Veel organisatoren werken nog volgens een klassieke projectaanpak met strakke planningen en GANTT-charts. Maar wie ooit een event heeft georganiseerd, weet hoe onvoorspelbaar de werkelijkheid is. Deadlines verschuiven niet, leveranciers doen dat wel, en prioriteiten veranderen onderweg.
Daarom kiezen steeds meer organisatoren voor een agile manier van werken, een flexibele methode die toelaat om continu bij te sturen, beter samen te werken en sneller resultaat te boeken.
In onderstaand fragment uit het boek EVENTPLANNER legt Kevin Van der Straeten uit waarom agile projectmanagement, met onder andere de scrum en kanban, ook voor eventprofessionals een gamechanger is. Dat is ook de aanpak die centraal staat in de eventplanner.net event management software, waar agile principes vertaald zijn naar praktische tools. Veel organisatoren gebruiken ondertussen dus al agile, zonder het misschien te weten!
Uit het boek:
Het grote nadeel van een klassieke projectaanpak met GANTT-charts is dat je van één ding zeker kunt zijn: dat de inschattingen die je op voorhand maakt altijd fout zijn. Dat is logisch ook, want het zijn en blijven inschattingen. Voor een evenement kan juist die onzekerheid over de planning fataal zijn. Je kunt de datum van je evenement immers niet last minute een paar dagen achteruit schuiven omdat jij nog niet klaar bent. Het is bij de klassieke projectaanpak ook goed mogelijk dat je in het begin van het traject heel wat tijd verliest aan details omdat die chronologisch eerst komen, waardoor je later in tijdnood komt bij veel belangrijkere taken. Een 'agile' projectaanpak, waar Scrum een voorbeeld van is, gooit het over een heel andere boeg en dat heeft grote voordelen voor evenementen.
Agile is al jaren een bekende projectaanpak in de ICT-sector, die ervoor zorgt dat bedrijven uit Silicon Valley zoals Facebook en Google in een razendsnel tempo kwalitatieve projecten kunnen uitrollen. En dat klinkt als muziek in de oren van eventplanners.
Met een agile aanpak deel je een project op in kleine (haalbare) stukken. Je werkt in een scrumteam met – om het effici.nt te houden – maximaal tien personen. Je benoemt een ScrumMaster, die de voortgang in goede banen leidt.
Je begint met het opstellen van een lijst met alle taken voor je evenement. In de eventplanner.net-software werken we met een Kanban-bord waarop de taken worden weergegeven in drie kolommen: to do, in progress en done. Zo heb je altijd inzicht in wie waarmee bezig is en wat de status van elke taak is. Elke taak krijgt van het team een bepaalde prioriteit. Tijdens het project kunnen er taken bijkomen, aangepast worden of geschrapt worden afhankelijk van de veranderende behoeften. Zorg in ieder geval voor goed afgebakende taken. 'Locatie regelen' is misschien wat ruim en kan beter opgesplitst worden in taken als 'Shortlist met locaties opstellen', 'Locaties bezoeken', 'Over prijs onderhandelen', ... Op die manier hoeft elk van de deeltaken ook niet bij dezelfde persoon te zitten. Onze eventsoftware kan je Kanban-bord vullen met een sjabloon van taken die gebruikelijk zijn voor het type evenement dat je organiseert, zodat je niet van nul hoeft te beginnen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een nieuw evenement op te zetten op basis van een eerder evenement. De software neemt dan alle taken en draaiboekregels over en past deze aan op de nieuwe datum. Dit is een ideale manier om voort te bouwen op de kennis van je eerdere events.
Als je je takenlijst hebt opgesteld, begint het echte werk. Je kijkt naar de taken die de hoogste prioriteit hebben en delegeert ze naar het team door ze aan een specifieke persoon toe te wijzen. Dagelijks wordt de voortgang gemonitord. De dag begint met een stand-up waarbij alle teamleden kort vertellen wat ze de dag ervoor gedaan hebben, wat ze gaan doen en waarmee ze problemen ondervinden. Op die manier kan er meteen bijgestuurd worden als iemand vastloopt of hulp nodig heeft. De meetings gebeuren staand, zodat ze kort en efficiënt blijven (maximaal tien minuten).
Het grote voordeel van agile werken is dat je continu kunt bijsturen, flexibel bent voor veranderende marktomstandigheden en dat fouten of problemen heel snel komen bovendrijven en door het team aangepakt kunnen worden. De heel directe manier van samenwerken en uitdagingen delen heeft bovendien een krachtig effect op de ‘yes we can’-mentaliteit van het team. Met andere woorden, je realiseert met hetzelfde team binnen dezelfde termijn een beter resultaat. Beter omdat er constant prioriteit wordt gegeven aan wat echt belangrijk is.
Het nadeel aan agile is dat het een grotere betrokkenheid vergt van de opdrachtgever die cruciaal is en dat je van tevoren minder zicht hebt op wat het eindresultaat exact zal zijn. Je moet vertrouwen hebben in het proces én in het team. Een ervaren teamleider is dus geen overbodige luxe.
Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTPLANNER.
Bron: Phot: iStockPhoto 1456827453
