Door de drukte vergeten we als eventprofessionals soms wel een van de meest interessante meeting designs. We beperken ons vaak tot de gekende formats (zoals rondetafels of keynote sprekers) zodat we ons niet moeten inlaten met de complexiteit van ongekende, nieuwe eventdynamieken. Maar door het veilig te spelen, ontgrieven we onze bezoekers wel eens van verfrissende nieuwe ervaringen die veel meer waarde toevoegen dan de gekende, oude recepten.
Een expert sessie is een van de technieken die wat meer aandacht vragen tijdens de voorbereidingen van een event. Maar het is een format die puike resultaten garandeert voor jou als eventorganisator én voor je bezoekers!
Laten we beginnen met een duidelijke definitie van wat een expert sessie is. Dit is een sessie die ongeveer 60 minuten duurt en één bepaald topic behandelt dat wordt uitgelegd door een expert. De bezoekers/gasten (meestal gaat het om kleinere aantallen) worden betrokken bij de probleemstelling en gaan samen op zoek naar een oplossing.
Bijzonder aan deze eventformat is de dynamiek, het engagement en de energie die het creëert. De deelnemers zijn actieve co-creatoren van het verhaal, ze worden uitgenodigd om vrijwillig hun expertise te delen. Los van dit, deze techniek is ook bijzonder waardevol omdat het de deelnemers praktische oplossingen biedt die ze daarna zelf ook kunnen toepassen.
Een expert sessie vormt een perfecte mix tussen theorie en praktijk, waardoor de hele dynamiek erg betekenisvol wordt. Je kan een expert sessie bijvoorbeeld plannen tussen of samen met de keynote sprekers.
Hier zijn enkele stappen die je moet zetten wanneer je een expert sessie gaat organiseren op jouw event:
Stap 1: creëer een aparte ruimte in de ruimte
Het is altijd interessant om een beetje te experimenteren met de ruimtelijke indeling op een event. Een leuke insteek bij expert sessies zijn opblaasbare venues. Je kan een aparte ruimte creëren door die kleinere ruimte op te blazen. Zo kunnen je bezoekers zich comfortabel isoleren van de rest van de omgeving en zich focussen op de dynamiek aldaar.
Deze break-out rooms zijn perfect om een aparte omgeving te creëren. Ze kunnen geïnstalleerd worden in enkele minuten en de verlichting kan ander zijn dan in de andere ruimtes van het event. Deze aparte ruimte-in-ruimte zal je bezoekers helpen om hun mindset aan te passen omdat ze in een compleet andere omgeving, dynamiek en atmosfeer terechtkomen.
Stap 2: zet verschillende interactietechnieken op
Een belangrijk aspect tijdens een expert sessie is dat mensen zich engageren met de content en met elkaar. Er bestaan verschillende trucjes die je kan gebruiken. Het is bijvoorbeeld belangrijk om het publiek op te delen bij het binnenkomen. Zet reeds bestaande groepjes aan aparte tafels. Dit zal hen motiveren om nieuwe contacten te leggen en te interageren met mensen die ze niet kennen.
Een andere strategie die je kan inzetten is de zogenaamde ‘pair sharing’. Tijdens de sessie ga jij (of de moderator) vragen lanceren waarrond gedebatteerd kan worden. Om het geheel op gang te trekken, vorm je koppels die al kunnen beginnen te discussiëren.
Stap 3: zorg voor een dynamisch script
Het fantastische van expert sessies is de levendige atmosfeer. Om de activiteit te transformeren naar een dynamische ervaring, moet je een speciaal script ontwikkelen met een gesegmenteerde aanpak. Je kan bijvoorbeeld vijf minuten voorzien voor interactie, dan tien minuten voor de moderator en dan weer vijf minuten voor het eerste deel van het verhaal van de expert. Daarna kan je de volgende tien minuten reserveren om te debatteren en de inzichten met de groep te delen. Dan kan er weer tijd zijn voor de expert, en daarna een tijdsblok voor de moderator, enz. Je vermijdt hierdoor een saai, ex-cathedra verhaal van de expert. Iedereen moet deelnemen en de sfeer moet zo dynamisch mogelijk zijn.
Stap 4: laat mensen samenwerken
Wanneer je je script schrijft, zorg zeker voor vijftien à twintig minuten bezoekersinteractie. Deze tijd kan eventueel de tijd van de moderator bevatten, de vragen die de spreker wil stellen aan het publiek en de brainstorm van de deelnemers. Het ideale aantal vragen is trouwens drie. Je moet inschatten hoeveel tijd je deelnemers nodig hebben om met elkaar te praten en naar oplossingen op zoek te gaan. Ten slotte moeten zij tijd hebben om hun ideeën en oplossingen te delen met de groep.
Stap 5: mix theorie en praktijk
Het is wel een expert sessie, maar het hoeft niet alleen theoretisch te blijven. Het interessante aan deze activiteit is dat de bezoekers ook praktische aanbevelingen en advies meekrijgen die ze onmiddellijk kunnen toepassen.
Zorg er bij het ontwerpen van het script voor, en brief de moderator en expert, dat je een evenwicht bereikt tussen theorie en de praktische oplossingen die je gasten mee naar huis kunnen nemen.
In het kort
Het is niet altijd gemakkelijk om nieuwe dynamieken te introduceren wanneer je een event plant. Maar door nieuwe formats te introduceren, bezorg je je bezoekers een unieke beleving. Ze verlaten je event dan met een breder inzicht in de besproken topics.
Nu je al deze stappen op een rijtje hebt, daag jezelf uit en plan een expert sessie op je volgende event. Veel succes!
Engels
When we, as event professionals, are rushed by the planning urgency and pressured by the never-ending list of logistic tasks, we may overlook some of the most interesting meeting design techniques.
We tend to limit ourselves to the already-known formats (such as round-tables or keynote speeches) so that we can avoid the overall complexity of trying to manage new and unfamiliar dynamics. But by playing it safe, we often deprive our attendees from refreshing experiences that may add much more value than the usual same old, same old.
An expert session is one of these meeting design formats that require a bit more attention when planning. However, it can deliver outstanding results for both you and your guests.
But first things first: What is an expert session? As an event practice, expert sessions refer to a 60-minute dynamic that presents a topic (explained by an expert) and engages the entire (usually small) audience in the process of identifying the problem and then finding a solution.
The amazing thing about these expert sessions is the energy and engagement involved. The participants are active co-creators of the narrative and are free to deliver their own expertise. Apart from that, this technique provides massive value in the sense that attendees can learn practical solutions and actually be able to apply them.
These expert sessions are a perfect mix between theory and real practice, making the entire experience extremely meaningful. You could easily plan the dynamics in between or simultaneously with the keynote speeches. Here are some other steps to consider when introducing expert sessions in the event program:
Step 1. Create a space inside the space
To shake up the typical knowledge transfer format a bit, it’s always interesting to experiment with the space itself. A good option for expert sessions is inflatable venues. You can create a special space inside the general space, by inflating, for example, a small (or bigger) room, where your attendees could comfortably isolate themselves from the rest of the environment and focus exclusively on the dynamic.
These break-out rooms are perfect for building a more intimate habitat because they can be installed in minutes and even be illuminated differently from the other rooms in the venue. This “space within a space” will help the attendees change their mindset as they enter a different dynamic and experience an entirely atypical atmosphere than the rest of the event.
Step 2. Set up different interaction techniques
An important prerequisite for expert sessions is to make people engage with the content and each other. There are different interaction tricks you can use. For example, it’s crucial to break up groups at the entrance. When the attendees start entering the room, make sure to split up friends and have them sit at separate tables. This will encourage them to make new acquaintances and interact with people they don’t know.
Another strategy you can use is the so-called pair sharing. During the expert session, you (or the moderator or speaker) will launch a few questions for debating. To get people interacting, have the group break off into pairs and share their opinions with each other.
Step 3. Establish a dynamic script
The great thing about expert sessions is their lively spirit. To transform the activity into a dynamic experience, you’ll have to design a special script that will involve a segmented approach. For example, you could put aside 5 minutes for interacting, then 10 minutes for the moderator, then another 5 minutes for the first block of expert’s talk.
Subsequently, you should dedicate the next 10 minutes to debates and group sharing. Then you can introduce another block for the speaker and another time frame for the moderation, and so on. The idea here is to avoid a boring, monotonous lecture from the speaker. Everyone must participate, and the vibe must be as dynamic as possible.
Step 4. Get people to work with each other
When designing the script, reserve 15 to 20 minutes for the attendees’ participation. This time should include the moderator or speaker posing questions for attendees to brainstorm (the optimal number of questions is three). Then, you must foresee how much time your guests will need to talk to each other and search for solutions or answers to the question. Finally, they must have the possibility to share their solutions or ideas with the group.
Step 5. Mix the theory with practical advice
Although it’s called the expert session, this dynamic shouldn’t be exclusively theory-based. The good thing about this incredible activity is that attendees learn practical recommendations and advice that they can apply immediately.
So make sure, when designing the script, and briefing both the expert and moderator, to reach a balance between the theory and the practical solutions your guests will receive.
Final thoughts
It’s not always easy to introduce new dynamics when planning an event. However, by offering your attendees new types of sessions and interaction opportunities, you’re giving them a completely different experience with the content, and they might actually leave the event with a greater understanding about the discussed topics.
Having all these steps in mind, challenge yourself to set up an expert session for your next event. Good luck!
