zonder meer kan al voldoende zijn, maar je kunt ook kiezen voor een volledige aankleding in een eigen stijl, of je plaatst enkele bijzondere eyecatchers om de juiste sfeer te creëren.

 

 

Eventtechniek

De rol van de techniek wordt steeds belangrijker, maar kan wel erg verschillen van event tot event. Soms stelen de technische hoogstandjes letterlijk de show. Op andere evenementen worden audiovisuele concepten ingezet om presentaties of optredens te ondersteunen. Kies in ieder geval een betrouwbare leverancier voor het huren van licht- en geluid.

 

 

Foto en video

Vergeet niet om een fotograaf en/of cameraman in te huren. Die kun je op pad sturen om mooie beelden vast te leggen van belangrijke momenten, acts en publiek. Hier moet je op letten als je een fotograaf inhuurt.

 

 

Vergunningen en verzekeringen

Vergunningen en evenementenverzekeringen zijn vooral belangrijk voor jou als organisator. Ben je met alles in orde, dan kan je dat heel wat kopzorgen en een financiële kater besparen.

 

 

Meer tips?

Lees ons boek EVENTS met honderden tips, checklists, ... om jouw evenement vlekkeloos te laten verlopen. Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week de nieuwste trends, inspiratie, tips, ... rechtstreeks en helemaal gratis in je mailbox. Of bekijk onze eventplanner.tv video's om je kennis over eventmanagement bij te spijkeren!

 

 

Eventlocaties en eventleveranciers zoeken

Eventlocaties en eventleveranciers vind je snel via onze zoekmotor. Dankzij onze reviews weet je bovendien meteen welke eventlocatie of toeleverancier het best bij jouw event past. Is jouw evenement achter de rug? Vergeet dan niet om zelf ook een review te schrijven.

 

Succes met je evenement!


Tips en inspiratie op eventplanner.tv


Tips en inspiratie


Start to event

EVENTPLANNER is hét naslagwerk voor elke organisator van evenementen en feesten. Deze vernieuwde editie is dikker dan ooit, verdiept én bevat volledig nieuwe topics die je als organisator niet mag missen!

Meer info over het boek

Start to event

eventplanner.PRO

Ben jij echt begaan met je vak? Word dan nu 'eventplanner.pro' member! Exclusief voor de echte eventprofessionals die het maximum willen halen uit hun job en de eventsector, is er de eventplanner pro-kaart.

Ontdek meer
pro
Advertenties

In de kijker

Nekkerhal

Nekkerhal

Ontdek de nieuwe blackboxruimte in Nekkerhal.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief
EVENTPLANNER - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Tuesday
Meer weer