Hoe bereid je je eventlocatie voor op het nieuwe normaal?

Hoe bereid je je eventlocatie voor op het nieuwe normaal?

Nu we terugschakelen naar fysieke evenementen, is het voorbereiden van je eventlocatie je prioriteit. Superspreader situaties of andere onfortuinlijke incidenten, als eventprofessional wil je deze te allen tijde vermijden. Deze verantwoordelijkheid rust op je schouders en staat daarom als eerste op je werklijst. 

 

Evenementenbureau GES voerde een onderzoek uit bij 1330 deelnemers waarin ze bevroegen of mensen bereid zijn terug te gaan naar fysieke events. De uitslag was verrassend: 88% van de deelnemers van het onderzoek stond open voor een terugkeer naar een fysiek evenement. De meerderheid van de deelnemers verwacht wel aanpassingen. Als eventprofessional ga jij moeten zorgen voor hun welzijn en nieuwe spelregels invoeren om hen veilig te houden.

 

Vandaag zijn we nog in stand-by modus voordat we weer fysieke evenementen kunnen hosten. Waarschijnlijk wil je al wel nadenken over de maatregelen die je gaat treffen om je locatie aan te passen aan ‘het nieuwe normaal’. Om je te helpen, namen wij al verschillende aanbevelingen en protocollen door die we voor jou op een rijtje zetten:

 


Tip 1: Organiseer outdoor evenementen als mogelijk

Respondenten vinden buitenactiviteiten zijn veiliger dan binnenactiviteiten. Dus ga je weer fysieke evenementen organiseren, denk zeker na over outdoor opties. Dat zal natuurlijk afhangen van het weer. Is het niet mogelijk om buitenshuis te gaan? Denk dan na over enkele outdoor activiteiten, zoals netwerksessies, of een plezierige sociale activiteit zoals het bezoeken van belangrijke sites.  

 


Tip 2: Voorzie grotere ruimtes voor een kleiner aantal mensen

Dit is logisch. Misschien wil je wel meer kaartjes verkopen, maar op dit moment kun je je nog geen volle zalen veroorloven. Zorg er met prioriteit voor dat er voldoende ruimte is voor elke deelnemer. 


Dat doe je door de seating lay-out te bekijken op grond van de 1,5 meter regel. Als je locatie een theateropstelling heeft, maak dan een duidelijke opdeling tussen de stoelen die gebruikt kunnen worden, en zij die leeg moeten blijven. Een eenvoudig blad papier op de rug van de stoel kan daarvoor dienen.

 


Tip 3: Zet handgel klaar bij de ingang van elke ruimte

Als je een groter evenement organiseert en je gasten bezoeken verschillende ruimtes, voorzie dan reinigende handgel bij elke ingang. Zorg er ook voor dat mensen deze faciliteit gebruiken. Stuur je gasten voor je evenement een mail waarin je ze aanmoedigt om deze veiligheidsrichtlijnen te volgen. Plaats ook overal (digitale) borden waarop je laat weten dat mensen de ruimte niet mogen betreden, voordat ze het handreinigingsmiddel hebben gebruikt.

 


Tip 4: Vraag je team altijd mondmaskers te dragen en moedig je gasten aan om hun exemplaar mee te brengen

Het hangt een beetje af van in welk land je gelokaliseerd bent, maar voorzie zeker maskers voor je medewerkers. Licht ook je bezoekers in dat ze er eentje moeten dragen tijdens je event. Voorzie je er geen, stuur dan op voorhand een mailtje dat je gasten hun eigen exemplaar moeten meebrengen. 

 


Tip 5: Voorzien borden op zichtbare plaatsen die de veiligheidsmaatregelen oplijsten

Op zichtbare plekken voorzie je best communicatie over de veiligheidsmaatregelen. Nieuwe regels stellen is maar de halve uitdaging. Je moet ze ook handhaven. Daarom is het een goed idee om borden met beleefde boodschappen te verspreiden over heel je locatie. 

 


Tip 6: Voorzie regelmatige schoonmaak en desinfectie van oppervlaktes

Dit is misschien een dooddoener, maar verdubbel je schoonmaakpersoneel. Er moet voldoende man- en vrouwkracht aanwezig zijn om de ruimtes schoon te maken en te desinfecteren na elke sessie.

 


Tip 7: Check of de ventilatiesystemen werken

Het Europees Centrum voor ziektepreventie en ‑bestrijding publiceerde een rapport waar dit in staat: “slechte ventilatie in gesloten ruimtes wordt geassocieerd met een stijgend aantal luchtweginfecties. Er zijn verschillende COVID-19 transmissies gebeurt in gesloten ruimtes, waaronder enkele presymptomatische gevallen.”

 

Hetzelfde rapport stelt ook nog “dat gebouwenbeheerders zich voor hun verwarming, ventilatie en aircosystemen moeten houden aan de instructies van de fabrikanten, vooral als het gaat over het onderhoud en de vervanging van de filters,” en “dat directe luchtstroom moet worden weggeleid van groepen om verspreiding van pathogenen door geïnfecteerde personen te voorkomen.”

 

Daarom, voordat je aan je event begint, verken je best de verschillende opties met de hulp van het technische of onderhoudsteam van de locatie zodat je luchtrecirculatie vermijdt.

 


Tip 8: Voorzie grab-and-go maaltijden

Berg die creatieve catering ideeën maar even op (helaas) en ga voor de eenvoudigste en veiligste strategie. Je wil nu geen rijen mensen die dicht bij elkaar staan aan te schuiven voor cateri, en al helemaal niet mensen die gezellig bij elkaar staan aan een staand buffet. Voorzie ‘pak en ga’ opties en zet de tafels op voldoende afstand van elkaar.   

 


In het kort

Veiligheidsmaatregelen zijn er genoeg en deze lijst is verre van volledig. Maar als je een event aan het plannen bent, vraag je af wat je outdoor kunt doen, want dat is sowieso veiliger voor je gasten. Bereid je ook voor en voorzie een grotere locatie voor minder deelnemers dan voorheen. Herdenk de seating lay-out zodat je de 1,5 meter afstand regel garandeert.

 

Als je meerdere sessies runt in verschillende ruimtes, zorg altijd voor handgel aan elke entree en check dat het middel gebruikt wordt. Zorg er te allen tijde voor dat mensen hun mondmaskers dragen. Om de naleving van de regels te verzekeren, plaats je best voldoende borden met de veiligheidsvoorschriften op. Verdubbel de schoonmaakinspanningen en controleer de ventilatie. Ten slotte, laat de originele catering even voor wat het is en voorzie hapjes en drankjes die je gasten zo kunnen meenemen. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Lees ook

19 ongebruikelijke dineropstellingen voor jouw droomevenement

19 ongebruikelijke dineropstellingen voor jouw droomevenement

Mocktails, cocktails of een mobiele winterbar op je event nodig?

Mocktails, cocktails of een mobiele winterbar op je event nodig?

Bouw 'The Jeroen Pit House' met steun van de ISE-community

Bouw 'The Jeroen Pit House' met steun van de ISE-community

Advertenties