Hoe garandeer je een vlekkeloos registratieproces?

15-03-2026|Opslaan

Hoeveel tijd spendeer jij op websites met een slechte navigatie, of het nu over online shoppen of registreren voor een webinar gaat? Zo weinig mogelijk waarschijnlijk. Je zal het even proberen, maar als het te ingewikkeld is, sluit je de boel snel af en ze zien je daar nooit meer terug.

We verwachten snel resultaat en hebben (bijna) geen geduld met lastige websites. Hetzelfde geldt voor jouw eventwebsite. Als je minder bezoekers wilt op je evenement, maak je site dan zo moeilijk mogelijk.

Dus ook, hoe lastiger het online registratieformulier is, hoe groter de kans dat er deelnemers afhaken. Als professionele eventorganisator weet je dus wat te doen: een vlot registratieproces opzetten. Wij hebben 5 tips voor je op een rij gezet.

Tip 1: ontwerp een aangename registratie-ervaring voor al je deelnemers

Weet je exact welke stappen je potentiële gasten moeten zetten om zich in te schrijven? Ben je er zeker van dat er geen onduidelijkheden of technische problemen zitten in het proces?

Stel, je potentiële bezoekers ontvangen een e-mail die een link bevat naar je eventwebsite. Kunnen de bezoekers het registratieformulier gemakkelijk vinden? Voorzie je heldere prijslijsten, eventuele kortingen en alle andere informatie op een begrijpelijke manier? Zijn vragen gemakkelijk te beantwoorden en duurt het hele proces zo kort mogelijk?

Al deze vragen zijn belangrijk wanneer je de gebruiksvriendelijkheid van je registratieproces evalueert. Het is jouw job om dat proces zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk te maken.

Tip 2: deel het registratieproces op in verschillende fases

Registreren kan opgedeeld worden in logische fases. De eerste fase is het identificeren van het registratieformulier op de website. De tweede fase is de structuur van het formulier. Dit houdt in de algemene informatie, professionele interesses of verwezenlijkingen van de aanwezigen en netwerkvoorkeuren (indien van toepassing). De derde fase is de betaalprocedure.

Rekening houdend met deze verschillende stappen, maak je best duidelijk aan de inschrijver in welke fase hij zit. Je kan bijvoorbeeld aangeven hoeveel procent van het formulier is ingevuld, of aangeven in welke stap hij zich bevindt. Dit zal helpen om beter te navigeren doorheen de procedure.

Tip 3: leg duidelijk uit wat een error betekent

Vervelend! Je probeert een formulier in te dienen en het lukt niet. Error! Een pop-up kan zorgen voor verduidelijking. Je kan ook het veld dat niet correct is ingevuld, aanduiden met een kleur en een duidelijke vermelding van waarom.

Probeer te voorzien in welke potentiële problemen zouden kunnen ontstaan. En voorzie een gedetailleerde uitleg of algemene voorbeelden van wat er in de velden juist moet worden ingevuld.

Tip 4: volg op wie zijn registratie niet heeft afgewerkt

Als je de naam en het e-mailadres kent van diegenen die het formulier maar half hebben ingevuld, twijfel dan niet en stuur een reminder. Je kan daarbij de vraag stellen of er hulp nodig is.

Je hebt dan de naam en het e-mailadres nodig. Om dit mogelijk te maken, vraag je als eerste stap, dus voor het invullen van het registratieformulier, om de naam en het e-mailadres te bevestigen. Hierdoor heb je de noodzakelijke info om een reminder te sturen.

Tip 5: faciliteer de registraties die werden onderbroken

Als mensen beslissen om het registratieformulier gedeeltelijk in te vullen en later af te werken, kunnen ze dan terugvinden wat ze al eerder hadden ingevuld? Stel je voor: je begint een lang, ingewikkeld document in te vullen (BTW, lange complexe formulieren worden best vermeden), maar er komt iets tussen en je kan het niet afwerken. Wanneer je verder gaat, zijn al de reeds ingegeven gegevens verdwenen en je moet helemaal opnieuw beginnen. Wat een tijdverlies! Alleen mensen die heel erg graag naar je event willen komen, zetten zich over hun frustratie heen en beginnen opnieuw.

Tip 6: voeg een prefill optie toe

Zorg ervoor dat het registratieformulier de gebruiker herkent wanneer die zich wil registreren. Ook dit detail kan de aanwezigheidsgraad op je event sterk beïnvloeden. Als je een uitnodigingsmail stuurt naar iemand die al eerder heeft deelgenomen, zorg er dan voor dat het systeem de gebruiker herkent (eens hij geklikt heeft op de registratie) en biedt enkele reeds vooringevulde velden aan (zoals naam, e-mailadres, enz.).

In het kort

Het belang van het online registratieproces is groter dan je op het eerste zicht denkt. Als mensen het verwarrend of moeilijk vinden, zullen er kwalitatieve deelnemers zijn die niet naar je evenement komen.

Vermijd daarom alle moeilijkheden die deelnemers kunnen tegenkomen in het registratieproces. Zo minimaliseer je het frustratieniveau en help je de persoon het proces succesvol te voltooien. Met een vlot registratieproces toon je bovendien je professionele aanpak en zorg je voor een hoge aanwezigheidsgraad. Kies dus bewust je event software. Succes ermee!

bekijk origineel

Engels

Let me ask you a quick question: How much time do you spend on confusing or hard-to-navigate websites?

Whether it's online shopping or registering for a webinar, my guess is not much. You might give it a try, and if the website is too complex, you'll probably close it out and never use it again.

When information and logistics are right at our fingertips, we expect quick results and have almost no patience with complicated websites. The same thing is true for event websites. If you want to reduce your event head count, make the registration experience as annoying as possible.

The more difficulty your attendees have with the online registration platform, the greater your chances of a poorly attended event. As an event professional, it's your duty to make the registration threshold as low as possible.

A stressful experience will usually deter potential attendees and lead them to decide not to bother completing the form. To keep this from happening, take these things into consideration:

Tip 1. Design a friendly registration journey for your attendees

Do you know the exact steps your potential guests must take to register for the event? Are you sure there’s no uncertainty or technical issues during the process? Let’s say your potential attendees will receive an email invitation with a link to the event's website.

Can they find the registration form easily on your website? Do you provide pricing plans, any applicable discounts, and all other information in a comprehensive, easy-to-assimilate format? Are the questions easy to answer, and is the entire process not overly time-consuming?

All of these questions are important for evaluating whether the registration journey is user-friendly. It's your job to make each step as simple and pain-free as possible.

Tip 2. Break the registration processes up into phases

There are specific 'phases' involved in registering for an event. The first phase is identifying the registration form on the website. The second phase is the form’s structure. This includes general information, attendees’ professional interests or achievements, and networking preferences (if applicable). The third phase is the payment procedure.

Considering this sequence, you may want to display the attendee’s progress level during registration (such as showing a percentage of the form he or she has completed at each step, or numbering each step). This will help him or her navigate the procedure better.

Tip 3. Explain the field errors on the registration forms

Do you know what’s more frustrating than submitting a registration form and getting a denied notification? Trying to submit a form and seeing some of the fields highlighted as erroneous without a proper explanation.

What do future attendees need to change or add to the form so it will submit correctly? Make sure you anticipate any potential problems guests may encounter when filling in the form, and provide detailed explanations or generic examples of what each field must contain.

Tip 4. Follow up with those who didn't finish the registration

If you know the names and emails of those who only partially completed the form, don't hesitate to send them a reminder. You could ask them if they have any questions or need help with the form, and that you would be happy to assist.

To make this possible, you could ask future attendees to confirm their names and email addresses before accessing the registration form. This will give you the necessary information to follow up in case someone didn’t complete the procedure.

Tip 5. Facilitate any registrations that were interrupted

If people decide to register halfway and finish later, can they save their registration progress? Imagine someone starts filling out part of a long, complex registration form (which, by the way, is not recommended) but, because of time constraints, needs to finish it later.

But when that person opens the form again, none of the previous information is saved, and they must start over. Only people who are very excited to attend your event will push aside their frustration and restart the process.

Tip 6. Add the prefill option

Make sure the registration form will 'recognise' a user who wants to register. This may greatly impact the attendance rate. If, for example, you’ve sent an invitation email to someone who’s already attended one of your events, make sure the system will identify that user (once he or she has clicked on registration), and offer a form with certain prefilled fields (such as name, email address, etc.).

Wrap-up

Your online registration procedure carries more weight than you may realise. If people find it confusing or difficult to register for your event, most won't bother, and you’ll miss out on some quality attendees.

Reduce any potential friction a prospective attendee may encounter with the registration system. This will minimise frustration and help the person successfully complete the procedure, which, in turn, will highlight your professionalism and ensure a high attendance rate for your event. So in short, make sure to select the right event software for your event.

Taalfout opgemerkt?Nieuws melden?Andere fout opgemerkt?

Reageer

Leon Prosacco

New|2018-08-02 - 12:27u

Delivering a hassle-free registration platform is quite challenging as you have to meet many requirements and at the same time provide a user-friendly experience to the attendees. Hubilo is one such amazing brand which fulfils all these things and provides convenient event registration solution.