Het 90-minuten evenement

Ergens in de afgelopen jaren is een standaard evenement niet langer vanzelfsprekend een hele dag waard. Agenda's raakten overvol, reisbudgetten werden nauwkeuriger bekeken en de persoon die je het liefst in de zaal wilde hebben, bleek juist degene te zijn die het minst in staat was om acht uur vrij te maken.

Organisatoren zijn daarom begonnen met het ontwerpen van programma's die kleiner van opzet zijn: een halve dag, een briefing bij het ontbijt, een programma van 90 minuten dat om vier uur begint en voor de avond is afgelopen.

Goed uitgevoerd is dit een van de meest effectieve strategieën die een organisator kan toepassen. Slecht uitgevoerd is het een dagvullend programma waar de interessante onderdelen uit zijn geknipt. Een gecomprimeerde conferentie die niemand tevreden stelt, waar de keynote gehaast is, het panel zinloos is en er geen tijd is om met iemand te praten.

Het verschil zit hem in het besef dat een evenement van 90 minuten geen korte conferentie is. Het is iets heel anders, met een eigen berekening. Zo ziet die berekening eruit.

Ten eerste, het argument dat je niet moet gebruiken

De gebruikelijke rechtvaardiging voor korte formats is dat de aandachtsspanne steeds korter wordt. Je hebt vast wel eens gehoord dat mensen zich maar tien minuten kunnen concentreren, of dat TED voor 18 minuten heeft gekozen omdat de hersenen het dan opgeven, of dat we nu de aandachtsspanne van een goudvis hebben.

Niets daarvan houdt stand na een kritische blik op het onderzoek. Een review uit 2016 in Advances in Physiology Education traceerde de aandachtsspanne van tien minuten terug tot een enkel artikel uit 1978, een literatuurstudie over het maken van aantekeningen, niet over aandacht, en waarvan de auteurs zelf toegaven dat het maken van aantekeningen niet per se een indicator is van aandacht. Een eerdere review in Teaching of Psychology kwam tot dezelfde conclusie: het onderzoek biedt weinig steun voor de opvatting dat de aandacht na tien tot vijftien minuten afneemt. De goudvisfiguur kwam uit een marketingrapport en beschreef de tijd die op een webpagina werd doorgebracht. TED's eigen uitleg van de limiet van 18 minuten gaat over redactionele discipline, niet over neurowetenschap. Het is lang genoeg om iets zinnigs te zeggen en kort genoeg om een ​​publiek te boeien, en de oprichter die de limiet instelde, zei duidelijk dat het getal deels was gekozen omdat "15 minuten" werd geïnterpreteerd als 25 minuten.

Nog ongemakkelijker voor het argument van de kortere vergaderformaten is dat onderzoek op de werkvloer juist het tegenovergestelde aantoont. Een literatuuronderzoek uit 2023 van de CIPD vond slechts drie studies die de duur van vergaderingen onderzochten, en geen enkele vond een significant verband tussen vergaderduur en effectiviteit. Wat wél negatief correleerde met de resultaten, was de vergaderfrequentie. De lengte is dus niet de variabele.

Wat het bewijs wél ondersteunt, is nuttiger dan de mythe. De aandacht neemt geleidelijk en continu af vanaf de eerste minuut, in plaats van abrupt te verdwijnen. Aandachtsverlies is kort en cyclisch: een onderzoek met behulp van clickers tijdens scheikundecolleges toonde aan dat studenten binnen de eerste 30 seconden en vervolgens met tussenpozen van ongeveer vier en een halve minuut aandachtsverlies rapporteerden, waarbij korte momenten van aandachtsverlies veel vaker voorkwamen dan lange. En het allerbelangrijkste: interactie trekt de aandacht terug, en dit effect houdt aan. In hetzelfde onderzoek vertoonde het collegegedeelte direct na een interactieve vraag significant minder aandachtsverlies dan het gedeelte ervoor.

Het gevolg hiervan is relevant voor iedereen die een kort evenement ontwerpt. Een apart experiment met opgesplitste videolezingen wees uit dat het simpelweg opdelen van een sessie in stukken geen effect had; het voordeel kwam voort uit het toevoegen van een daadwerkelijke taak op de overgang. Een pauze is geen interventie. Een vraag wel.

Eerlijk gezegd is dit het geval: 90 minuten is niet beter omdat de menselijke aandachtsspanne is afgenomen. Negentig minuten luisteren naar één persoon is net zo erg als drie uur. De argumenten voor het kortere format zijn economisch en strategisch, niet neurologisch.

De kern van de zaak: anderen hun tijd

Dit cijfer zou doorslaggevend moeten zijn bij de beslissing. Eurostat schat de gemiddelde uurloonkosten in de EU op € 34,90 in 2025, en € 38,20 in de eurozone. Neem een bescheiden evenement van 90 minuten met 100 deelnemers. Dat zijn 150 manuren, ofwel ongeveer € 5.200 aan loon van de werkgevers van je publiek, nog voordat iemand ergens naartoe reist. Neem nu een tweedaagse conferentie met dezelfde honderd mensen en een zestienuursprogramma. Dat zijn 1.600 manuren, ongeveer € 55.800, en dan betaal je ook nog voor vliegtickets, een hotelovernachting en 2 dagen dat iemand niet aan het werk is. Stel je voor dat je een zaal vol C-level managers hebt met net iets hogere salarissen...

Je ziet die kosten niet. De financiële directeuren van je deelnemers wel. En de benchmark van de evenementenbranche zelf erkent dit stilzwijgend: de kosten per deelnemer worden doorgaans per dag berekend. In de Amex Global Business Travel-prognose van 2024 bedroegen de kosten voor een kleine of eenvoudige bijeenkomst in Europa ongeveer $ 514 per deelnemer per dag, exclusief vliegtickets. Trek een dag af en je trekt ruwweg de kosten per persoon voor die dag af aan beide kanten van de balans.

Daarom is het korte format zo succesvol. Niet omdat mensen zich niet kunnen concentreren, maar omdat je aanzienlijk minder vraagt en daardoor veel meer kunt bereiken. Het is dit format dat je de operationele directeur oplevert, die nooit twee dagen vrij zou maken, en het regionale publiek dat nooit zou vliegen.

De Amex-prognose voor 2026 wijst vanuit het perspectief van de deelnemers in dezelfde richting: 34% geeft aan evenementen dichter bij hun woonplaats te willen, en het rapport merkt op dat sessies korter worden om meer ruimte te maken voor langere netwerkpauzes. De duidelijke boodschap is zeker de moeite waard om boven een vergadering te hangen: een geweldig evenement hoeft niet per se een bomvol programma te hebben.

Die 90 minuten heb je eigenlijk niet

Nu komt het lastige gedeelte. Een evenement van 90 minuten bevat geen programma van 90 minuten, en dat is waar de meeste evenementen mislukken.

Registratie neemt veel tijd in beslag aan de voorkant. Een redelijke planning is ongeveer 30 seconden per check-in, dus ruwweg 120 mensen per bemande balie per uur. Tweehonderd deelnemers via twee balies betekenen vijftig minuten aan aankomsten. Bij een evenement van een hele dag is dat nauwelijks merkbaar, omdat je even rustig een kop koffie kunt doen en de boel rustig op gang komt. Bij een evenement van 90 minuten is het echter een derde van je totale programma. Geef de badges van tevoren uit, ga voor zelfscanners of accepteer dat je evenement begint met een wachtrij.

Een traditionele koffiepauze is funest. Deskundigen adviseren een nuttige netwerkpauze van 20 tot 30 minuten – korter dan twintig minuten, dan komen mensen niet verder dan de kennismaking – plus tien tot vijftien minuten voor en na de pauze om van zaal te wisselen. Dat is in totaal 30 tot 45 minuten, een derde tot de helft van je beschikbare tijd. Dit is de structurele reden waarom goede, korte formats ofwel helemaal geen pauze hebben, ofwel de pauze zelf tot het hoogtepunt maken.

Spreken gaat langzamer dan je denkt. Bij een normaal spreektempo van ongeveer 150 woorden per minuut spreek je in 90 minuten zo'n 13.500 woorden hardop, wat ongeveer gelijk is aan de lengte van een flink hoofdstuk in een boek. Dat klinkt als veel ruimte. Dat is het echter niet, want de beperking zit ’m niet in de voordracht, maar in het onthouden. Het werkgeheugen kan ongeveer vier informatieblokken bevatten, niet zeven, en niemand verlaat een sessie met acht ideeën. Plan er twee, of hooguit drie, en bouw de rest daar omheen.

Als je die drie dingen combineert, ziet het werkelijke budget voor een evenement van 90 minuten er als volgt uit: ongeveer 75 minuten bruikbare tijd, maximaal één overgang en 2 of 3 ideeën. Alles daarboven is decoratie.

Twee agenda's die werken

Een contentvorm waarbij het resultaat is dat mensen iets weten of kunnen doen:

Deuren openen en inchecken via de zelfscanner vanaf 15 minuten. Direct een inleidend praatje van 20 minuten zonder welkomstwoord. Een werkgedeelte van 25 minuten waarin het publiek in groepjes aan tafel iets doet – een gestructureerde oefening, een actueel probleem, een uitgewerkte casus. Tien minuten om de resultaten te bespreken, waarbij drie groepjes verslag uitbrengen en de spreker reageert op wat er daadwerkelijk naar voren is gekomen. Een afsluitend praatje van 15 minuten waarin de twee ideeën worden samengevat, geschreven om te reageren op de reacties van het publiek in plaats van een kant-en-klare presentatie. Daarna blijft de zaal open en worden er drankjes geserveerd, met de expliciete boodschap dat het programma voorbij is en niemand hoeft te blijven. Totaal programma: 70 minuten. Eén lange, doorlopende sessie, gevuld met een opdracht in plaats van een pauze.

Een netwerkvorm waarbij mensen de juiste personen ontmoeten:

Dezelfde aankomstprocedure. Een introductie van 10 minuten die de zaal een gemeenschappelijk kader en een echt goede vraag biedt. Vervolgens drie rondes van 20 minuten aan tafels van vier, volgens het World Café-model, waarbij één host blijft zitten en de rest van de tafel wisselt. Een afsluiting van 10 minuten waarin de conclusies van de zaal worden samengevat. Weer 70 minuten, en elke deelnemer heeft drie inhoudelijke gesprekken gevoerd in plaats van één toevallig gesprek. Merk op dat deze versie helemaal geen keynote speech bevat en meestal de waardevollere van de twee is.

Wat moet je als eerste snijden?

De volgorde is belangrijk, omdat organisatoren instinctief de verkeerde volgorde kiezen – waardoor de ceremonie beschermd wordt ten koste van de interactie.

Schrap de ceremonie. De welkomsttoespraak, de praktische zaken, het bedankje aan de sponsor en de introductie van de spreker. Niemand reist ooit de hele stad door om dat te doen. Verwerk de veiligheidsinformatie in een dia en maak van de sponsor iets wat ze echt waarderen, en je hebt tien minuten winst voordat je het programma hebt aangeraakt.

Schrap het panel. Vier mensen die zich niet samen hebben voorbereid, gemodereerd door iemand die beleefd probeert te zijn, leveren de laagste informatiedichtheid per minuut op van alle formats bij professionele evenementen. Bij een evenement van 90 minuten is dat onbetaalbaar. Als je meerdere perspectieven nodig hebt, interview dan twee mensen grondig, elk gedurende 15 minuten.

Schrap de tweede spreker. Eén goed voorbereide presentatie plus een interactieve activiteit voor het publiek presteren altijd beter dan twee presentaties. De tweede keynote dient meestal alleen om het bestaansrecht van het evenement te rechtvaardigen, wat een marketingprobleem is, geen programmaprobleem.

Schrap de losse koffiepauze en investeer die tijd in een gestructureerd gesprek. Zo profiteer je van de netwerkmogelijkheden waar mensen voor gekomen zijn, zonder de extra kosten of de ongemakkelijke situatie waarin je in een ruimte staat waar niemand elkaar kent.

Transformeer de open-mic-vraag- en antwoordsessie in iets gestructureerds. Een ongedifferentieerde vraag- en antwoordsessie is funest voor een kort evenement: twee lange vragen van dezelfde zelfverzekerde persoon en elf minuten voorbij. Vervang het door een taak die de kern raakt: een tafeldiscussie waarbij iedereen één vraag stelt, een poll en een schriftelijke opdracht. Dit is de bewezen aanpak en bovendien sneller.

Wat je niet moet schrappen, is de interactie. Dat is wat de aandacht terugwint en ervoor zorgt dat 90 minuten ruimschoots aanvoelen in plaats van karig.

Waar kort echt beter is dan een dag

Wanneer het resultaat een enkele beslissing, vaardigheid of introductie betreft. Als je de doelstelling in één zin kunt formuleren, beginnend met "daarna zullen ze...", dan is de korte vorm waarschijnlijk geschikt. Als het een alinea vereist, geef je een conferentie.

Wanneer anciënniteit de beperkende factor is. Het hele argument voor 90 minuten draait om toegang. Een format waarbij vijftien besluitnemers anderhalf uur in een ruimte verblijven, is waardevoller dan een format waarbij hun plaatsvervangers twee dagen lang aanwezig zijn.

Wanneer het publiek regionaal is. Dit is ook waar het argument voor duurzaamheid echt relevant is, en het is belangrijk om hier precies in te zijn, omdat de meeste artikelen het mis hebben. In een peer-reviewed onderzoek uit 2025 naar reizen voor wetenschappelijke congressen bleek dat de reiskosten per deelnemer meer dan één ton CO₂-equivalent per persoon bedroegen voor een Europees evenement, oplopend tot vier of vijf ton voor intercontinentale evenementen, terwijl de accommodatiekosten slechts 10 tot 20 kg per persoon per nacht bedroegen. Het schrappen van een hotelovernachting bespaart dus misschien 1 of 2 procent van de ecologische voetafdruk. De echte besparing komt voort uit het kortere format, waardoor het verzorgingsgebied verandert: mensen komen met de trein van twee uur afstand in plaats van te vliegen vanuit drie tijdzones, of reizen helemaal niet. Ontwerp voor de straal, niet voor de hotelrekening.

Als je wilt dat het terugkeert. Een kwartaalbijeenkomst van 90 minuten bouwt een gewoonte op op een manier die een jaarlijkse bijeenkomst niet kan. Maar houd de bevindingen van het CIPD in gedachten: frequentie, niet duur, zijn wat ervoor zorgt dat mensen afhaken. Vier keer per jaar is een ritme; maandelijks is een agenda-uitnodiging die mensen op den duur gaan negeren.

En ja, het kan gesponsord worden. Uit onderzoek van Freeman onder deelnemers in 2026 bleek dat 84% gesponsorde sessies neutraal of positief beoordeelt wanneer de sponsoring duidelijk wordt vermeld. De gepubliceerde reglementen van de korte formats die wereldwijd succesvol zijn gebleken laten zien hoe Ignite reclamespots van sponsors tot vijftien seconden beperkt, logo's op het podium verbiedt en sponsors verbiedt om de inhoud te controleren of tijdens presentaties te pitchen. Beperk de zendtijd van de sponsor en bescherm de inhoud, en je kunt een kort evenement verkopen zonder de inhoud uit te hollen.

Waar dat niet het geval is

Wees eerlijk over de beperkingen, want het overschatten van het format leidt tot diskreditering.

Korte sessies maken geen gemeenschap. Het onderzoek van Freeman bevestigt dit: deelnemers geven aan dat ze idealiter meer dan de helft van hun leertijd buiten de traditionele sessieruimtes zouden doorbrengen, en ongeveer de helft zegt dat succesvol netwerken op zich al een reden is om terug te komen. Vertrouwen, toevalligheden en moeilijke gesprekken hebben allemaal ontspanning nodig, en ontspanning is nu juist wat een evenement van 90 minuten niet biedt.

Het is ook niet geschikt voor echt open agendawerk. Open Space Technology, de meest gevestigde methode voor unconferences, stelt de minimale haalbare duur vast op vijf uur en beschrijft dit als krap. Als je wilt dat de ruimte de agenda bepaalt, heb je bijna een hele dag nodig.

En het is niet geschikt voor een breed programma. Meerdere programmaonderdelen, een tentoonstelling, prijsuitreikingen, een algemene vergadering: dat zijn dagvullende activiteiten. Door ze samen te persen, krijg je van elk onderdeel de slechtste versie.

Steel de regel, niet de opmaak.

In de wereld van korte video's is er één patroon dat bovenal de moeite waard is om te kopiëren. De formats die wereldwijd aanslaan, zijn de formats waarvan de timingregels niet onderhandelbaar zijn en idealiter door een machine in plaats van een mens worden afgedwongen.

PechaKucha, uitgevonden in Tokio in 2003, bestaat uit 20 afbeeldingen van elk 20 seconden: zes minuten en veertig seconden, automatisch doorlopend, met acht tot veertien presentaties op een avond. Ignite bestaat uit 20 dia's van 15 seconden: precies vijf minuten, en de gepubliceerde regels stellen dat dit geen aanpasbaar kader is. World Café schrijft rondes van 20 minuten voor met vier stoelen per tafel. Lean Coffee geeft elk onderwerp een tijdslimiet van vijf minuten en houdt vervolgens een stemming over de vraag of er verder wordt gegaan.

Geen van deze methoden is afhankelijk van een voorzitter die op zijn horloge tikt, want dat werkt nooit. De slides gaan gewoon verder. Als je een evenement van 90 minuten organiseert, bepaal dan eerst de tijdslimiet, maak deze automatisch en vertel het je sprekers voordat ze iets schrijven. Een spreker die twintig minuten krijgt, schrijft een presentatie van twintig minuten; een spreker die drie dagen van tevoren twintig minuten krijgt, schrijft een presentatie van veertig minuten en geeft de helft daarvan.

Nog een laatste opmerking, in het belang van de eerlijkheid. Ondanks alle publicaties over kortere evenementen, lijkt geen enkele organisator een degelijke voor-en-na-vergelijking te hebben gepubliceerd – met betrekking tot bezoekersaantallen, tevredenheid, inkomsten en reacties van sponsors – na het inkorten van de evenementduur. De branche heeft hierover veel meningen, maar weinig concrete gegevens. Als je het experiment uitvoert, publiceer dan de cijfers. Iedereen die evenementen inkort, doet dat momenteel puur op basis van inschattingen.