Coördineer elke evenementpartner met het leveranciersmanagement.
Breng cateraars, audiovisuele teams, locaties, decorateurs en beveiliging samen in één verbonden werkruimte. Beheer contacten, contracten, communicatie, taken en budgetten per leverancier – zonder gedoe met e-mailconversaties of gedeelde schijven.
Vertrouwd door 179.000+ eventorganisatoren
Neem de controle over elke partner achter uw evenement.
Stop met het zoeken naar leveranciersgegevens in verschillende e-mailinboxen, spreadsheets en gedeelde schijven. Centraliseer elke partner, elk gesprek en elke afspraak op één plek.
Centraliseer elke partner
- Bewaar de contactgegevens van al uw leveranciers op één centrale plek.
- Koppel leveranciers rechtstreeks aan de evenementen waaraan ze deelnemen.
- Bereik de juiste persoon zonder oude discussies te hoeven doorzoeken.
Stroomlijn de communicatie
- Bundel berichten, notities en beslissingen per leverancier.
- Zorg ervoor dat de resultaten van de bijeenkomsten gekoppeld blijven aan de juiste partner.
- Voorkom informatieverlies bij wisseling van teamleden.
Definieer één keer, zie overal
- Definieer taken, budgetposten en oproepschema-regels eenmalig.
- Open een willekeurige leverancier en bekijk alles wat daarmee samenhangt in één oogopslag.
- Vermijd dubbele gegevensinvoer die gepaard gaat met niet-verbonden tools.
Werk beter samen als team.
- Geef je team één betrouwbare bron van informatie over partners.
- Stop met het dupliceren van leveranciersgegevens in verschillende tools.
- Zorg ervoor dat iedereen met dezelfde gegevens werkt.
Ontdek jouw eventplanning toolkit
Ontdek hoe leveranciersbeheer gekoppeld is aan de rest van uw evenementsoftware.
Moodboards
Leg ideeën vast, verzamel inspiratie en ontdek leveranciers om de visie, het thema en de uitstraling van je evenement vorm te geven.
Checklists
Houd elk planningsdetail bij. Maak taken aan en wijs ze toe aan je teamleden, zodat je nooit een deadline mist.
Budgets
Beheer je eventbudget en uitgaven. Krijg een volledig overzicht van de fondsverdeling en volg je uitgaven nauwkeurig op.
Kaartverkoop
Genereer eventtickets en beheer de on-site registratie. Zorg voor een vlotte check-in ervaring voor je bezoekers.
Draaiboeken
Stel een takenlijst op voor pre-event en eventdagen. Organiseer je team zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.
Briefings
Stel gestructureerde briefings op die algemene en leverancierspecifieke instructies combineren, en die allemaal gekoppeld zijn aan de juiste partner.
Betrek leveranciers bij uw evenement.
Kies de snelste route naar een complete leverancierslijst: selecteer leveranciers uit onze database, voeg uw vertrouwde partners toe of hergebruik wat eerder goed werkte.
Voeg toe vanuit onze catalogus
Selecteer leveranciers rechtstreeks uit onze database met gecontroleerde bedrijven.
-
Gegevens importeren met één klik.
-
Sla de handmatige gegevensinvoer bij elk nieuw evenement over.
-
Krijg een geverifieerd profiel dat automatisch wordt bijgewerkt zodra het bedrijf wordt bijgewerkt.
-
Stel uw leverancierslijst samen uit bestaande evenementpartners.
Voeg uw eigen leveranciers toe
Voeg partners toe die nog niet op het platform vermeld staan.
-
Leg intern alle contactgegevens vast die u nodig hebt.
-
Stel een besloten leverancierslijst samen die alleen uw team kan inzien.
-
Betrek die partners opnieuw bij elk toekomstig evenement.
-
Behoud volledige controle over uw partnernetwerk.
Hergebruik van eerdere evenementen
Betrek vertrouwde leveranciers van eerdere evenementen erbij.
-
Voer niet steeds dezelfde gegevens opnieuw in.
-
Behoud de historische context, beoordelingen en aantekeningen.
-
Bouw een persoonlijk netwerk op waar je daadwerkelijk controle over hebt.
-
Versnel de planning van elk volgend evenement.
Leveranciersprofielen
Leg alle details over elke partner vast in een gestructureerd profiel dat ze overal mee naartoe kunnen nemen.
Contactgegevens van de winkel
Weten wie je moet bellen als er iets misgaat, is al de helft van het werk. Zorg dat je de juiste contactgegevens altijd bij de hand hebt.
-
Bewaar telefoonnummers, e-mailadressen en belangrijke contactpersonen.
-
Voeg indien nodig meerdere contactpersonen per leverancier toe.
-
Noteer wie waarvoor verantwoordelijk is: verkoop, operationele zaken, leidinggevende op locatie.
-
Eenmalige update, en het hele team ziet de wijziging.
Volg de communicatiegeschiedenis
Verloren overeenkomsten leiden tot verloren e-mails. Bundel alle communicatie met elke leverancier op één plek.
-
Centraliseer berichten, notities en contracten.
-
Stop met het doorzoeken van je inbox naar de nieuwste overeenkomst.
-
Zie in één oogopslag wat er beloofd is en wanneer.
-
Nieuwe teamleden inwerken zonder de context opnieuw uit te leggen.
Voeg documenten en bestanden toe
Offertes, contracten en bevestigingen verdwijnen vaak spoorloos wanneer je ze nodig hebt. Bewaar ze daarom bij de leverancier.
-
Voeg per partner offertes, contracten en verzekeringsbewijzen bij.
-
Vind documenten zonder door mappen te hoeven zoeken.
-
Deel bestanden veilig met de rest van het team.
-
Houd een auditspoor bij van elke toezegging per leverancier.
Geïntegreerd met uw evenementenplanning
Definieer je taken, budgetposten en oproepschema's één keer tijdens het evenement. Open vervolgens elke leverancier en bekijk direct alle details die eraan gekoppeld zijn. Geen dubbel werk, geen kopiëren en plakken tussen verschillende tools.
Gekoppeld aan uw budget
De kostenposten die in uw budget zijn gedefinieerd, verschijnen automatisch in het leveranciersprofiel en u kunt kosten ook aan de leverancierszijde labelen. De totale uitgaven per partner blijven actueel zonder dat afstemming nodig is.
-
Koppel de kosten van de leverancier aan budgetcategorieën aan beide zijden.
-
Bekijk de totale uitgaven per leverancier zonder spreadsheets te exporteren.
-
Vergelijk de geschatte en werkelijke kosten naast elkaar.
-
Spoort budgetafwijkingen op voordat ze een probleem worden.
Gekoppeld aan uw oproepschema
Koppel een regel in je draaiboek aan een leverancier, en deze verschijnt op het leveranciersprofiel. Open een leverancier en je ziet precies wanneer die aan de beurt is. De weergave werkt in beide richtingen, dus het draaiboek en de leverancierslijst blijven synchroon lopen.
-
Koppel leveranciers aan specifieke onderdelen van de call sheet, ongeacht aan welke kant ze zich bevinden.
-
Zie precies wie wat doet op elk moment van de dag.
-
Eenmalige updates zorgen ervoor dat het oproepschema, het leveranciersoverzicht en de briefing op elkaar afgestemd blijven.
-
Voorkom op de dag van het evenement het moment waarop je je afvraagt: "Wie regelt dat?".
Gekoppeld aan uw taken
In projectmanagement gedefinieerde taken kunnen aan een leverancier worden toegewezen, en per leverancier ziet u alle openstaande taken binnen het project. U hoeft niet langer tussen verschillende tools te wisselen om de status te controleren, en u mist geen deadlines meer die tussen verschillende systemen verborgen blijven.
-
Maak taken eenmalig aan in projectmanagement en tag de leverancier.
-
Bekijk alle openstaande taken per partner in hun profiel.
-
Volg deadlines en de voortgang zonder het leveranciersscherm te verlaten.
-
Zorg voor zichtbare verantwoording van beide kanten.
Onboarding en sjablonen
Breng nieuwe partners snel op de hoogte met gestructureerde workflows die schaalbaar zijn voor elk evenement dat u organiseert.
Gebruik onboarding-checklists
Nieuwe leveranciers hebben contracten, briefings en toegang nodig - en het missen van een van deze aspecten kost u geld. Standaardiseer het onboardingproces in één keer.
-
Zorg ervoor dat elke nieuwe partner de juiste contracten en briefings ontvangt.
-
Standaardiseer het onboardingproces voor elk evenement dat je organiseert.
-
Verminder het heen-en-weer communiceren om partners klaar te stomen voor de levering.
-
Spoor ontbrekende informatie op voordat het tot vertraging leidt.
Maak herbruikbare sjablonen
De meeste leverancierscategorieën hebben terugkerende vereisten. Leg ze één keer vast en pas ze overal toe.
-
Maak sjablonen voor cateraars, audiovisuele apparatuur, beveiliging en meer.
-
Hanteer standaardvereisten voor elke leverancier van dat type.
-
Bespaar tijd bij elk nieuw evenement dat je aanmaakt.
-
Zorg voor een constante kwaliteit bij terugkerende evenementen.
Briefings automatisch koppelen
Briefings blijven accuraat wanneer ze gekoppeld zijn aan actuele leveranciersgegevens. Koppel de twee en sla het kopiëren en plakken over.
-
Genereer leveranciersspecifieke briefings die zijn gekoppeld aan het partnerprofiel.
-
Werk de leveranciersgegevens bij en zorg ervoor dat de briefing actueel blijft.
-
Verstuur de juiste briefing met één klik naar de juiste partner.
-
Stop met het versturen van verouderde documenten naar de verkeerde personen.
Team- en samenwerkingsbeheer
Geef je team en partners gecontroleerde toegang tot de juiste informatie, met duidelijke machtigingen en rollen.
Deel leveranciersgegevens met het team.
Dubbele leveranciersgegevens en tegenstrijdige communicatie ontstaan door verspreide lijsten. Geef het team één gedeelde werkruimte.
-
Geef elk teamlid toegang tot de volledige leverancierslijst.
-
Vermijd dubbele vermeldingen en versieconflicten.
-
Zorg ervoor dat de teamcommunicatie op dezelfde gegevens is gebaseerd.
-
Nieuwe teamleden sneller inwerken bij elk evenement.
Stel machtigingsniveaus in
Niet iedereen hoeft de commerciële voorwaarden te zien. Verleen de juiste toegangsniveaus voor elke rol.
-
Bepaal wie leveranciersgegevens mag bewerken, becommentariëren of bekijken.
-
Bescherm gevoelige financiële en contractuele informatie.
-
Houd iedereen verantwoordelijk met duidelijk gedefinieerde rollen.
-
Pas de toegang aan naarmate het project de verschillende fasen doorloopt.
Coördineer meerdere evenementen
Het gelijktijdig organiseren van meerdere evenementen vergroot de kans op dubbele boekingen. Zorg voor een helder overzicht van alle situaties.
-
Bekijk welke leveranciers bij welke evenementen betrokken zijn.
-
Voorkom planningsconflicten voordat ze zich voordoen.
-
Maak opnieuw gebruik van vertrouwde partners met volledige historische context.
-
Beheer relaties op bureauniveau, niet per project.
Leveranciersbeheer, geïntegreerd in uw evenementensoftware.
Stop met het jongleren met verschillende tools om bij te houden wie wat doet. Breng alle partners samen in een verbonden werkruimte waar context, contacten en afspraken overzichtelijk bij elkaar staan – en blijf synchroon met de rest van je evenement.
Eén werkplek, ontworpen voor overzicht.
Alle leveranciers, alle gesprekken, alle documenten op één centrale plek. Nooit meer schakelen tussen vijf verschillende tools om te vinden wat je nodig hebt.
Eén profiel, ontworpen voor context.
Een compleet overzicht per partner, inclusief geschiedenis, overeenkomsten en beslissingen, direct beschikbaar wanneer u het nodig heeft.
Eén netwerk, ontworpen voor hergebruik.
Bouw een privénetwerk op van vertrouwde partners die met je meereizen van evenement naar evenement, van project naar project.
Eén bron, ontworpen voor de waarheid.
Zorg ervoor dat uw team, call sheet, budget en briefings automatisch met dezelfde leveranciersgegevens werken.
Veelgestelde vragen
-
Hoe begin ik met het gebruik van leveranciersmanagement?
Meld je aan voor een account, creëer een evenement, upgrade naar .PRO en je vindt de tool 'Leveranciers' in je evenementwerkruimte. Van daaruit kun je leveranciers uit onze directory selecteren, je eigen partners toevoegen of leveranciers van eerdere evenementen hergebruiken.
-
Kan ik leveranciers toevoegen die niet op eventplanner.net staan?
Ja. Je kunt elke partner handmatig toevoegen, inclusief contactgegevens en eventuele notities. Deze zijn alleen zichtbaar voor je team en kunnen hergebruikt worden voor elk toekomstig evenement dat je organiseert.
-
Hoe integreert leveranciersbeheer met de andere tools?
Leveranciers worden rechtstreeks gekoppeld aan uw budgetten, bellijsten, checklists en briefings. Wanneer u een leverancier koppelt aan een budgetregel, een rij in een bellijst of een briefing, blijven die gegevens gesynchroniseerd in alle tools.
-
Kan ik leveranciers voor meerdere evenementen hergebruiken?
Ja. Zodra een leverancier aan uw account is toegevoegd, kunt u deze met één klik koppelen aan elk toekomstig evenement. Hun contactgegevens, geschiedenis en alle opgeslagen documenten blijven beschikbaar, zodat u niet elke keer helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
-
Wat is het verschil tussen leveranciersmanagement en een CRM-systeem?
Je zou het een CRM voor evenementen kunnen noemen. Het kernidee is hetzelfde: één profiel per partner, met alle interacties, documenten en afspraken eraan gekoppeld. Het verschil zit hem in wat er wordt bijgehouden: niet een verkooppijplijn van klanten, maar elke leverancier gekoppeld aan specifieke evenementen, budgetten, bellijsten en briefings – met de workflows die evenemententeams daadwerkelijk nodig hebben.
-
Wie binnen mijn team heeft toegang tot leveranciersgegevens?
U bepaalt dat zelf. Stel per teamlid toegangsrechten in: alleen-lezen, geen of volledige bewerkingsrechten - en bescherm gevoelige bedrijfsgegevens tegen mensen die ze niet hoeven te zien.
-
Hoe sluit dit aan op briefings?
Elke briefing kan worden gekoppeld aan een leveranciersprofiel en leveranciersspecifieke onderdelen zijn alleen zichtbaar voor de betreffende partner. Wanneer leveranciersgegevens wijzigen, blijft de briefing gesynchroniseerd – u hoeft dus geen verouderde documenten meer opnieuw te versturen.
-
Is leveranciersbeheer inbegrepen in het gratis abonnement?
Nee. Leveranciersmanagement is onderdeel van eventplanner.PRO, ons professionele abonnement speciaal ontwikkeld voor teams die meerdere leveranciers en complexe evenementen beheren.
-
Kan ik een lijst importeren van leveranciers waarmee ik al samenwerk?
Ja. U kunt leveranciers handmatig toevoegen, ze uit onze database halen of ze hergebruiken van eerdere evenementen. Voor grotere importen kunt u contact met ons opnemen via de chat in de app, dan helpen we u graag verder.
-
Waarom is het leveranciersbeheersysteem van eventplanner.net beter dan spreadsheets of een standaard CRM-systeem?
Spreadsheets werken niet meer zodra er gegevens veranderen, en een CRM-systeem begrijpt geen gebeurtenissen. Ons leveranciersbeheersysteem is speciaal ontwikkeld voor evenemententeams: het koppelt partners aan budgetten, briefings en draaiboeken, zodat updates automatisch door het hele evenement worden doorgegeven. Dat krijg je niet met een tool die niet is ontworpen met het oog op de daadwerkelijke gang van zaken bij evenementen.
voor altijd gratis
Prima voor professionals en kleinere eventteams die één event tegelijk organiseren.
vanaf per gebruiker/maand
Ideaal voor professionals en grotere teams die meerdere events tegelijk beheren.
vanaf per maand
Perfect voor organisaties die maatwerk, geavanceerde beveiliging en ondersteuning nodig hebben
Eventsoftware die met je meegroeit
Kies een plan dat past bij jouw ambities, of je nu één event organiseert of meerdere projecten tegelijk beheert.
