Hoe een evenement organiseren?

Hoe organiseer je een evenement?

Iedereen organiseert wel eens een evenement, festival of bedrijfsevenement: een avontuurlijke teambuilding, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest, een spetterend trouwfeest of gewoon een verjaardagsfeestje. eventplanner.nl helpt je op weg om van jouw evenement, zakelijk of privé, een onvergetelijke gebeurtenis te maken.

Organiseer zelf je evenement

Heb je een beperkt budget of vind je het organiseren van evenementen leuk, dan is het zelf organiseren van je event zeker een optie. Ontdek de voor- en nadelen van het zelf organiseren van je bedrijfsevent versus het uitbesteden aan een evenementenbureau.

Met evenementenbureau

Kies je voor een evenementenbureau, dan houd je je best aan deze spelregels voor een pitch onder eventbureaus.

Vind de perfecte evenementenlocatie

De eventlocatie of feestzaal bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de evenementenlocatie een evenement kan maken of kraken. Maar ook een tent huren kan zeker een optie zijn. Vergeet vooral niet om rekening te houden met praktische aspecten. Gebruik deze handige checklists:

Catering

Een partycateraar kies je niet lukraak. Ook bij een evenement gaat de liefde van de deelnemers door de maag. Catering is dus erg belangrijk en moet aansluiten bij de doelstelling van je evenement en de doelgroep. Ook voor het selecteren van de juiste cateraar hebben we tips:

Muziek: diskjockey of band?

Heb je tijdens de pauzes van je congres graag wat muziek? Voorzie je een dansvloer op je personeelsevenement? Of zoek je stijlvolle achtergrondmuziek voor je receptie? Op eventplanner.nl vind je de beste muziekbands, orkesten en diskjockeys voor jouw bedrijfsevenement.

Er komt veel meer bij entertainment kijken dan het boeken van animatie, ... Je moet ook rekening houden met een aantal praktische aspecten. Welke vergunningen heb je nodig? Wat doe je als een artiest op het laatste nippertje afzegt?

Eventdecoratie

Decoratie voor evenementen bepaalt voor een groot deel de uitstraling van het evenement en de beleving van je gasten. Het gaat om de totale sfeerbeleving. Een aangename, mooie locatie zonder meer kan al voldoende zijn, maar je kunt ook kiezen voor een volledige aankleding in een eigen stijl, of je plaatst enkele bijzondere eyecatchers om de juiste sfeer te creëren.

Gastenlijst en uitnodigingen

Agenda's puilen uit. De uitnodiging voor je evenement of feest moet dus niet alleen tijdig aankomen, maar moet ook de ontvanger aansporen om een deel van zijn tijd vrij te maken voor jouw evenement. De eerste indruk, slechts een oogopslag, kan al het verschil maken tussen respons en prullenmand. Besteed dus veel aandacht aan het uitwerken van een prikkelende uitnodiging. Uitnodigen is immers de kunst van het verleiden. Stuur 10 weken voor je event al een vooraankondiging of save-the-date.

De gastenlijst opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk. Vraag hulp van anderen wanneer je de gastenlijst samenstelt.

Vergeet de dresscode niet te vermelden! In veel gevallen is de kledingkeuze van je gasten vrij. Draagt specifieke kledij bij tot de sfeer van het evenement of is die nodig gezien de (weers-) omstandigheden? Dan kun je een bepaald soort kledij (dresscode) op prijs stellen. Ontdek alle drescodes hier.

Andere

Draaiboek evenement

In het draaiboek werk je de taken en verantwoordelijkheden van je team uit. Gedurende het hele proces schaaf je het draaiboek bij. Een evenement organiseren is een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Je moet als organisator over de nodige projectmanagement-skills beschikken om alles in goede banen te leiden.

Budget

Een budget voor evenementen opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.

Eventtechniek

De rol van de techniek wordt steeds belangrijker, maar kan wel erg verschillen van event tot event. Soms stelen de technische hoogstandjes letterlijk de show. Op andere evenementen worden audiovisuele concepten ingezet om presentaties of optredens te ondersteunen. Kies in ieder geval een betrouwbare leverancier voor het huren van audiovisueel materiaal.

Foto en video

Vergeet niet om een fotograaf en/of cameraman in te huren. Die kun je op pad sturen om mooie beelden vast te leggen van belangrijke momenten, acts en publiek.

Vergunningen en verzekeringen

Vergunningen en evenementenverzekeringen zijn vooral belangrijk voor jou als organisator. Ben je met alles in orde, dan kan je dat heel wat kopzorgen en een financiële kater besparen.

Gratis eventplanningsoftware

Denk aan alle tools die je gebruikt bij het plannen van evenementen: moodboards, checklists, draaiboeken, ... Stel je nu voor dat je al die tools op één handige plek hebt!

Ontdek alle tools
laptop
Jaarbeurs Congressen

Vind snel eventleveranciers en eventlocaties

Waar moet je op letten als je een evenement organiseert?

Het is verleidelijk meteen te starten met de uitwerking van je bedrijfsevenement, maar het is wijzer om eerst grondig je huiswerk te maken. Als je event eenmaal gestart is, krijg je geen tweede kans. Het moet meteen een schot in de roos zijn. De wet van Murphy ligt voortdurend op de loer: als er iets fout kan gaan, zal het ook fout gaan. Dat kun je alleen voorkomen wanneer je je evenement tot in de puntjes voorbereidt. Als je dit niet doet, loop je bovendien het gevaar dat het evenement zijn doel voorbijschiet of dat het je meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. Je start met de analyse van de doelstelling(en) en je bepaalt de doelgroep die je wilt bereiken.

 

Voor de praktische organisatie van je bedrijfsevenementen helpen de checklists en handleiding bovenaan deze pagina je alvast op weg!

 

 

Meer tips?

Lees ons boek EVENTPLANNER met honderden tips, checklists, ... om jouw evenement vlekkeloos te laten verlopen. Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week de nieuwste trends, inspiratie, tips, ... rechtstreeks en helemaal gratis in je mailbox. Of bekijk onze eventplanner.tv video's om je kennis over eventmanagement bij te spijkeren!

 

 

Eventlocaties en eventleveranciers zoeken

Eventlocaties en eventleveranciers vind je snel via onze zoekmotor. Dankzij onze reviews weet je bovendien meteen welke eventlocatie of toeleverancier het best bij jouw event past. Is jouw evenement achter de rug? Vergeet dan niet om zelf ook een review te schrijven.

 

Succes met je evenement!

Start to event

Start to event

EVENTPLANNER is hét naslagwerk voor elke organisator van evenementen en feesten. Deze vernieuwde editie is dikker dan ooit, verdiept én bevat volledig nieuwe topics die je als organisator niet mag missen!

Meer info over het boek
pro

eventplanner.PRO

Ben jij echt begaan met je vak? Word dan nu eventplanner.PRO-member! Exclusief voor de echte eventprofessionals die het maximum willen halen uit hun job en de eventsector, is er de eventplanner pro-kaart.

Ontdek meer
EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten Bestel nu!