Hoe ontwerp je een geslaagd online evenement?

Steeds vaker worden evenementen live online gestreamd. Top. Alleen zijn de meeste zo saai om naar te kijken dat kijkers snel weer afhaken. Hoe ontwerp je een online evenement dat wel aanslaat? Je ontdekt het in deze eventplanner.tv aflevering

25-06-2018 -  by Kevin Van der Straeten

Reageer op deze tv aflevering

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan
Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

Transcript

Steeds vaker worden evenementen live online gestreamd. Top. Alleen zijn de meeste zo saai om naar te kijken dat kijkers snel weer afhaken. Hoe ontwerp je een online evenement dat wel aanslaat? Je ontdekt het in deze eventplanner.tv aflevering.

 

Dag Gerdie, welkom in de studio.

 

Dank je wel.

 

Ik denk dat het ondertussen zes jaar geleden was dat je hier ook zat. En toen moest je iedereen ervan overtuigen om met live-online-evenementen te starten. Je vertelde net in de coulissen dat het tegenwoordig omgekeerd is, dat mensen gewoon vragen online van, waar is het live feed.

 

Ja, dat klopt. Ja, zes jaar geleden was het nog een soort van exiting, spannend, iets nieuws. En twee jaar geleden hebben we ook een interview gedaan, en ik keek nog even terug en toen zei ik dat het gewoon geworden was. En nu is het bijna omgedraaid. Nu vragen mensen op social media tijdens evenementen niet of er een livestream is, maar slechts: waar is de livestream, hoe kan ik meekijken?

 

En toch, meer en meer evenementen beginnen live te streamen, dus dat is goed. Maar zoals ik net al in de intro aangaf: wat ik soms zelf heel erg jammer vind, dan denk ik van, oké, ik ga meekijken naar livestream, maar dan is het ontzettend saai. Of alleen maar een camera die op het gebeuren staat en als iedereen dan pauze ziet, ja, dan zit je er thuis ook maar op te gapen. Hoe pak je het dan wel aan om ervoor te zorgen dat dat toch een soort tv-show wordt die leuk is om naar te kijken?

 

Ja. Nou, je moet het ontwerpen. Dus je moet ook een online evenement ontwerpen, net zoals je een live evenement doet.

 

En als we dat willen gaan doen, waar starten we dan? Want een gewoon evenement, dat kennen we ondertussen wel, maar een live evenement zal toch wel weer net iets anders zijn.

 

Ja, ietsje anders, maar je start met hetzelfde. Je start met te kijken, wat wil je eigenlijk bereiken met je online evenement. En daarna kijk je: wie wil je bereiken. Maar als je nou eens start met te kijken: waarom wil je eigenlijk een online evenement organiseren? Nou, dat kan zijn omdat je het als service ziet, voor mensen die niet kunnen die dag, of niet willen, of niet mogen. Het kan zijn dat je extra bereik wilt. Dat je een grotere doelgroep wilt bereiken. Soms wordt een online evenement georganiseerd om een nieuwe doelgroep aan te spreken, een soort secundaire doelgroep. Kan ook zijn dat je bijvoorbeeld een verbondenheid tussen verschillende evenementen op dezelfde plek tot stand wil brengen. Dat zijn allemaal redenen om een evenement, om een online evenement, te organiseren. Dus die moet je scherp hebben. En dan ga je kijken naar: wat organiseer je nou eigenlijk? Is dit een live evenement waar je een camera op zet, of is dit zoals we hier nu bijvoorbeeld zitten, is het eigenlijk een evenement waar de online deelnemer prioriteit heeft. Dus dat je een heel klein evenementje hebt, live, maar juist heel groot online. Of is het fiftyfifty? Tellen zowel de live als de online doelgroep even zwaar mee? Dat zijn eigenlijk de drie hoofdvormen in het organiseren van een online event en in het ontwerp ervan. Dus daar begint het mee. Want het is nogal een verschil of je bijvoorbeeld een congres hebt en je zet er, zoals je in het begin zo mooi zegt, een camera op en je kanals een soort luistervinkje meekijken. Of ben jij de belangrijkste deelnemer en wordt het programma voor jou georganiseerd.

 

Maar hoe doe je dat dan? Want als de prioriteit op een van die twee doelgroepen ligt, dan is het heel duidelijk. Dan krijgt dat de overhand en dan ga je daarop focussen.

 

Ja.

 

Maar wordt het niet heel erg moeilijk als je zegt van nou, oké, ik wil die twee doelgroepen echt evenwaardig gaan benaderen?

 

Ja. Ja, dat is ook heel erg moeilijk. En wat je ziet is dat bij het ontwerpen het wel begint met allebei de doelroepen zijn net zo belangrijk. En hoe dichter je bij dat live evenement komt, hoe belangrijker de live-deelnemers worden. Uiteindelijk komt het er bijna altijd op neer dat het live evenement het belangrijkste is. Want dat zijn de mensen die je ontvangt, dat zijn de sprekers die je in huis hebt. Dus het is hartstikke moeilijk om die twee doelgroepen evenveel aandacht te geven.

 

Ik snap vanuit een eerste reflex dat die meer belangrijker, Langs de andere kant, bij heel veel evenementen is die grootste doelgroep net degenen die online zitten.

 

Is online. Ja, absoluut. Dus vandaar mijn pleidooi om het ook echt te ontwerpen voor een online doelgroep. Dus niet zomaar de camera erop te zetten, maar na te denken: wat wil je echt met die online mensen? Wil je alleen maar dat ze volgend jaar ook komen? Of wil je dat ze iets gaan doen? Dat ze bijvoorbeeld iets gaan bestellen, of ergens op klikken, of iets downloaden.

 

Of interactie.

 

Of interactie. Wil je dat ze gaan netwerken met elkaar?

 

Al met elkaar?

 

Ja, met elkaar.

 

Ik was nog een stap vroeger. Ik was aan het denken, feedback of vragen stellen.

 

Zou ook nog kunnen. Ja, want we willen liever niet dat ze interfereren met mensen op het live evenement.

 

En waarom is dat? Dat zou toch ook een interessante kunnen zijn?

 

Ja, dat zou interessant kunnen zijn, maar als je nou de moeite hebt genomen om ergens heen te gaan, dan vind ik eigenlijk dat je ook mensen de kans moet geven om helemaal in dat evenement te zijn.

 

Ja. En ook weer niet achter een scherm terwijl…

 

Ja, niet de hele tijd op een telefoon naar een livestream te gaan zitten kijken. Nee.

 

Oké, maar dan praktisch: oké, jij beslist van, ik wil voor die twee doelgroepen gaan…

 

Ja, bijvoorbeeld.

 

Maar dan zit je toch al meteen: je hebt een dagvoorzitter, je hebt sprekers, moeten zij dan andere dingen gaan doen dan ze anders zouden doen?

 

Nou, je moet eens goed kijken, de doelstelling voor de online doelgroep is meestal compleet anders dan voor de mensen in de zaal. Dus daar moet je je ten eerste bewust van zijn. Wat wil je met die online deelnemer? En dan de tweede: wie is die online deelnemer?

 

Dat is ook belangrijk.

 

Ik weet zeker dat er weinig mensen zijn die daaraan denken. Die dus ook een online evenement ontwerpen vanuit hun eigen belevingswereld, vanuit hun eigen perspectief. Wat wil ik overbrengen, welke kennis wil ik overdragen?

 

Of misschien vanuit de kennis die ze hebben over hun publiek dat aanwezig is. Maar dat hoeven, terecht, niet dezelfde mensen te zijn als die online kijken.

 

Nee, ik denk dat daarin een heel groot verschil zit. Want de mensen die online kijken zijn natuurlijk de mensen die niet gekomen zijn en die je wel had uitgenodigd. Maar dat kunnen ook mensen zijn die via social media zien dat er een livestream is en die gewoon ergens vandaan aanhaken. Misschien ken je ze wel helemaal niet. Het kan ook zijn bijvoorbeeld, een evenement heeft een primaire doelgroep. Bijvoorbeeld mensen laten kennismaken met een nieuwe opleiding. Heb ik laatst bij de hand gehad. Dat ging over – dat was wel interessant - over potentiële nieuwe studenten. Maar dan heb je ook een doelgroep, ouders en mentoren van vooropleidingen. Nou, die zouden bijvoorbeeld via online kunnen aanhaken. Maar die hebben een hele andere doelstelling dan dat je die jonge studenten in de klas wilt hebben.

 

Maar dat betekent dat je ook perfect andere content zou kunnen brengen.

 

Ja.

 

Een stuk misschien overlap, een stuk ook anders.

 

Ja. Een stukje overlap. En gebruik maken van de sprekers die er al zijn, de demonstraties die worden gegeven, nou, van alles. Maar je zou ook een heel ander programma kunnen maken. Ja, absoluut.

 

Eigenlijk een soort tv-setje naast het podium waar je de sprekers binnenloodst zodra ze van het podium af komen.

 

Ja. Maar je zou ook een hele andere opzet kunnen maken. Je zou ook bijvoorbeeld op een evenement, Er zijn heel veel bedrijven die worstelen bijvoorbeeld om jongere werknemers te krijgen. Nou, hoe leuk is het als je bijvoorbeeld iemand die jong is over een evenement laat gaan, en vanuit zijn perspectief online mee kunnen kijken. Weet je, je kunt tienduizenden dingen verzinnen als je maar eerst weet wat je eigenlijk wilt met die online deelnemer. En dan heb je die online deelnemer… eigenlijk zijn het er twee. Want je hebt er een die op dat moment meekijkt. Maar de groep mensen die terugkijkt achteraf wordt steeds groter en groter. En dat is nog een hele andere beleving. Want dan heb jeeen hele andere vorm van interactie, of misschien wel geen interactie meer.

 

Om het wat concreter te maken; heb je een voorbeeld van een evenement waarvan jij zegt: die doen het nu echt goed?

 

Ja, wat ik supertof vind is Tomorrowland. Is helemaal buiten mijn eigen belevingswereld, zo’n festival. Maar wat ik daar heel mooi vind is dat ze je raken. Het is een festival dat tegelijkertijd op meerdere plekken wordt georganiseerd, hè. En er is een livestream met een verbinding tussen al die locaties. En je kan het filmpje googelen. Je krijgt kippenvel als je het ziet. Je hebt het gevoel dat je onderdeel bent van een hele grote beweging wereldwijd. En dat vind ik zelf een hele mooie.

 

Maar dat is natuurlijk een festival, dat gaat om muziek.

 

Ja.

 

Dat is natuurlijk heel knap gedaan, maar dat is misschien nog makkelijk te doen. Maar als je het als concept naar bijvoorbeeld een congres moet vertalen, wordt het toch veel moeilijker om die belevingsfactor daarin te krijgen.

 

Ja, die beleving is best wel lastig, dat klopt. Het is moeilijker om mensen te raken.

 

Want een live evenement kan soms al saai zijn. Ja nee, maar als je alleen maar naar sprekers zit te kijken, oké, er wordt ook heel erg gewerkt om dat interactiever en van alles te maken…

 

Maar dat proberen we ook met die online deelnemer. Dus als je gaat ontwerpen begin dan met het ontwerpen vanuit het perspectief van die online deelnemer. Dus je stelt je voor dat je achter je laptop zit, of misschien nog wel toepasselijker, dat je met je telefoon in je hand iets anders aan het doen bent en dat je dan mensen in jouw online programma wilt zuigen. Een concreet voorbeeld: begin een online evenement nooit met de huishoudelijke mededelingen. Of met: welkom, wat fijn dat je er bent, we zijn hier in België in Lint in een studio en ik zit hier met Kevin, en nou, trouwens, als u vragen heeft… Een heel verhaal. Dan zijn mensen al weg. Typisch bij een online evenement, begin je met het onderwerp. En: waarom zou je moeten kijken. Is een heel klein dingetje, maar dat maakt de wereld van verschil. Anders zijn mensen de eerste paar minuten alweer afgehaakt.

 

Ja, maar dat geldt eigenlijk ook voor klassieke televisie, hè.

 

Ja, voor televisie.

 

Dat is ook een reden waarom de omroepsters… Alleen, nu worden ze vaak vervangen door een andere vorm van omroepen. Maar daarvoor was het ook, hè.

 

Ja. Dus je zit heel erg op de scheidslijn tussen evenementen en televisie. En daarom is het ook lastiger om, Die emotie willen we heel graag in die congres online ook over proberen te brengen. En dat is moeilijk. Dan moeten we goede sprekers... door mensen verhalen te laten delen, door een presentator die ook kwetsbaar kan zijn. Door interactie. Je kan van alles verzinnen. Je kan iets met muziek doen. Dat je mensen dezelfde playlist bijvoorbeeld geeft. Muziek die meebeweegt met de golven van het evenement. En eigenlijk denk ik waar we naartoe zouden moeten gaan, is dat je een soort storytelling doet maar dan voor online deelnemers. Dus dat je bijvoorbeeld echt zegt: in dit evenement gaan we die vraag oplossen. Over 45 minuten weet jij hoe je jonger personeel moet werven bijvoorbeeld. Dus heel erg efficiënt moet je het insteken. Maar ook afwisselend. Dus bijvoorbeeld nooit meer dan drie tot vijf minuten hetzelfde format. Dus je gaat niet 45 minuten alleen maar interviewen bijvoorbeeld, met een en dezelfde persoon. Er moet interactie met de online deelnemer in zitten. Dat je aan een poll kunt meedoen en vragen kunt beantwoorden, of ergens op kunt stemmen.

 

Om mensen wakker te houden.

 

Ja. Nou, betrokken te houden. Dat is hartstikke moeilijk, als mensen iets anders aan het doen zijn en alleen maar op hun telefoon meekijken.

 

Ja, je zegt nu net, 45 minuten, dat is nog een tijdsspanne die je kunt overbruggen als kijker. Maar er zijn ook evenementen die een hele dag lopen. Dan gaat er toch niemand van ’s ochtends tot ’s avonds zitten kijken?

 

Nou, het zal je verbazen. Ja, er zijn wel mensen, Bijvoorbeeld, stel – uit eigen praktijk – je hebt een evenement in Azië, een belangrijke vakbeurs waar nieuwe machines worden gepresenteerd. Die beurs wordt het ene jaar in Azië georganiseerd, het andere jaar in Europa. Op het moment dat die in Azië is, kijken mensen uit Europa. Nou, ik denk niet dat ze de hele dag gekluisterd zijn aan het televisieprogramma. Maar die vinden het wel leuk om even met ons mee online over de beurs te lopen. Even te zien wat er allemaal gebeurt.

 

Maar maak je dan een soort programmaschema, van, op dat moment kun je dat verwachten. Dat mensen kunnen instemmen op momenten dat…

 

Ja, dat kun je doen, maar dat hangt van je doelstelling af. Want je kunt zoveel vormen verzinnen. Je kunt over een beurs rondlopen, je kunt een studioprogrammaatje maken. Prijsuitreikingen zijn er vaak op congressen en op beurzen. Daar maak je bijvoorbeeld weer een korte impressie van, alleen maar voor de socialmediakanalen. Wat je steeds meer ziet is dat zo’n evenement gebruikt wordt als contentgenerator. Dus eigenlijk dat er materiaal gemaakt wordt evenementonafhankelijk, maar juist voor die andere 364 dagen per jaar. Dan maak je echt een televisiestudio zoals we hier zitten met content die relevant is voor daarna. We noemen het allemaal een online event maar het is net als toen je voor het eerst evenementen professioneel ging organiseren, We komen echt in de professionalisering. We gaan er nu over nadenken. Dus krijg je ook allerlei vormen van online events. We noemen het een online event als je nu met je iPad live gaat via Facebook, is ook een online event.

 

Ja, het kan ook simpel zijn, hè.

 

Supersimpel.

 

Een laatste vraag: wat is het allerleukste dat jij tot hier toe hebt mogen doen voor een online live evenement?

 

Ja, ik heb laatst – dat vond ik wel tof, was de eerste keer – heb ik Duncan Stutterheim geïnterviewd, van de grote dance-organisaties.

 

Dat was op EventSummit zeker?

 

Ja, klopt. Die heb ik geïnterviewd met een 360 graden virtual-realityrobot. Dat was heel spannend. Want die robot bewoog en ik interviewde hem, en dat werd dan 360 graden uitgezonden. Dus als kijker kon je waar dan ook in de ruimte meekijken. En dat vond ik heel spannend en leuk.

 

Dat is wel eng, ja.

 

Het was een beetje gek. En het was vooral een wake-upcall van, denk heel goed na als je dit soort technologie in gaat zetten. Want mensen kijken naar het plafond, mensen zouden hier de hele studio zien. Nou ja.

 

Dan moesten we opruimen.

 

recies, dan moet je gaan opruimen. Maar het was wel superleuk om te doen en te kijken wat er allemaal kan. En je geeft de regie aan de deelnemer, dat is er ook heel erg leuk aan.

 

Ja, inderdaad. Gerdie, dank je wel voor alle tips, en waarschijnlijk tot binnen twee jaar dan.

 

Is goed.

 

En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.

Nieuwsbrief

Advertenties