Niemand plant de toiletten, en iedereen staat ervoor in de rij. Van alle dingen waar je budget voor reserveert en je druk over maakt, worden de toiletten behandeld als sanitair, een voorziening die de locatie afvinkt, de verantwoordelijkheid van iemand anders.
Toch zijn ze een van de weinige onderdelen van je evenement die je van tevoren tot op de minuut nauwkeurig kunt berekenen. Maak je een fout in de berekening, dan kan geen enkel productiebudget je redden: de blijvende herinnering aan je evenement wordt de twintig minuten die een gast met gekruiste benen in een gang heeft doorgebracht.
De fout zit hem in de vraag: "Hoeveel toiletten heeft het gebouw?" Dat is het niet. De vraag is wanneer iedereen ze nodig heeft. Het gebruik tijdens een evenement is niet gelijkmatig verdeeld; er zijn pieken. Bij een voorstelling met zitplaatsen en één pauze staat de hele zaal op en loopt tegelijkertijd naar dezelfde ingang. Op die piek, en niet op het aantal bezoekers op het inschrijfformulier, moet je je ontwerp afstemmen.
Reken het maar eens uit - het is precies het soort capaciteitsberekening dat Kevin Van der Straeten in zijn boek EVENTPLANNER uitwerkt, en het is eenvoudiger dan het onderwerp verdient. Stel, je hebt 300 gasten en je volgt de vuistregel van één toilet per 75 personen, dat zijn vier cabines. Een toiletbezoek duurt ongeveer tweeënhalve minuut, dus in een pauze van vijftien minuten kan elke cabine ongeveer zes personen bedienen: vier cabines, 24 personen, in de hele pauze. Stel je nu voor dat zelfs maar een derde van de zaal in die tijd naar het toilet moet, 100 mensen. 24 halen het. De andere 76 staan nog in de rij als de lichten uitgaan en de tweede helft begint. De voorziening was op papier niet verkeerd. De timing was het probleem.
Dat is de fout in elke regel die gebaseerd is op het aantal personen: er wordt van uitgegaan dat de vraag gelijkmatig over het hele evenement is verdeeld. Als de vraag dun verspreid is, zijn vier toiletten prima. Maar concentreer diezelfde vraag in één vast moment, en het loopt mis. Een locatie die prima geschikt is voor 500 personen bij een informele receptie, waar mensen de hele avond naar de toiletten gaan, kan een ramp zijn voor een conferentie met 200 zitplaatsen en één gesynchroniseerde pauze. Het aantal personen is niet veranderd. Het vraagprofiel wel.
Het goede nieuws is dat je vrijwel alles in eigen hand hebt. Je kunt extra sanitair inhuren. Je kunt de pauze verlengen zodat de rij daadwerkelijk wegwerkt. Je kunt de pauzes spreiden zodat niet beide helften van de zaal tegelijk volstromen. Of je kunt het programma zo aanpassen dat er nooit een moment is waarop iedereen tegelijk opstaat. De lengte van je pauze is niet alleen een programmeerbeslissing, het is ook een beslissing over het toilet, en die twee zaken zouden in hetzelfde gesprek besproken moeten worden.
En de wachtrijen zijn niet gelijk, iets waar de meeste planners geen rekening mee houden. Vrouwen doen er langer over dan mannen, dus een gelijk aantal cabines leidt tot enorm ongelijke wachtrijen: de ene kant van de gang is leeg, de andere kant staat tot aan de bar. Door meer cabines te plaatsen waar de vraag en de verblijftijd het hoogst zijn, of door genderneutrale cabines te gebruiken, wordt een probleem opgelost dat je anders nooit in een spreadsheet zou zien.
Het gaat hier niet alleen om comfort. Een rij voor het toilet betekent verloren tijd aan de bar, gemiste inkomsten en een minder prettige ervaring. Een opstopping in de gang buiten de toiletten is op zichzelf al een probleem voor de doorstroming. En de locatie is net zo belangrijk als het aantal gasten: een slecht geplaatste of slecht onderhouden unit kan ervoor zorgen dat geuren rechtstreeks de aangrenzende ruimte in trekken, de sfeer bederven en ervoor zorgen dat mensen het over de geur hebben in plaats van over de spreker. Er zijn bedrijven die de geur kunnen maskeren, maar de goedkopere oplossing is om er van tevoren over na te denken.
Dan is er nog het onderhoud dat niemand inplant. Een toilet waar na veertig minuten geen papier meer is, of dat gedurende een lange dag niet wordt bijgevuld, is een rekenfout van een andere aard. Plan de medewerkers, het bijvullen van de voorraad en de toegankelijke toiletten met dezelfde ernst als de rest.
Het huren van toiletten is geen klus die je aan iemand anders kunt overlaten. Het is een kwestie van de capaciteit berekenen, iets wat je zo even op een kladblaadje kunt doen, dus doe het zelf.
Bron: Photo: iStockPhoto 1163550441
