Gratis download: 'draaiboek template' voor evenementen

Gratis download: 'draaiboek template' voor evenementen

Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je evenement. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats.

 

Een draaiboek is onontbeerlijk voor een goede organisatie van je evenement en cruciaal bij het afbakenen van verantwoordelijkheden. Via het draaiboek komt snel aan het licht waar er iets kan mislopen en waar een specifieke aanpak of interventie is vereist.

 

Voor sommige evenementen is het noodzakelijk om alle acties vanaf zes weken voor het event in het draaiboek op te nemen. Bij andere events zijn de voorbereidingen minimaal en kun je je het beste alleen op het event zelf concentreren. Vaak wordt bij een draaiboek de nazorg uit het oog verloren (afbouwen, nabespreken ...).

 

Interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details. Leveranciers hebben daar geen behoefte aan. Maak voor hen een apart draaiboek met alleen de grote lijnen en de punten die hun acties rechtstreeks beïnvloeden. Zo kun je voor artiesten, hostesses, catering enzovoort een verkort draaiboek opstellen. Bij heel grote evenementen wordt er ook voor de op- en afbouw een afzonderlijk draaiboek uitgewerkt. Vindt een evenement plaats over verschillende zalen of locaties, dan is het handig om de zaalcoördinator een sheet te bezorgen met daarop alle aspecten die betrekking hebben op die zaal. Wanneer je met verkorte draaiboeken werkt, kun je het beste telkens ook een samenvatting van het globale evenement toevoegen, zodat iedereen goed geïnformeerd is over het geheel waaraan hij bijdraagt.

 

Plan je een uitgebreide show tijdens je evenement, dan moet je ook een technisch draaiboek maken. Daarin wordt tot op de seconde nauwkeurig vermeld wat er op, rond en achter het podium moet gebeuren. Het opstellen van zo een draaiboek is een complexe taak omdat het naast de evidente zaken ook alle cues (aanwijzingen) voor de regie moet bevatten en alle bewegingen van iedereen die met de productie te maken heeft (stagehands, technici ...). Het technisch draaiboek kun je dan ook het beste samen met ervaren technici en de regisseur van het spektakel opstellen.


 

Gratis draaiboek template in eventplanner.net eventsoftware

Werk je nog in Excel? Dan kun je deze draaiboek template in Excel-formaat downloaden die je voor je evenement kunt gebruiken als startpunt. Maar er is een veel betere manier dan Excel! Dankzij de gratis software van eventplanner.net om je evenement te organiseren hoef je niet langer in spreadsheets te werken. Dankzij onze slimme 'draaiboeken' beheer je je draaiboek of callsheet gewoon online of vanuit de eventplanner.net iOS app of Android app. Meer nog: je deelt je draaiboek eenvoudig met al je co-organisatoren én leveranciers zodat iedereen op elk moment de laatste versie van jouw draaiboek heeft!

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.

Bestel nu

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

  [Bevers & Bevers]
[Bevers & Bevers]
New|2019-02-07 - 15:29u

Ik zou graag een goede template vinden die zou passen met mijn personeelsplanning op grote evenementen

carine audenaert-attanasio
carine audenaert-attanasio
New|2020-01-07 - 20:36u

Ik kwam op jullie site terecht omdat ik momenteel draaiboek moet opmaken voor event

Amandine Mahieu
Amandine Mahieu
New|2020-01-10 - 10:37u

Nieuwjaarsreceptie

Annie Lernout
Annie Lernout
New|2020-01-11 - 21:27u

ben op zoek naar een draaiboek voor een event planning in 2021

Lees ook

Datalek Ticketmaster: wat het betekent voor organisatoren van evenementen

Datalek Ticketmaster: wat het betekent voor organisatoren van evenementen

Bezoekers Cirque@Taque betalen cashless via Event Reservation

Bezoekers Cirque@Taque betalen cashless via Event Reservation

Altijd als eerste op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen bij al je eventleveranciers en -locaties

Altijd als eerste op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen bij al je eventleveranciers en -locaties

Advertenties