Scan tickets en check gasten in met elke telefoon
Maak van elke iPhone of Android-telefoon een ticketscanner met de gratis app van eventplanner.net. Scan QR-codes direct, zie duidelijke kleuren bij de ingang en blijf scannen als de verbinding wegvalt.
Vertrouwd door 179.000+ eventorganisatoren
Snel en betrouwbaar inchecken bij elke ingang
Geen barcodescanners en geen papieren lijsten. Je team scant tickets met de eigen telefoons, en elke scan wordt gecontroleerd aan de hand van dezelfde gastenlijst.
Elke telefoon is een scanner
- Gratis app voor iOS en Android.
- Geen barcodescanners of hardware nodig.
- Gebruik zo veel telefoons naast elkaar als je nodig hebt.
Groen, geel of rood
- Groen: een geldig ticket, de gast mag naar binnen.
- Geel: dit ticket is al gescand.
- Rood: ongeldig, terugbetaald of voor de verkeerde zone.
Blijft offline werken
- Je kunt blijven scannen als de verbinding wegvalt.
- Werkt met de gastenlijst die het laatst is gedownload.
- Alles wordt gesynchroniseerd zodra je weer online bent.
Vind gasten op naam
- Check gasten in die hun ticket zijn vergeten.
- Namen zijn standaard geanonimiseerd op telefoons.
- Schakel per evenement volledige namen in.
Ontdek jouw event planning toolkit
Inchecken is een onderdeel van onze event software. Verkoop je tickets, plan je evenement en organiseer de dag met hetzelfde team.
Moodboards
Leg ideeën vast, verzamel inspiratie en ontdek leveranciers om de visie, het thema en de uitstraling van je evenement vorm te geven.
Checklists
Houd elk planningsdetail in het oog. Maak taken aan, wijs ze toe aan je teamleden en mis nooit een deadline.
Budgets
Beheer je eventbudget en uitgaven. Krijg een volledig overzicht van de fondsverdeling en volg je uitgaven nauwkeurig op.
Draaiboeken
Stel een takenlijst op voor pre-event en eventdagen. Organiseer je team zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.
Leveranciers
Beheer al je eventpartners vanuit één werkruimte. Koppel ze aan budgetten, draaiboeken en de briefings die ze nodig hebben.
Briefings
Stel gestructureerde briefings op die generieke en leverancierspecifieke instructies combineren, allemaal gekoppeld aan de juiste partner.
Eventdiagrammen
Teken je eventplattegrond op schaal, plaats tafels, podia, bars en muren, en stuur de layout naar je locatie.
3D-evenementontwerp
Zet je plattegrond om in een 3D-model, loop erdoorheen en bekijk de locatie vóór het evenement.
Plan / Seating
Ontwerp een plattegrond, wijs gasten zitplaatsen toe of laat ticketkopers zelf hun stoel kiezen tijdens het bestellen.
Zorg voor een vlotte entree
Stel je ingangen één keer in en laat je team scannen. Elke telefoon weet welke tickets er toegang mee mag verlenen.
Stel je ingangen in
Bepaal waar elke telefoon scant: bij de hoofdingang of in een specifieke zone.
-
Kies de ingang één keer per telefoon.
-
Tickets zonder toegang tot een zone worden rood.
-
Zie welke gasten de hoofdingang hebben overgeslagen.
-
Handhaaf tijdsloten of toon ze alleen.
Laat de wachtrij sneller doorlopen
Laat gasten binnen enkele seconden naar binnen, zelfs bij een drukke ingang.
-
Scan QR-codes direct met de camera van de telefoon.
-
Wallet-tickets worden rechtstreeks vanaf de telefoon van de gast gescand.
-
Elke telefoon controleert tickets aan de hand van dezelfde gastenlijst.
-
Live aantal ingecheckte gasten, van het totaal.
Regel de uitzonderingen
Help gasten die hun ticket zijn vergeten of in plaats van iemand anders komen.
-
Zoek op naam en check gasten handmatig in.
-
Verstuur een verloren ticket opnieuw vanuit je gastenlijst.
-
Wijzig de naam op een ticket vóór het evenement.
-
Terugbetaalde en geannuleerde tickets worden rood.
Bepaal wie scant en wat diegene ziet
Geef je deurteam precies de toegang die het nodig heeft en houd persoonsgegevens van telefoons die je niet beheert.
Toegang voor je team
Nodig je deurteam als contactpersonen uit voor je evenement.
-
Voor scannen is alleen leesrecht nodig.
-
Niet elke telefoon heeft een .PRO-licentie nodig.
-
Twee-factor-authenticatie op elk account.
-
Evenementen blijven in de app tot 7 dagen nadat ze zijn afgelopen.
Privacy als standaard
Namen blijven verborgen op scantelefoons, tenzij je ze zichtbaar maakt.
-
Namen worden weergegeven met een beginletter en sterretjes.
-
Volledige namen zijn een bewuste keuze per evenement.
-
Als je online bent, kun je met Zoeken gasten op hun volledige naam vinden.
-
Gastgegevens worden 13 maanden na het evenement geanonimiseerd.
Inzichten in check-ins
Weet wie er aanwezig is terwijl je evenement bezig is.
-
Check-ins geteld per ingang of zone.
-
Tickets met een toegewezen zitplaats tonen die zitplaats in het scanresultaat.
-
Download na het evenement je definitieve gastenlijst.
Print een naamkaartje bij het inchecken
Scannen geeft je gasten toegang. Een badge zorgt ervoor dat het evenement daarna soepel verloopt. Verbind een Zebra-labelprinter via Bluetooth met de telefoon of tablet waarmee je scant, en de eventplanner.net-app print een naambadge zodra een ticket voor de eerste keer wordt gescand: de naam van de gast, zijn stoelnummer (als het ticket er een heeft) en de QR-code van het ticket zelf. Zo scan je de badge precies zoals het ticket waar hij vandaan komt. Geen aparte badgebalie, geen vooraf geprinte vellen op alfabet, geen stapel overgebleven badges voor mensen die niet zijn komen opdagen.
Badges printen zichzelf
- Eén geldige scan print automatisch één badge.
- Naam, stoelnummer en de QR-code van het ticket op elke badge.
- Geen tweede wachtrij bij een aparte balie voor badges.
Installatie in enkele minuten
- Koppel een Zebra-labelprinter via Bluetooth één keer per apparaat.
- Print een testlabel voordat de deuren opengaan.
- Niets te installeren op je telefoon, geen drivers.
Herprinten zonder gedoe
- Herprint rechtstreeks vanuit het scanresultaat.
- Zoek een gast op naam en print opnieuw.
- Een verloren badge is geen probleem meer.
Namen blijven beschermd
- De namen van de deelnemers worden standaard geanonimiseerd op de telefoons waarmee je scant.
- Schakel per evenement de volledige namen in, met een privacybevestiging.
- Badges afdrukken is inbegrepen bij .PRO.
Badges worden alleen afgedrukt voor evenementen waar je bewust de volledige namen hebt ingeschakeld voor de scanner-app. Standaard worden de namen van deelnemers geanonimiseerd op elke telefoon die je evenement opent, waardoor persoonlijke gegevens niet op apparaten terechtkomen waar je geen controle over hebt. Badges afdrukken is onderdeel van .PRO en werkt met dezelfde telefoons en tablets waarmee je al scant. De enige extra hardware is de labelprinter.
* Voor het afdrukken van badges is een compatibele Bluetooth-labelprinter nodig. Chat met ons en we vertellen je welke modellen werken en helpen je bij het kiezen.
Van ticketverkoop tot ingang
De scanner is onderdeel van Tickets, dus elk ticket dat je verkoopt of uitgeeft, is klaar om te scannen. Elke wijziging in je gastenlijst is meteen zichtbaar bij de ingang.
Online verkocht, hier gescand
Elk ticket dat je online verkoopt of registreert, heeft een unieke QR-code die klaar is om in de app te scannen.
Terugbetalingen worden geweigerd bij de ingang
Annuleer een ticket en betaal het terug in je gastenlijst. Het wordt rood wanneer iemand het probeert te gebruiken.
Stoelen op het scanresultaat
Bij tickets met een zitplaats wordt de stoel van de gast getoond in het scanresultaat, zodat je hosts de weg kunnen wijzen.
Tickets in de wallet
Met .PRO bewaren gasten hun ticket in Apple Wallet of Google Wallet en tonen ze het rechtstreeks vanaf hun telefoon.
Veelgestelde vragen
-
Welke apparaten zijn compatibel met de scan-app?
De app werkt op zowel iOS- als Android-apparaten, met ondersteuning voor smartphones en tablets. Je kunt onze app downloaden in de Apple App Store of Google Play Store.
-
Hoeveel telefoons kunnen tegelijk scannen?
Zoveel als je nodig hebt. Elke telefoon controleert tickets aan de hand van dezelfde gastenlijst, dus een ticket dat bij de ene ingang is gescand, wordt geel bij de volgende. Iedereen die scant, logt in met een eigen account en heeft minstens leesrechten voor je tickets nodig.
-
Wat betekenen de kleuren op de scanner?
Groen betekent dat het ticket geldig is en dat de gast is ingecheckt. Geel betekent dat het ticket al eerder is ingecheckt. Rood betekent dat het ticket ongeldig is: het hoort bij een ander evenement, is geannuleerd of terugbetaald, geeft geen toegang tot deze zone of valt buiten het tijdslot, wanneer je tijdsloten afdwingt.
-
Kan ik tickets scannen zonder internetverbinding?
Ja. Hoewel het beter is om een internetverbinding beschikbaar te hebben op alle smartphones die worden gebruikt om tickets te scannen, bieden we een innovatieve offline modus voor het geval de verbinding wegvalt. Je kunt de gastenlijst downloaden vóór het evenement en de app offline gebruiken om in te checken. Het systeem synchroniseert automatisch alle incheckgegevens zodra je weer online bent. Houd er rekening mee dat apparaten in de offline modus niet met elkaar kunnen synchroniseren, wat betekent dat hetzelfde ticket kan worden gescand en worden toegelaten bij meerdere toegangspunten. Dit wordt voorkomen wanneer je wel online werkt.
-
Kan ik bepalen wie welke zone binnenkomt?
Ja. Met zones kiest elke telefoon de ingang waar wordt gescand: de hoofdingang of een specifieke zone, zoals een vipgedeelte. Een ticket zonder toegang tot die zone wordt rood. Een gast die een zone binnenkomt zonder langs de hoofdingang te gaan, krijgt een notitie ter informatie.
-
Wat als een gast zijn ticket is vergeten?
Zoek de gast op naam in de scanner en check die handmatig in. Hiervoor is een internetverbinding nodig. Je kunt ook de bevestiging opnieuw versturen vanuit je gastenlijst, of het ticket downloaden en zelf versturen.
-
Weigert de scanner terugbetaalde tickets?
Ja. Een ticket dat je hebt geannuleerd of terugbetaald, wordt rood bij de ingang. Houd je scanners waar mogelijk online: een telefoon zonder verbinding gebruikt de gastenlijst die het laatst heeft gedownload en ziet een terugbetaling dus pas zodra hij weer online is.
-
Heb ik .PRO nodig om tickets te scannen?
Nee. Scannen is inbegrepen bij elk evenement en je deurteam heeft alleen leesrechten voor je tickets nodig, geen eigen .PRO-licentie. .PRO biedt extra's zoals badges printen en walletpassen.
-
Kan ik naambadges printen wanneer gasten inchecken?
Ja. Met een .PRO-lidmaatschap kun je het printen van badges per evenement inschakelen. Verbind een Zebra-labelprinter via Bluetooth met de telefoon of tablet waarop de scanner-app draait. De eerste geldige scan van elk ticket print een badge van 100 x 50 mm met de naam van de gast, de stoel (indien aanwezig) en de QR-code van het ticket. De badge scant dus net als het ticket. Je kunt de badge opnieuw afdrukken vanuit het scanresultaat of door de gast op naam te zoeken. Omdat badges echte namen bevatten, moet de optie voor volledige namen zijn ingeschakeld voor de scanner-app. Dat is een bewuste privacykeuze: standaard worden de namen van deelnemers geanonimiseerd op elke telefoon waarmee je scant.
-
Welke printer heb ik nodig om badges te printen?
Een Zebra ZD421D Link-OS labelprinter met Bluetooth. Zebra-printers herkennen de printopdracht direct, dus er hoeft niets op de telefoon geïnstalleerd te worden. Koppel de printer eenmalig via de Bluetooth-instellingen van je telefoon, configureer hem in de app en print een testlabel. Scannen zelf vereist geen printer en als de printer buiten bereik is, wordt de check-in alsnog uitgevoerd, met een melding dat het label niet is afgedrukt.
voor altijd gratis
Prima voor professionals en kleinere eventteams die één event tegelijk organiseren.
vanaf per gebruiker/maand
Ideaal voor professionals en grotere teams die meerdere events tegelijk beheren.
vanaf per maand
Perfect voor organisaties die maatwerk, geavanceerde beveiliging en ondersteuning nodig hebben
Eventsoftware die met je meegroeit
Kies een plan dat past bij jouw ambities, of je nu één event organiseert of meerdere projecten tegelijk beheert.
