Eén visuele plattegrond die je gasten plaatst, je bezoekers begeleidt en je deurpersoneel brieft. Nu beschikbaar in bèta voor eventplanner.PRO-gebruikers.
Iedere organisator van een evenement met zitplaatsen kent het ritueel. Een spreadsheet met tafelnummers. Een plattegrond van de zaal, met aantekeningen in drie verschillende kleuren pennen. Een berichtje van de cateraar 's avonds laat met de vraag wie er nu precies aan tafel 14 zit. En bij een evenement met kaartjes, dezelfde vraag van de andere kant: bezoekers die willen weten waar ze zullen zitten voordat ze zich registreren, en een organisator die dat nog niet kan vertellen.
Seating, de nieuwste tool op eventplanner.net, vervangt al die handmatige handelingen door één overzichtelijke plattegrond die synchroon blijft met je gastenlijst en ticketverkoop. Je tekent de zaal één keer en vanaf dat moment werkt alles, van het plaatsen van gasten tot het stoelnummer op de deurscanner, op basis van dezelfde plattegrond.
Seatings wordt vandaag in bèta gelanceerd voor abonnees van eventplanner.PRO. En we zijn op zoek naar organisatoren die het willen testen.
Eén tool, twee manieren om in te zetten
De indeling van de zitplaatsen verschilt afhankelijk van wie bepaalt waar mensen zitten: jij, of je deelnemers.
Bij evenementen met een gastenlijst, zoals bruiloften, gala's en prijsuitreikingen, heb jij de touwtjes in handen. Sleep de uitgenodigde gasten naar de juiste plaatsen op de plattegrond. Gasten die nog niet hebben gereageerd, verschijnen als placeholders, zodat je de zaalindeling alvast kunt schetsen voordat de laatste RSVP binnenkomt. Als iemand afzegt, komt zijn of haar plaats automatisch vrij, dus je hoeft geen namen meer door te strepen op een print.
Voor evenementen met kaartverkoop kiezen uw bezoekers zelf hun stoelen wanneer ze hun tickets claimen. Het systeem stelt de best beschikbare stoelen naast elkaar voor; de bezoeker kan deze op de plattegrond aanpassen en we houden de selectie vast terwijl de bestelling wordt afgerond. Seating werkt ook op mobiele apparaten, inclusief pinch-to-zoom, en de lay-outlogica voorkomt dat er onhandige, losse stoelen door de zaal verspreid staan. Kaartverkoop via eventplanner.net is vandaag al beschikbaar voor gratis evenementen; betaalde kaartverkoop volgt later dit jaar en Seating is vanaf dag één compatibel met betaalde ticketverkoop.
Je kunt zelfs beide combineren in één evenement: een tribune met zitplaatsen naast een staanplaatsgedeelte, elk met zijn eigen ticketsoorten.
Gebouwd als een plattegrond, niet als een formulier
De kern van Seating is een drag-and-drop-ontwerper. Ronde tafels, rechthoekige en vierkante tafels, rijen stoelen, ... plus decoratieve elementen zoals een bar, dj-booth of dansvloer, zodat het ontwerp er precies zo uitziet als je eigen eventlocatie.
De nummering wordt automatisch voor je geregeld. Elke tafel en rij krijgen automatisch een uniek nummer en rijen kunnen worden genummerd volgens de oneven/even-theaterstijl. Liever je eigen labels? Je kunt alles handmatig herlabelen.
Sommige stoelen horen gewoonweg niet beschikbaar te zijn: de stoel achter een pilaar, een kapotte stoel, een stoel die tijdelijk niet beschikbaar is. Markeer ze als geblokkeerd, en ze verdwijnen uit de selectie en uit je capaciteitsberekening.
De stoel is gekoppeld aan het ticket
Zodra een bezoeker een stoel heeft gekozen, blijft die stoel overal behouden: in de bevestigingsmail, op het ticket (pdf) en op de incheckscanner. De medewerkers bij de ingang zien direct "Rij A, stoel 12" wanneer ze scannen - geen aparte lijst, geen telefoontjes naar de kassa.
Ondertussen zie je live hoe de zaal zich vult. De bezettingsweergave laat zien wie welke stoel heeft gereserveerd, met doorlopende totalen voor gereserveerde, vrije en geblokkeerde stoelen. Wanneer het tijd is om je team te briefen, print je de plattegrond met namen of exporteer je de volledige stoellijst - per tafel, per stoel - naar Excel. Of nog eenvoudiger, je team checkt gewoon de eventplanner.net app!
Nu in bèta - en we willen graag jouw hulp
De 'Seating' module is nu beschikbaar in bèta voor alle abonnees van eventplanner.PRO. Bèta betekent precies wat het zegt: de tool is nieuw, we werken er nog aan en de organisatoren die hem nu gebruiken, bepalen de verdere ontwikkeling ervan.
Dat is de vraag. Als je de komende maanden een bruiloft, gala, conferentie of evenement met zitplaatsen plant, open dan de 'Seating'-tool in je evenement, teken je zaalplan en laat je evenement daarop draaien. Vertel ons vervolgens alles: wat liep er soepel, wat zat je tegen en wat zou je in de toekomst nog meer willen? Je kunt direct vanuit de tool feedback geven.
Je spreadsheet heeft zijn pensioen verdiend. Help ons ervoor te zorgen dat hij nooit meer terugkomt.
'Seating' is nu beschikbaar in bèta voor abonnees van eventplanner.PRO, als onderdeel van onze eventsoftware, samen met Tickets, ChecklistsSuppliersBriefings en Budgets. Nog geen PRO-abonnee? Dan is dit een goed moment om te upgraden.
Bron: Photo: AI background, real screenshot
