Hoe zorg je ervoor dat je gasten de nieuwe regels volgen op je evenement

Hoe zorg je ervoor dat je gasten de nieuwe regels volgen op je evenement

Regels volgen kan moeilijk zijn. Vooral als het regels zijn waarvoor we ons gedrag moeten aanpassen. Gezien de huidige gezondheidscrisis, is het niet alleen belangrijk om nieuwe regels op te stellen, je moet er ook voor zorgen dat je deelnemers ze in de praktijk brengen. Anders is niet alleen de gezondheid van je gasten in gevaar, maar ook de kans om onze eventsector terug opnieuw leven in te blazen.

 

Meer nog, als sommigen van je gasten weigeren zich aan te passen, zullen andere deelnemers zich oncomfortabel en zelfs in gevaar voelen. Dat tast niet alleen de beleving aan, maar de kans bestaat ook dat je gasten beslissen niet naar een volgend evenement te komen.

 

En dat is het laatste dat we als sector wensen. Onze bedrijven zijn al hard geraakt door COVID-19. We zijn goed op weg om te ontwaken uit deze nachtmerrie. We moeten dus herdenken hoe we onze gasten in het gareel krijgen en hen de regels laten volgen. Je rol als eventprofessional verandert van een evenement plannen naar ervoor zorgen dat het een veilige omgeving wordt voor je gasten. En niettegenstaande dat veiligheid altijd een belangrijke rol heeft gespeeld, in de toekomst wordt het een zaak van levensbelang. Het lijkt misschien overweldigend, maar er bestaan heel wat manieren om je gasten de regels uit de nieuwe veiligheidsprotocollen te laten volgen. Zet deze stappen:

 


Stap 1: Communiceer de nieuwe regels voor je event

Nu we terug fysieke evenementen organiseren, zullen de dingen er anders aan toegaan. Mensen zullen in het begin nog niet goed weten wat ze moeten verwachten, ze hebben dus richtlijnen nodig. Het is jouw nummer één prioriteit om de nieuwe regels correct uit te leggen. Doe dit voor je evenement plaatsvindt, zodat je gasten zich kunnen voorbereiden en wennen aan het idee. Voel je vooral niet geremd om meer dan één keer te informeren. 


We raden aan om e-mails te sturen om je nieuwe regels te communiceren, inclusief eventuele sancties bij het niet volgen van de richtlijnen. Deze mail stuur je best apart van alle andere communicatie. Een kort lijstje van regels bij je gewone e-mails voegen, vermindert het belang ervan. Creëer een aparte campagne die alleen focust op het informeren van wat er verwacht wordt. Deze mail kun je bijvoorbeeld sturen juist na het registratieproces. Vervolgens verzend je nog een reminder twee of drie dagen voor het event, zodat de informatie top of mind is.

 


Stap 2: Zorg voor zichtbaarheid en moedig mensen aan om de regels te volgen

De locatie voorbereiden is even belangrijk als je gasten voorbereiden. Borden herinneren, en dat is makkelijker voor mensen om zich aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld een groot bord hangen bij de ingang die de belangrijkste regels weergeeft, en kleinere borden bij de entree van aparte zalen en ruimtes. Vergeet ook de koffie- of eetruimte niet. Zo ziet iedereen de regels en weet hoe hij zich moet gedragen. 

 


Stap 3: Voorzie vriendelijke reminders wanneer nodig

Je gasten zullen in het begin nog niet gewoon zijn aan de nieuwe regels. Het neemt tijd om je aan te passen. Sommige mensen zullen vergeten hun handen te ontsmetten of dragen hun masker fout. Het is daarom een goed idee om vriendelijke herinneringen te voorzien. Spreek af met je team wanneer ze echt moeten ingrijpen. En maak hen duidelijk dat alle aanmaningen vriendelijk moeten gebeuren, en niet agressief of paternalistisch. Je gasten mogen er geen stress of oncomfortabel gevoel bij krijgen.  

 


Stap 4: Voorzie handgel bij de ingang

Los van borden en vriendelijke herinneringen, zorg ervoor dat je genoeg handgeld en indien lokaal verplicht mondmaskers op voorraad hebt en voorzie die in elke ruimte. Zelfs al brengen mensen hun eigen masker mee, jouw exemplaren dienen als aanmoediging om de nieuwe regels te volgen.  

 


Stap 5: Zorg voor een protocol als gasten weigeren de regels te volgen

Niemand wil eigenlijk te maken krijgen met een onwillige gast. Jouw doel is om iedereen een fijne tijd te bezorgen en niet om politieman of -vrouw te spelen. Maar misschien moeten jij en je team waar nodig toch zwaardere maatregelen treffen om iedereen veilig te houden. En dan hebben we het niet meer over vriendelijke herinneringen die mensen af en toe eens nodig hebben. Gasten die onverbiddelijk de regels blijven schenden, wat doe je daarmee, zeker als ze gewelddadig worden?

 

Om te beginnen kan één iemand uit je team vriendelijk vragen om de specifieke regel te volgen. Afhankelijk van je reactie die komt, schat je de situatie in en herhaalt de vraag. Als de persoon blijft weigeren, dan betrek je misschien best de security. Ga zelf geen confrontatie aan, dat kan gevaarlijk zijn. Zorg dat je een security persoon als back-up hebt die de nodige maatregelen kan treffen. Laten we hopen dat deze situaties niet escaleren en dat iedereen gemotiveerd is om de regels te volgen. 

 


In het kort

Het lijkt misschien overweldigend en pure stress, al die nieuwe veiligheidsregels. Hadden we al niet genoeg waarover we ons zorgen moesten maken? Deze situatie is echter het nieuwe normaal. Als we opnieuw fysieke evenementen willen organiseren, dan moeten we het proactief aanpakken en gasten zo snel mogelijk de nieuwe regels laten volgen. Zo zorgen we er samen voor dat iedereen zich veilig voelt. Het zal eventjes tijd kosten voordat zowel jij als je deelnemers gewoon zijn aan de nieuwe regels, maar met het nodige geduld en duidelijke acties, overkom jij deze uitdagingen met glans en bouw je een veilige en comfortabele omgeving voor je gasten. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Rent-A-Willys
Geschenkenbon : op stap met een willys jeep
Rent-A-Willys|
01 December 2021

De pakjestijd komt er (weer) aan. Hier koop je een stijlvolle geschenkenbon waarbij de ontvanger op stap mag gaan met een authentieke willys jeep. Wil je dit koppelen aan WO2, dan kies je voor de "Warbird Route".

Maken oorlogsverhalen je niet blij, dan kies je voor de "Country style jeep tour".

Wat dit juist zo speciaal maakt : de ontvanger van ...

Lees meer

Like Reageer

Lees ook

Mondmaskerplicht zorgt voor groeiend vertrouwen bij concertbezoekers

Mondmaskerplicht zorgt voor groeiend vertrouwen bij concertbezoekers

Fysiek event moeten cancellen? Misschien is dit een oplossing

Fysiek event moeten cancellen? Misschien is dit een oplossing

Meer dan 700 exposanten bevestigd voor ISE 2022

Meer dan 700 exposanten bevestigd voor ISE 2022

Advertenties