Hoe maak je een minuut-per-minuut draaiboek voor je online evenement?

Hoe maak je een minuut-per-minuut draaiboek voor je online evenement?

Het is geen geheim: op sommige vlakken zijn online events gemakkelijker te coördineren dan hun fysieke broers en zussen. Je moet niet op zoek naar een grote locatie en catering, er is geen bezoekersflow te managen en er zijn geen koffiepauzes te hosten.


Maar online evenementen hebben zo hun eigen uitdagingen!  


  • Hoe organiseer je je sprekers wanneer je simultane online sessies hebt?
  • Hoe manage je je backstage operaties?
  • Hoe verwelkom je je nieuwe sprekers die aan het wachten zijn totdat hun sessie begint?
  • En hoe pak je online entertainment en netwerken aan, als je dat voorziet naast je kennissessies?

 

Om deze details in te vullen, heb je een minuut-per-minuut draaiboek nodig. Basically is dit een lijst van de activiteiten die je voorziet tijdens je event, samen met de technische specs. Deze documentatie helpt jou en je team het overzicht te bewaren en te weten wat er minuut per minuut moet gebeuren.

 

Deze handleiding staat los van de eventformat. Als je verschillende simultane online sessies hebt of de ene na de andere individuele sessie, dan helpt een minuut-per-minuut draaiboek je je event voor te bereiden en vermindert het de onzekerheid. Je kunt deze gids creëren in enkele eenvoudige stappen: 

 


Stap 1: Maak een excel op voor alle sessies

Je minuut-per-minuut stappenplan hoeft niet beremoeilijk te zijn. Creëer een simpel excel document en deel het met de rest van je team. Voeg alle activiteiten toe, samen met het begin- en einduur. Voor een beter overzicht, kun je de verschillende activiteiten aanduiden in een verschillende kleur. De kennissessies in een kleur, de online netwerk momenten in een andere. Dit geeft je ook een duidelijk overzicht hoe je programma gestructureerd is. En dan voeg je de verschillende requirements en nota’s voor elke activiteit toe. 

 


Stap 2: Wijs sommige mensen toe aan backstage en onstage voor elke sessie

Je organiseert een online evenement. Je gaat dus werken met een streaming platform. Om dit platform te managen, heb je iemand nodig die de backstage in het oog houdt. Dit kan iemand van je team zijn die goed weet hoe de tool werkt. Deze persoon werkt achter de schermen en lanceert de video’s op de virtuele stage, wijzigt de achtergronden, deelt presentaties, enzovoort. 

 

Je hebt ook een onstage verantwoordelijke nodig. Die ‘draagt’ de sessie(s), interageert met de sprekers, stelt hen vragen en sorteert en leest de opmerkingen. Deze personen verwelkomen de sprekers ook voordat hun sessies starten. Als je sessie na sessie hebt zonder onderbrekingen, dan zijn er aparte backstage ruimtes nodig. 

 

Noteer dat je best twee personen per backstage inzet om je sprekers te ontvangen (de persoon verantwoordelijk voor de technische details en de moderator). Maak dat duidelijk in je minuut-per-minuut planning.

 


Stap 3: Lijst alle acties op die voor en na elke sessies moeten gebeuren

Laat je een video zien voor een sessie? Heb je een programma slide op het einde voorzien na elke sessie? Ga je een playlist lanceren tijdens de breaks? Identificeer al deze acties, en voeg ze toe aan je planning. Zo manage je succesvolle sessies. 

 


Stap 4: Noteer alle technische karakteristieken voor elke sessie

Online evenementen kunnen best wel complex zijn, vooral als je verschillende professionele elementen toevoegt. Bijvoorbeeld, soms heb je simultane vertaling nodig. Of wil je een live-poll organiseren tijdens een online ronde tafel. Misschien heb je sessies met verschillende sprekers en willen ze een voor een hun presentatie laten zien? Daarom heb je een lijst nodig van al deze technische elementen die bij de sessies horen. Voeg ze toe in je planning. Identificeer de noodzakelijke acties en zorg ervoor dat de technische requirements correct klaar staan tijdens het evenement. 

 


Stap 5: Verzamel alle telefoonnummers van de stakeholders van je evenement 

Online evenementen kunnen even onvoorspelbaar zijn dan hun fysieke broers en zussen. Misschien heeft een van je sprekers wel connectiviteitsproblemen. Of een moderator verschijnt niet. Misschien zijn er wel problemen in je backstage en moet je last-minute nog iemand vinden die toeziet op het verloop van deze technische details. Om deze stressvolle situaties te vermijden, voorzie je best alle telefoonnummers van wie betrokken is.  

 


In het kort

Een draaiboek opstellen is niet zo moeilijk. Hierdoor weet je exact hoe je event gaat verlopen, en dat vermindert de onzekerheid. Begin met een simpele excel die je kunt delen met je team. Voeg alle sessies toe, samen met het begin- en einduur. Vergeet niet iedereen op te lijsten die deelneemt aan de sessies (ook je teamleden), inclusief de telefoonnummers. 

 

Wijs mensen toe aan de backstage en aan de virtual stage, en verdeel de taken afhankelijk van de format. Zorg dat je zeker weet welke acties er moeten gebeuren bij de start en bij het einde van elke sessie. Ten slotte, maak een overzicht van alle technische noden die elke sessie heeft. Met al deze info opgelijst in dit document, zal je jouw evenement veel makkelijker kunnen coördineren. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

Wat kan de eventsector leren van Silicon Valley?

Wat kan de eventsector leren van Silicon Valley?

Hoe plaats je een post op eventplanner.be /.nl?

Hoe plaats je een post op eventplanner.be /.nl?

18 bloemdecoraties om je eventlocatie op te fleuren

18 bloemdecoraties om je eventlocatie op te fleuren

Advertenties