In je zoektocht naar een geschikte locatie dien je, naast deze checklist, rekening te houden met de zaaloppervlakte die nodig is voor jouw evenement. Maar hoeveel vierkante meter (m2) voorzie je nu best per genodigde?
Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, decoratie en techniek.
Afhankelijk van het type evenement zul je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker en het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan.
Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt.
Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers. Wanneer je bij een optreden rolstoelgebruikers verwacht, geef ze dan een plaatsje vooraan in de zaal.
Hieronder een aantal klassieke opstellingen en het benodigde aantal vierkante meter (netto oppervlakte) per persoon als richtlijn.
De opstellingen voor vergaderingen en congressen:
- Theateropstelling: 0,5 vierkante meter per persoon
- Schoolopstelling: 1,5 vierkante meter per persoon
- Cabaretopstelling: 1 vierkante meter per persoon
- Carréopstelling: 0,5 vierkante meter per persoon
- U-vorm: 1 vierkante meter per persoon
De opstellingen voor feesten
- Receptie: 1 vierkante meter per persoon
- Banketopstelling / zittend diner: 1,5 tot 2 vierkante meter per persoon
- Feest: 1,5 vierkante meter per persoon
Ik heb interesse in alles wat eventplanner betekent