Van fysiek naar hybride: hoe vergroot je de impact van je events

Van fysiek naar hybride: hoe vergroot je de impact van je events

Wie had eind 2019 durven voorspellen dat het plannen en organiseren van events er in 2020 en 2021 heel anders zou uitzien? We waren toen volop in onze 'normale' flow van het organiseren van x-aantal events, conferenties en workshops met y-aantal deelnemers. Maar jongens, dat ging niet helemaal volgens plan, ...

 

Langs de andere kant, never waste a good crisis. Crisissen betekenen ook mogelijkheden en nieuwe ideeën. Het is nu dat we elkaar nodig hebben om in gesprek te gaan over de nieuwe wereld en de nieuwe economische scenario’s. We moeten de volgende maanden plannen en beslissen hoe onze wereld zal veranderen. Als je rekening houdt met het aantal bedrijven, merken en organisaties die hun events transformeren tot online events, dan kunnen we zeker zeggen dat deze crisis ons sterker heeft gemaakt en dat we nog meer bereid zijn om onze evenementenstrategie te verdubbelen. Uiteindelijk zullen we weer fysiek samenkomen, want niets verslaat de beleving van live events. Maar deze nieuw ontdekte format zal er voor zorgen dat we de impact van onze toekomstige events nog kunnen verhogen!

 

We zouden kunnen verwachten dat men meer gaat inzetten op hybride evenementen die zowel face-to-face als virtuele ervaringen combineren. Dit helpt om een breder publiek aan te trekken en te kapitaliseren op de online event content. Maar hoe bewegen we van een fysiek naar een hybride evenement op een goede manier? We zetten enkele stappen op een rij die je kunt gebruiken om een gemakkelijke transitie te maken, zowel voor je planningsteam als voor je deelnemers.



Stap 1: Kies de juiste technologie partner

Op dezelfde manier als je je digitale tools inschakelt voor je fysieke eventlogistiek, heb je ook een technologie partner nodig die je kunt vertrouwen met je online event. Het goede nieuws? Er zijn veel technologie providers die zowel duurzame fysieke als virtuele evenementen aankunnen. Begin daarom met je huidige partner te bevragen. Misschien zijn zij de juiste partij om je te ondersteunen bij je online events? Als dat niet is, kun je met hen blijven samenwerken voor je logistiek en zet je een video platform in om je online event te runnen.

 

Of je zoekt een partij die beiden kan combineren. Met andere woorden, je selecteert een tool die je eventmanagement logistiek beheert (zoals promotie, registratieproces, e-mailcampagnes, enzovoort) en die ook je online podium runt voor je virtuele sessies. Neem de tijd om verschillende leveranciers te beoordelen, doe misschien wat testen en bespreek je noden met de verschillende technische teams.

 


Stap 2: Verbeter de beleving van je gasten

Wanneer je naar een fysiek event gaat, dan interageren de mensen met de omgeving zelf door doorheen de locatie te bewegen en te praten met andere gasten. Een online event omgeving is heel vergelijkbaar met het gebruik van een platform of software. Je online deelnemers worden ‘gebruikers’. En wat zorgt ervoor dat gebruikers hun virtuele beleving leuk vinden? Een gemakkelijk gebruik van het platform.

 

Met andere woorden, zorg ervoor dat je virtuele gasten kunnen connecteren met het virtuele podium, interageren met de sprekers, en gemakkelijk hun weg kunnen vinden. Om hun ervaring te verbeteren en je event zo volmaakt mogelijk te maken, laat ze geen tijd verliezen met het testen hoe ze het platform moeten gebruiken. Je virtuele bezoekers een intuïtieve ervaring bieden, is een must voor een succesvol online event.



Stap 3: Zorg dat jouw online gasten zich kunnen engageren en connecteren

Als het gaat over engagement, verschilt je online event niet zo veel van zijn fysieke broer of zus. Als je met een goede technologie partner samenwerkt, dan kun je polls organiseren en Q&A’s sessies doen. Met deze eenvoudige tools help je je gasten interageren met de moderator en de sprekers en kunnen ze zich uitdrukken wanneer ze het nodig vinden.

 

Mensen met elkaar laten praten, is een grotere uitdaging. Je deelnemers kunnen zich niet fysiek mengen en gesprekken starten met andere gasten. In een online omgeving zijn de opties beperkter. Gelukkig zijn er heel wat aanbieders die online netwerkmogelijkheden aanbieden. Bespreek het met je techpartner.

 


Stap 4: Gebruik je online content als een lead magneet

Het heerlijke aan online events is dat je ze kunt opnemen. Deze content kun je blijven gebruiken. Een succesvolle transitie van fysieke naar hybride events betekent dat je de online content kunt uitbuiten en inzetten als lead magneet. Voorzie bijvoorbeeld enkele video’s die je achter een formulier zet, en vraag om gegevens wanneer mensen die willen consulteren. Je kunt hetzelfde doen met de slides van de sprekers. Of je publiceert een e-boek gebaseerd op je content en target hiermee high level leads die later je prospecten of betalende klanten worden.

 


Stap 5: Verdien geld met de online content van je events

Er bestaan een paar manieren om geld te verdienen met je online content, zoals een reeks interviews of chatsessies opnemen met je sprekers en deze verpakken als een informatief product. Geef mensen dan levenslang toegang in ruil voor een bepaald bedrag. Tijdens een fysiek event kun je niet veel meer in rekening brengen dan de aanwezigheid. Met online content kan dat wel!

 


In het kort

Vertraag deze transitie niet! Herinner je je nog wanneer het bloggen begon? Bloggers waren zeldzaam in het begin. Maar met goede promotie en sterke content, konden professionals en liefhebbers hun stem laten horen. Wanneer het bloggen echt populair werd, was het moeilijker om boven het maaiveld uit te steken. Hetzelfde gaat gebeuren met hybride en online events. Ze zijn nu nog nieuw, zorg dat je opvalt en bouw als een van de eersten een sterk evenementenmerk uit. Veel succes!

Reageer

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Sinterklaas - animo vzw
Wegens afzegging heeft sinterklaas een plaats vrij op nu zat 27 nov 2021
Sinterklaas - animo vzw|
23 November 2021

Dag lieve kindjes mama’s, papa’s, oma’s, opa’s  

Sinterklaas, kijkt er naar uit om jullie terug te kunnen bezoeken.

De pieten en mieten kunnen niet wachten om grapjes uit te halen, samen kunnen dansen en lachen.

De kinderen een handje en knuffel kunnen geven en natuurlijk hun pakje niet vergeten.

Lees meer

Like Reageer

Lees ook

XMAS-teambuilding was nog nooit zó tof: online, fysiek én hybride!

XMAS-teambuilding was nog nooit zó tof: online, fysiek én hybride!

Hoe houd je je publiek geboeid tijdens een online event?

Hoe houd je je publiek geboeid tijdens een online event?

Nederland in strenge avondlockdown, België verbiedt privéfeesten

Nederland in strenge avondlockdown, België verbiedt privéfeesten

Advertenties