Wat maakt events nu echt waardevol? Misschien is het de inhoud van de presentaties, of de unieke ervaringen?
De waarheid is, en dat had je misschien niet verwacht, dat events aan relevantie winnen, zelfs in deze digitale tijd. Hoe kan dit nu terwijl zoveel communicatie, netwerking en kennisdeling echt handelswaar geworden is?
Het antwoord is simpel: niets kan het menselijke element vervangen dat inherent is aan events. Het maakt niet uit hoeveel tijd mensen op social media zitten of digitaal communiceren via e-mail. Er bestaat niets authentieker en transformatiever dan een persoonlijke ervaring en de mogelijkheid om te delen met gelijkgestemde mensen. Dat is waarom deelnemersengagement op evenementen zo cruciaal is.
Mensen snakken iets dat hem uit hun kantoren haalt, hun ogen weghoudt van schermen, en hen helpt om echt te verbinden met andere professionals. Hogere niveaus van engagement en interactie leiden vervolgens tot samenwerkingen over sectoren heen en tot projecten die verderlopen na het evenement.
De paradox is echter dat het altijd maar moeilijker wordt om je gasten te verrassen en hen aan boord te houden met nieuwe engagements- of interactiemethodes. Om je te helpen met iets nieuws te komen tijdens je volgende evenement, hebben we een lijstje opgesteld waarmee je de interactie-ervaringen van je gasten kunt verhogen:
Gebruik het onlogisch 'model van aanwezigheid'
Dat klinkt bijzonder vreemd, vind je niet? Het ‘onlogisch’ model is echter een legitiem eventmodel, het is een los georganiseerde format die de nadruk legt op een informele manier van inzichten en ideeën delen tussen de aanwezigen, eerder dan het volgen van een klassiek gestructureerd evenement schema.
Ondernemer Robin Zanderzegt er dit over: “als gasten arriveren hangt er een agenda aan de muur met timeslots en vergaderzalen. Professionals delen een thema of een vraag die ze graag zouden willen bespreken en kennen die toe aan een timeslot. Als je een topic aangeeft, is het je verantwoordelijkheid om op te dagen tijdens de sessie en je onderwerp te introduceren. Als je geen sessie host, dan ben je vrij om andere sessies bij te wonen."
Deze nieuwe format vereist drie types van gasten: de leiders (zij zetten het grootste deel van de informele conversaties op), de notuleurs (zij zijn verantwoordelijk voor de notities) en de nomaden (de deelnemers die switchen tussen de workshops en seminaries).
Het mooie van deze format is dat iedereen wordt aangemoedigd om deel te nemen.
Organiseer een quiz met gepersonaliseerde resultaten
Mensen houden ervan iets over henzelf te ontdekken. Dat is waarom gepersonaliseerde quizzen een belangrijk element zijn bij het ontgrendelen van het deelnemersengagement en de -interactie.
Een van je moderatoren of sprekers kan bijvoorbeeld een persoonlijkheidstest organiseren. Hij kan de deelnemers vragen om een aantal antwoorden op bepaalde vragen neer te schrijven. Afhankelijk van de antwoorden, deelt hij de deelnemers op in groepen, en vraagt hen bij hun ‘groep’ te gaan zitten.
Dan legt de moderator of spreker uit wat de resultaten van elke groep betekenen. Als dit element correct georganiseerd wordt, kan dit super plezierig zijn voor de deelnemers en hen motiveren om nog meer met de evenementomgeving en de andere deelnemers te engageren.
Betrek je gasten in real-time oplossingen
Laat je gasten zelfs hoofdrolspelers worden door hen te vragen deel te nemen aan real-time probleemoplossingen. Dit betekent dat je verschillende groepen maakt en aan elk van hen de vraag stelt een oplossing te vinden voor een sectorspecifiek probleem.
Je voorziet de groepen best van alle noodzakelijke instrumenten die hen helpen pertinente antwoorden te vinden voor de uitdagingen. Deze activiteit zal ook de band versterken tussen je gasten, en hen motiveren om met elkaar in interactie te gaan.
Q&A in het begin van elke sessie
Iedereen verwacht een Q&A moment op het einde van een presentatie. Maar wat als je nu eens iets heel onverwachts zou doen? Bijvoorbeeld een Q&A sessie organiseren voor de sessie, met ook vragen die ruimer gaan dan het topic?
Vraag je gasten voor het event om na de denken over gekke vragen voor de sprekers. Vragen die niets te maken hebben met het onderwerp, zoals bijvoorbeeld hun favoriete tv-show of minst lekkere eten. Deze activiteit is plezierig en brengt iedereen in een opgewekte sfeer. Het zal je gasten ook motiveren om opener en actiever te zijn in de interacties met de sprekers.
Doe een live-poll met een unieke twist
Volgens Kevin Van der Straeten's boek EVENTPLANNER bestaan er altijd nieuwe manieren om je gasten te laten stemmen op bepaalde topics. Een van deze manieren is hen te laten stemmen met hun voeten. "Als je aan mensen vraagt om hun opinie op een fysieke manier uit te drukken, kan dit een handig alternatief zijn van dure stemsystemen. Je kunt de deelnemers vragen zich te verplaatsen naar een bepaald stemgebied dat overeenstemt met hun opinie. Dan kunnen ze zich verder links of rechts bewegen langs een muur afhankelijk van hun standpunten over specifieke onderwerpen.”
Kevin stelt dat deze manier niet alleen zorgt voor een hoger niveau van engagement, als organisator zie je ook de groep in zijn geheel, reagerend op een specifiek probleem.
In het kort
Ben jij er klaar voor om je gasten meer te laten interageren? Je event gaat namelijk niet over jou, maar over je gasten, hun noden en hun verwachtingen. Zorg er zeker voor dat je een veilige en relaxte omgeving creëert waar iedereen zich welkom voelt en ervaart dat men naar hem luistert. Dit zal je deelnemers helpen om zich opener op te stellen en meer in contact te treden met elkaar en met de evenementomgeving. Veel succes!
