TIP! - Checklist budget evenementen



TIP! - Checklist budget evenementen

Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist, die zeker niet ambieert allesomvattend te zijn, helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.

 

Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken. 

 

Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.

 

 

Budget checklist evenementen

Communicatie

❐ Website

❐ Drukwerk

❐ Marketing

❐ Mobiele applicatie

❐ Social media

❐ Ticketing (vaste kosten of commissie?)

❐ …

 

Locatie/tent

❐ Zaalhuur

❐ Vestiaire

❐ Podium/dansvloer

❐ Meubilair, tribune ...

❐ Inrichting en decoratie

❐ Voorzieningen kleedruimte

❐ Bewegwijzering

❐ Parkeerkosten

❐ Toiletten (vergeet de toiletdames niet)

❐ Verwarming/airconditioning

❐ Schoonmaak

❐ ...

 

Catering

❐ Catering

❐ Drank

❐ Crewcatering

❐ Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen

❐ Bars, buffetten ...

❐ ...

 

Invulling

❐ Entertainment

❐ Dagvoorzitters en sprekers

❐ Activiteiten (workshops ...)

❐ Kinderanimatie

❐ Muziek

❐ Auteursrechten: Sabam (B) of Buma (NL)

❐ ...

 

Audiovisuele ondersteuning

❐ Projectie

❐ Plasma- en LCD-schermen

❐ Microfoons

❐ Geluidsinstallatie

❐ Lichtinstallatie

❐ Videocaptatie of fotoreportage

❐ Special effects (vuurwerk, sneeuw ...)

❐ Wifi-netwerk

❐ Hybride events (live streaming …)

❐ ...

 

Personeel

❐ Floor- en eventmanager(s)

❐ Veiligheidscoördinator

❐ Hostesses

❐ Parkeerwachters

❐ Beveiliging

❐ EHBO-team

❐ Stagehands/techniek

❐ Cateringpersoneel (obers ...)

❐ Vestiaire- en toiletdames

❐ Tolken/vertalers

❐ ...

 

Diversen

❐ Portokosten

❐ Giveaways

❐ (vip)vervoer

❐ Hotelkosten

❐ Vergunningen en verzekeringen

❐ Eventuele schade of diefstal

❐ Elektriciteit, water ...

❐ Afvalverwerking

❐ Logistiek

 

Organisatiekosten (in- en extern)

 

BTW en belastingen

 

Onvoorziene kosten

(voorzie 10 procent)

 

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren

 


EVENTS - Kevin Van der Straeten

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS 2.


Bestel EVENTS 2 nu via onze webshop!
 

 


08-01-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Zo verpesten planningsmisvattingen je evenementZo verpesten planningsmisvattingen je evenement
Met Vier in Bed als Teambuilding?!?Met Vier in Bed als Teambuilding?!?
Papendal, unieke combinatie topsport en businessPapendal, unieke combinatie topsport en business
Advertenties

In de kijker

Memory-Lane

Memory-Lane

Klaar voor een nostalgische duik in het collectieve geheugen? Memory-Lane pakt met uit met een vernieuwend event- en hospitalityconcept.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Sunday
Meer weer

Vacatures

  1. 27-04Gedreven Account Manager Mice
    @dmire
    Oost-Vlaanderen
  2. 18-04Sales/acount manager met ervaring
    Kortrijk XPO nv
    West-Vlaanderen
  3. 05-04Stagiaire event medewerker (m/v)
    Perfect+ Event Productions
    West-Vlaanderen