Ontwerp de volledige plattegrond van je evenement op schaal in onze eventsoftware

Vorige week vroegen jullie ons of Seating complete eventplattegronden aankon. Dat kon het niet. Maar nu wel: je kunt je locatie op schaal natekenen, de bar en het podium plaatsen en één plattegrond met iedereen delen die de ruimte moet inrichten. Nu beschikbaar in de Seating-bèta voor eventplanner.PRO-gebruikers.

Vorige week lanceerden we Seating, en binnen enkele dagen stroomden de berichten binnen. Organisatoren vinden het geweldig om gasten op een visuele plattegrond te plaatsen, maar velen stelden dezelfde vraag: "Dit is gaaf, kunnen we het ook gebruiken voor het tekenen van plattegronden van evenementen? Voor de volledige indeling van het evenement?"

Het eerlijke antwoord was vorige week nee. Seating wist wat een tafel was, een rij en een gast. Het had geen idee wat een muur was of waar de bar moest komen. Dat zette ons aan het denken. Dus we zijn ermee aan de slag gegaan. En nu kan het wel.

Van zitplaatsen tot plattegrond

Het idee achter deze update is simpel: teken je locatie op schaal, plaats alles erin en stuur het plan naar de mensen die het moeten bouwen.

Want bij het plannen van een evenement is de zitplaatsindeling slechts de helft van het verhaal. Je moet ook bedenken of de bar de nooduitgang blokkeert, of er anderhalve meter ruimte is tussen de tafels voor de obers, en wat je naar de locatie moet sturen zodat iedereen dezelfde zaalindeling gebruikt. Een plattegrond met enkel de seating kan al die vragen niet beantwoorden. Een event layout wél.

Begin met de plattegrond van de locatie zelf

De meeste locaties geven je een plattegrond als pdf of afbeelding. Je kunt dat bestand nu direct als achtergrondlaag op het canvas plaatsen - pdf, png of jpg.

Kalibreer het vervolgens eenmalig: klik op twee punten die een bekende afstand van elkaar hebben, voer de werkelijke afstand in en alles wat je vanaf dat moment tekent, is op schaal. Teken de muren en vaste elementen eroverheen en je plattegrond komt overeen met het werkelijke gebouw in plaats van met je beste schatting.

Muren, deuren en hoeken

Structurele elementen worden getekend zoals ze op een plan van een architect staan: rechte en gebogen muren met de door jou ingestelde dikte en lengte, en afgeronde hoeken met een precieze hoek.

Deuren horen bij een muur. Sleep een deur tegen een muur en hij maakt zijn eigen opening; verplaats de muur en de deur beweegt mee. Dubbele deuren nodig? Dupliceer de deur en draai het scharnier eenvoudig om.

Alles wat vloeroppervlak in beslag neemt

Naast tafels en stoelen is er nu ook een complete catalogus: een bar, buffet, podium en dansvloer; circulatie-elementen zoals de ingang, nooduitgangen en vrije doorgangen; en decoratie zoals planten, zodat de plattegrond de werkelijke ruimte weerspiegelt. Je kunt alles van een andere kleur voorzien en waar nodig een pictogram toevoegen. We zullen de catalogus gaandeweg uitbreiden met meer elementen voor de plattegrond van je evenement.

De zijbalk houdt het aantal elementen op de plattegrond bij - wat tevens handig is als bestellijst voor jouw verhuurder.

Opgemeten, niet geschetst

Dit is wat een schets omzet in een bouwplan. Plaats maatmarkeringen die op de tekening blijven staan ​​en direct afgedrukt kunnen worden, of gebruik het meetgereedschap voor een snelle meting zonder dat er iets achterblijft. Terwijl je een element sleept, worden de afstanden tot de dichtstbijzijnde elementen direct weergegeven.

De functie 'Uitlijnen op raster' is standaard ingeschakeld en kan worden uitgeschakeld voor extra controle. Elementen worden automatisch ten opzichte van elkaar uitgelijnd, zodat een rij tafels netjes op één lijn staat zonder constant te hoeven verschuiven.

Eén plan, vier manieren om het te delen

Een plattegrond is pas nuttig als deze de mensen bereikt die ermee aan de slag moeten. Daarom bieden we vier manieren aan, en de meeste evenementen gebruiken er meer dan één. Geef iemand toegang tot de software, per persoon: leesrechten om te bekijken en af te drukken, beheerrechten om mee te tekenen. Zo krijgt jouw contactpersoon bij de eventlocatie of de productie de plattegrond toegewezen zonder ooit je gastenlijst te hoeven zien. Of voeg de plattegrond toe aan een briefing voor leveranciers. Zo wordt de plattegrond, samen met de instructies die uw leveranciers al ontvangen, verstuurd en blijft deze actueel voor iedereen, ook in de eventplanner.net-app, terwijl ze in de zaal staan.

En voor de mensen die nooit zullen inloggen, is er een écht document: download de lay-out als PDF, scherp bij elke zoomfactor, en direct afdrukbaar vanuit uw browser.

What's next: een catalogus met plattegronden van de locaties

Het intekenen van je locatie duurt maar een paar minuten, maar we geven er de voorkeur aan dat je die tijd besteedt aan je evenement. Daarom werken we nu aan een catalogus met kant-en-klare plattegronden van locaties. Kies je locatie en de ruimtes worden op schaal op het canvas getekend. Jij tekent het evenement, niet de ruimte.

Beheer je een eventlocatie? Meld je nu aan en jouw plattegrond behoort tot de eerste plattegronden waaruit organisatoren kunnen kiezen. Dit betekent dat elk evenement dat in jouw ruimtes wordt gepland, is gebaseerd op jouw officiële plattegrond in plaats van een ruwe schets. Neem contact met ons op en wij zorgen ervoor dat jouw plattegronden beschikbaar komen.

Nog in bèta - blijf met ideeën komen!

Seating bevindt zich nog in de bètafase en is beschikbaar voor alle eventplanner.PRO-abonnees. Deze hele update is er gekomen omdat organisatoren ons na een week vertelden wat ze nodig hadden. Dus ga vooral door: teken je zaal, organiseer je evenement in onze software en stuur ons je feedback rechtstreeks vanuit de tool.

Event Diagramming is nu beschikbaar in bèta voor eventplanner.PRO-abonnees, als onderdeel van onze event software tools, samen met Tickets, ChecklistsLeveranciersBriefings en Budgetten. Nog geen PRO-abonnee? Dan is dit een goed moment om te upgraden.