Met checklists kun je taken nu in de gaten houden, in plaats van ze alleen zelf uit te voeren

Iedere organisator kent het gevoel. Je hebt een taak overgedragen – het boeken van de audiovisuele crew, het briefen van de cateraar, het finaliseren van het draaiboek – aan iemand die die perfect kan uitvoeren. Maar je wilt toch weten hoe het gaat. Niet omdat je ze niet vertrouwt. Maar omdat het eindresultaat bij jou terecht komt.

Dus wat doe je? Je stuurt ze een berichtje via Slack. Je vraagt ​​het tijdens een korte vergadering. Je kijkt even in het document en hoopt dat de tijdstempel van de laatste bewerking je iets vertelt. Niets hiervan is schaalbaar. En het zorgt allemaal voor extra wrijving voor de persoon die het werk daadwerkelijk uitvoert.

Er is een betere manier om op de hoogte te blijven: let op de taak, niet op de persoon.

We hebben zojuist een watcher-functie toegevoegd aan Checklists (onze projectmanagementtool) in onze evenementensoftware. Als een taak niet van jou is, maar je de voortgang ervan wilt volgen, voeg jezelf dan toe als watcher. Je ontvangt een melding wanneer er iets verandert, zonder dat je de taak overneemt of de verantwoordelijke persoon stoort. Je kunt ook andere watchers toevoegen: een klant die wil weten wanneer zijn belangrijkste leverancier de bestelling bevestigt, een manager die een belangrijke mijlpaal in de gaten houdt, of een collega die direct actie moet ondernemen zodra jouw taak binnenkomt.

Het is een kleine functie met een grote impact. Gebruikers die de functie volgen, veranderen een privé-takenlijst in een transparante voortgangsfeed voor iedereen die erbij betrokken is. De eigenaar blijft de eigenaar van de taak. Maar de mensen die om het resultaat geven, hoeven er niet meer achteraan te jagen.

Op een aantal plekken komt dit goed van pas:

• Taken die je hebt gedelegeerd, maar waarvoor je op bestuurs- of klantniveau verantwoordelijk blijft.
• Afhankelijkheden tussen teams, waarbij het feit dat de ene persoon klaar is, de "start" van de andere mogelijk maakt.
• Essentiële onderdelen van het kritieke pad die je niet tot in detail wilt beheren, maar die je absoluut niet mag missen.
• Belanghebbenden aan wie de taak niet zou moeten worden toegewezen, maar die wel moeten weten wanneer deze wordt verplaatst.

Probeer het eens bij je volgende evenement. Minder vragen, meer doen.