TIP! - Checklist budget evenementen

TIP! - Checklist budget evenementen

Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist, die zeker niet ambieert allesomvattend te zijn, helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.

 

Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken. 

 

Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.

 

 

Budget checklist evenementen

Communicatie

❐ Website

❐ Drukwerk

❐ Marketing

❐ Mobiele applicatie

❐ Social media

❐ Ticketing (vaste kosten of commissie?)

❐ …

 

Locatie/tent

❐ Zaalhuur

❐ Vestiaire

❐ Podium/dansvloer

❐ Meubilair, tribune ...

❐ Inrichting en decoratie

❐ Voorzieningen kleedruimte

❐ Bewegwijzering

❐ Parkeerkosten

❐ Toiletten (vergeet de toiletdames niet)

❐ Verwarming/airconditioning

❐ Schoonmaak

❐ ...

 

Catering

❐ Catering

❐ Drank

❐ Crewcatering

❐ Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen

❐ Bars, buffetten ...

❐ ...

 

Invulling

❐ Entertainment

❐ Dagvoorzitters en sprekers

❐ Activiteiten (workshops ...)

❐ Kinderanimatie

❐ Muziek

❐ Auteursrechten: Sabam (B) of Buma (NL)

❐ ...

 

Audiovisuele ondersteuning

❐ Projectie

❐ Plasma- en LCD-schermen

❐ Microfoons

❐ Geluidsinstallatie

❐ Lichtinstallatie

❐ Videocaptatie of fotoreportage

❐ Special effects (vuurwerk, sneeuw ...)

❐ Wifi-netwerk

❐ Hybride events (live streaming …)

❐ ...

 

Personeel

❐ Floor- en eventmanager(s)

❐ Veiligheidscoördinator

❐ Hostesses

❐ Parkeerwachters

❐ Beveiliging

❐ EHBO-team

❐ Stagehands/techniek

❐ Cateringpersoneel (obers ...)

❐ Vestiaire- en toiletdames

❐ Tolken/vertalers

❐ ...

 

Diversen

❐ Portokosten

❐ Giveaways

❐ (vip)vervoer

❐ Hotelkosten

❐ Vergunningen en verzekeringen

❐ Eventuele schade of diefstal

❐ Elektriciteit, water ...

❐ Afvalverwerking

❐ Logistiek

 

Organisatiekosten (in- en extern)

 

BTW en belastingen

 

Onvoorziene kosten

(voorzie 10 procent)

 

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.

Bestel nu

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Rent-A-Willys
We did it again : Certificate for Excellence 2021
Rent-A-Willys|
06 December 2021

Ondanks het tweede snoeiharde Coronajaar zijn onze klanten blijven komen met deze award als gevolg. Onze foto maakten we dit jaar voor een grafitti wall van de Belgische artiest KIWI. Prettig gestoorde foto. Toch ?😆


Lees meer

Like Reageer
Kevin V.
Leader |eventplanner.net | 06 December 2021

Proficiat Philippe! Coole foto met een welverdiende award! 🏆

Lees ook

Meer dan 700 exposanten bevestigd voor ISE 2022

Meer dan 700 exposanten bevestigd voor ISE 2022

Nieuwjaarsreceptie in een box

Nieuwjaarsreceptie in een box

Beste eventbedrijven van 2021 - WINNAARS

Beste eventbedrijven van 2021 - WINNAARS

Advertenties