Iedere eventplanner kent het tafereel. Een lange tafel bij de ingang, honderden badges alfabetisch uitgestald, twee hostesses die zich door de rij badges heen worstelen terwijl de rij zich tot aan de parkeerplaats uitstrekt.
En aan het eind van de avond ligt er een stapel badges die niemand ooit heeft opgehaald. Geprint, betaald en weggegooid. Het is een van die rituelen die de branche gewoon heeft geaccepteerd. Tot nu toe.
Badges die zichzelf printen
De ticketscanningapp in de ticketsoftware van eventplanner.net kan nu rechtstreeks worden gekoppeld aan een professionele Zebra-labelprinter. Zodra het ticket van een gast bij de ingang wordt gescand, rolt het bijbehorende label direct uit de printer naast jou. Afpellen, opplakken, welkom. Geen zoeken, geen sorteren, geen tafel.
Het label bevat alle informatie die je gast nodig heeft: zijn/haar naam, zijn/haar QR-code, zodat de badge gedurende het hele evenement scanbaar blijft, en – als je onze Event Seating-software gebruikt – zijn/haar stoelnummer, direct op de badge. Geen aparte plaatskaartjes meer en geen personeel dat mensen naar de juiste tafel wijst.
Waarom dit je incheckproces verandert
Geen wachtrijen. Het printen gebeurt automatisch na het scannen, binnen een seconde of twee. Je inchecksnelheid wordt nu beperkt door hoe snel mensen langs je heen kunnen lopen, niet door hoe snel iemand een naam op een tafel vindt.
Geen verspilling. Je print alleen badges voor de gasten die daadwerkelijk komen opdagen. Bij een evenement met een no-showpercentage van 20% betekent dit dat je niet meer betaalt voor een vijfde van je badgeproductie.
Verloren badges zijn geen probleem. Laat iemand zijn badge in de taxi of in de bar liggen? Scan hem opnieuw en print een nieuwe. Vijftien seconden, geen gedoe, geen verontschuldigende uitleg dat er geen reservebadge is.
Late aanmeldingen zijn geen probleem meer. Iedereen die een uur voor openingstijd boekt, krijgt precies dezelfde badge als iemand die zich drie weken geleden heeft aangemeld. Geen handgeschreven naamkaartjes meer, geen "we regelen het wel binnen".
Ook geschikt voor grote evenementen.
Net als bij het scannen van tickets kun je meerdere scanstations parallel laten draaien, elk met een eigen printer. Voeg extra scanbanen toe naarmate de piekuren voor bezoekers zich voordoen. Twee bij een seminar, acht bij een conferentie. En ze werken allemaal met dezelfde live gastenlijst.
En omdat de wifi van de locatie de neiging heeft om precies op het meest ongelegen moment uit te vallen, blijft de app offline gewoon werken. Scannen gaat door, badges worden geprint en alles synchroniseert weer zodra je opnieuw verbonden bent. Je toegang is niet afhankelijk van de internetverbinding van de locatie.
Je hoeft geen badges weken van tevoren te laten drukken, geen lastminute herdrukken omdat twaalf namen verkeerd gespeld zijn, en geen koerierskosten als de doos op de verkeerde locatie aankomt. Je hebt alleen blanco etiketten, een Zebra-printer en de app nodig die je al gebruikt om tickets te scannen.
Nu beschikbaar
Het printen van badges is vanaf vandaag beschikbaar in onze event software voor eventplanner.PRO-gebruikers, als onderdeel van de Tickets-module. Als je al tickets scant met onze app, ben je slechts één printer verwijderd van een compleet andere incheckervaring.
Bron: Photo: iStockPhoto 2171467484
