De keynote speech sterft uit, en de meeste congresprogramma's hebben dat nog niet door. Loop een willekeurige conferentie binnen en de opzet is identiek aan die van twintig jaar geleden: een podium, rijen stoelen, een spreker en een presentatietafel.
We hebben de verlichting, de schermen en de catering verbeterd. Het enige waar we nauwelijks aan hebben veranderd, is de opzet zelf. Dat is het duurste onderdeel van het programma, en tegelijkertijd het onderdeel dat je publiek zich waarschijnlijk het minst zal herinneren.
De ongemakkelijke waarheid is dat het format nooit zo effectief is geweest als we het doen voorkomen. Een keynote, net als een lezing of een klassieke presentatie, is per definitie niet interactief. De spreker praat, de zaal luistert. Dat werkte toen de persoon op het podium informatie bezat die het publiek nergens anders kon vinden. Maar de schaarste aan expertise is verdwenen. Wat uw keynote-spreker ook weet, de helft van de zaal heeft er al een scherpere versie van gelezen, bekeken of beluisterd voordat ze binnenkwamen.
Om misverstanden te voorkomen: de geweldige keynote is niet dood, maar hij is zeldzaam, en dat is precies het probleem. Een werkelijk briljante spreker kan een zaal een uur lang boeien en elke minuut optimaal benutten; als je er zo één hebt, geef hem of haar dan het podium en laat hem of haar verder zijn gang gaan. Het probleem is dat we de uitzondering als de regel beschouwen. Heel weinig sprekers kunnen een zaal langer dan vijftien minuten boeien, en toch geven we ze dertig, veertig, soms zelfs zestig minuten. We bouwen de hele dag op rond een format dat van gewone sprekers vraagt iets te doen wat slechts een handjevol uitzonderlijke sprekers voor elkaar krijgt. Vervolgens wijten we de terugval in de zaal aan de middagdip, de wifi, de lunch – alles behalve de ontwerpbeslissing die we maanden eerder hebben genomen.
De aandacht nam niet af. De verwachtingen veranderden.
Je deelnemers leven in een wereld waarin alle content overgeslagen, versneld en op aanvraag beschikbaar is. Ze zijn geen passieve ontvangers meer; ze hebben hun eigen platforms, hun eigen meningen, hun eigen publiek. Hen een uur lang in rechte rijen laten zitten om naar een toespraken te luisteren is niet alleen ouderwets, het druist zelfs lijnrecht in tegen de manier waarop ze tegenwoordig alles consumeren. De zaal weet het. Je voelt de telefoons tevoorschijn komen.
Wat de keynote vervangt, is niet een betere spreker. Het is een andere relatie met het publiek. Goed uitgevoerde interviews en paneldiscussies zijn bijna altijd boeiender om naar te luisteren dan een solopresentatie, vooral voor een spreker die geen geboren podiumbeest is. Een goede moderator houdt het gesprek immers gaande en voelt de sfeer in de zaal direct aan. Daarnaast is er een hele reeks tools die de meeste programma's negeren: de fishbowl, waar iedereen in het publiek plaats kan nemen op een lege stoel en kan deelnemen aan de discussie; het world café, waar mensen zich tussen roulerende gesprekken bewegen; en het stemmen met je lichaam, waarbij deelnemers fysiek door de zaal bewegen om hun standpunt kenbaar te maken. Beweging, participatie, wrijving – precies de dingen die een keynote juist moet elimineren.
Waarom blijft de keynote dan toch bestaan?
Deels status: een grote naam op de poster verkoopt kaartjes en vleit de gastheer. Deels controle: een script van veertig minuten is veel makkelijker in te plannen dan een format waarbij het publiek zomaar iets onverwachts kan zeggen. En deels gewoonte. Interactie werkt alleen als de organisator het echt wil – anders wordt het een trucje waar de zaal dwars doorheen prikt. Deelname veinzen is erger dan helemaal geen deelname aanbieden.
De oplossing is niet om sprekers te verbannen.
Het is belangrijk om te voorkomen dat ze overladen worden met informatie. Geef je sterkste stem tien minuten op het podium en vijf minuten voor interactie, en je zult zien hoe scherper ze worden als ze niet kunnen uitweiden. Zet nooit meer dan drie sprekers achter elkaar zonder pauze – daarna stort de concentratie in en neemt de frustratie toe. En beschouw het late tijdstip na de lunch, wanneer de energie het laagst is, als een moment voor iets dat de zaal raakt, niet voor een langdradige toespraak die de zaal overspoelt.
De beste evenementen van het komende decennium zullen niet worden beoordeeld op wie er op het podium stond. Ze zullen worden beoordeeld op wat het publiek deed terwijl ze er waren. De keynote speech is nog niet dood, maar de programma's die er nog steeds alles omheen bouwen, verliezen stilletjes het publiek waarmee ze zo hard hebben gewerkt om de zaal te vullen.
Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.
Bron: Photo: iStockPhoto 2223522339
