Hoe bereid je je voor op hybride evenementen

Hoe bereid je je voor op hybride evenementen

Onze mening? In de maanden die komen, gaan hybride events populair worden. Is dat vreemd? Neen. Het is geen nieuw concept, maar we realiseren pas nu het potentieel dat dit type evenement heeft.

 

Los van lokale deelnemers, kunnen hybride evenementen je helpen een sterke wereldwijde online community op te bouwen terwijl je het aantal mensen dat je samenbrengt beperkt. Je kunt zowel fysieke en digitale belevingen combineren, experimenteren met verschillende formats, en tegelijkertijd je fysieke en digitale publiek engageren. Allemaal voordelen. Maar hybride events komen met hun eigen uitdagingen. En één daarvan is de workload.

 

Een fysiek evenement plannen is al een stressje, hetzelfde geldt voor puur digitale events. Daar heb je je locatie niet voor te bereiden en te decoreren, geen cateraar zoeken, ... Je creëert enkel verschillende online belevingen, een virtueel podium en je regelt de streaming (wat wel geen eenvoudige opdracht is als je simultane of back-to-back sessies hebt).


Beeld je nu even al deze acties tegelijkertijd in. Bij een hybride event heb je meer werk dan voorheen. Je combineert namelijk fysieke gasten en deelnemers op afstand. Je moet dus zowel de fysieke als digitale versie van je event klaarzetten. Niet exact iets voor bangeriken. Daarom hebben wij een oplijsting gemaakt van de stappen die je kunt volgen bij de voorbereiding van een hybride event. Ze zullen je helpen beter georganiseerd te zijn en je weet op deze manier ook welke workload je mag verwachten:



Stap 1: Voeg nieuwe rollen toe aan je planningsteam

Kans is groot dat je een fantastisch ‘fysiek’ team hebt. Bij een hybride event heb je ook collega’s nodig die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Nieuwe rollen dus! Een verantwoordelijke voor het virtuele podium bijvoorbeeld, en iemand die samenwerkt met je tech-partner.

 

Je hebt ook een AV-professional nodig die de kennissessies gaat streamen. En als je kiest voor exclusieve digitale belevingen, dan heb je iemand nodig in je team voor de digitale backstage. Deze persoon connecteert met de online sprekers en providers van de belevingen (zoals yoga leraren, merkambassadeurs enzovoort) en helpt hen live te gaan op het virtuele podium. Ten slotte zoek je best ook iemand die zich bezighoudt met het engagement bij de virtuele deelnemers.



Stap 2: zorg voor nieuwe online tools

Iets wat je ook moet overwegen, is de aankoop van nieuwe uitrustingen en digitale tools voor het online stuk van je hybride evenement. Een partner met een technisch platform voor je online gedeelte bijvoorbeeld. En wil je je online belevingen boosten, dan heb je waarschijnlijk een speciale studio om te streamen nodig.



Stap 3: beslis welk type van exclusiviteit je gaat bieden

Om je hybride model aantrekkelijk te maken, ontwerp je best aparte belevingen voor je fysieke en digitale gasten. Een fysiek element kan een lichtshow zijn, of live performers die interageren met het publiek. Voor het online gedeelte, kun je bijvoorbeeld een violist laten spelen voor dat publiek. Het geheim is goed te weten wat juist het verschil is tussen de fysieke beleving en de online ervaring en welke exclusieve sessies je voorziet.

 


Stap 4: voorzie zowel fysieke als online netwerkmogelijkheden

Je virtuele publiek heeft misschien beperkte toegang tot het netwerkgedeelte. Zij kunnen geen koffiepauze nemen, gaan praten met andere deelnemers of spontane conversaties starten. Of wel? Je kunt hetzelfde bereiken via je technisch platform. Zo kunnen je deelnemers ook meetings plannen tijdens de uren die jij voorzien hebt om te netwerken.

 


Stap 5: creëer een virtueel podium

Event locaties zijn er voor fysieke evenementen. Virtuele podia doen hun ding bij online events. Daar kunnen je gasten het event zien, er praten, connecteren, vragen stellen en genieten van de unieke online belevingen. Je wil er ook de namen en de profielen van je event sponsors laten zien. Om dat virtuele podium goed neer te zetten, werk je best samen met een kwalitatieve software partner die deze oplossingen aanbiedt.

 


Stap 6: beslis hoe je het virtuele engagement gaat managen

Heel belangrijk, je virtuele gasten geconnecteerd en geëngageerd houden. Welke interacties en dynamieken ga je daarvoor aanboren? Bijvoorbeeld: hoe nemen je online deelnemers deel in de Q&A sessies en polls, hoe kunnen ze hun opmerkingen geven en hun mening delen? Bijkomend, duid je best ook iemand aan in je team die de chat opvolgt, de live polls runt, en de vragen verzamelt bij de Q&A sessies.

 


In het kort

Een hybride evenement organiseren is dubbel zoveel werk. Maar ook je resultaten en de impact kunnen exponentieel groeien. Los van je vaste gasten, heb je een wereldwijd publiek dat je kunt aanspreken en linken aan je missie en doelen. Niet twijfelen dus! Gebruik dit moment waar we nu geen fysieke evenementen hebben om je toekomstige stappen opnieuw te ontwerpen, tezamen met een versterkte en vernieuwde evenementen strategie. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

eventplanner.net
eventplanner.live gemist? Herbekijk nu
eventplanner.net|
12 April 2021

Heb je onze allereerste Partner en Developer Conference gemist? Geen paniek! Je kunt de video van het evenement hier herbekijken:

https://www.eventplanner.net/live/

Lees meer

Like Reageer

Lees ook

Sluit jij vanavond aan? eventplanner.live

Sluit jij vanavond aan? eventplanner.live

'Cheers' met budgetvriendelijke Apéroboxen

'Cheers' met budgetvriendelijke Apéroboxen

Binnenkort trouwen? Feestzalen stilaan volzet in 2022

Binnenkort trouwen? Feestzalen stilaan volzet in 2022

Advertenties