Iedereen die evenementen organiseert kent dat moment. De planning is bijna voltooid, de leveranciers zijn bevestigd, het programma is klaar... en dan komt de briefing.
Ineens moet je e-mails schrijven naar cateraars, technici, gastheren, beveiligingspersoneel, sprekers, productieteams, vrijwilligers en tientallen andere belanghebbenden. Elk bericht vereist net iets andere informatie. Elke leverancier heeft een andere versie nodig. En als er iets verandert, wat bijna altijd het geval is, stuur je opnieuw updates.
Voordat je het weet, circuleren er meerdere versies van de briefing. Mensen sturen verouderde e-mails door. Iemand heeft een belangrijke update gemist. En de dag van het evenement begint met onnodige verwarring.
Klinkt dat bekend?
Datzelfde probleem inspireerde ons om de nieuwe Briefings-module te ontwikkelen voor de eventsoftware van eventplanner.net. Je kunt je nu aanmelden voor een beperkte bètatest met vroege toegang om als een van de eersten de module uit te proberen.
Eén briefing, perfect afgestemd op elke stakeholder
In plaats van handmatig tientallen verschillende briefingmails te schrijven en te onderhouden, kun je met de nieuwe Briefings-module één gestructureerd briefingdocument maken dat is opgebouwd uit flexibele inhoudsblokken. Je voegt eenvoudig de informatie toe die je wilt delen en bepaalt wie welke onderdelen te zien krijgt.
Sommige blokken kunnen zichtbaar zijn voor iedereen die bij het evenement betrokken is. Andere kunnen gericht zijn op specifieke categorieën leveranciers; bijvoorbeeld alle cateraars, alle technici of al het beveiligingspersoneel. En indien nodig kun je zelfs blokken toevoegen die alleen bedoeld zijn voor individuele gebruikers of combinaties daarvan.
Hierdoor is het ontzettend eenvoudig om precies de juiste informatie aan de juiste mensen te leveren, zonder hen te overladen met details die irrelevant zijn voor hun functie.
Je cateraar ziet wat hij moet weten. Jouw productieteam krijgt de technische details. Je presentatoren ontvangen de informatie die relevant is voor hun rol. Iedereen krijgt wat hij nodig heeft - niet meer, niet minder. Zo blijft iedereen gefocust.
Altijd de nieuwste versie, automatisch
Zodra je briefing klaar is, publiceer je deze en stuur je hem naar alle betrokkenen. Vanaf dat moment heeft iedereen toegang tot de meest recente versie van de briefing. Als er iets verandert, hoef je de briefing slechts één keer bij te werken en de wijziging is direct zichtbaar voor iedereen die deze nodig heeft. Geen verouderde pdf's meer. Geen gedoe meer met het doorsturen van nieuwe versies. Geen zorgen meer of iedereen de meest recente informatie heeft ontvangen. Iedereen die bij je evenement betrokken is, heeft altijd toegang tot de meest actuele briefing.
Geïntegreerd met je draaiboek
Wat deze nieuwe tool nog krachtiger maakt, is de naadloze integratie met de andere tools binnen het eventplanner.net-platform. De briefing bevat automatisch de relevante regels voor het draaiboek voor elke betrokkene, waardoor ze een duidelijk en volledig overzicht krijgen van waar ze moeten zijn, wanneer ze er moeten zijn en waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
In plaats van te moeten schakelen tussen documenten en e-mails, ontvangt elke betrokkene één overzichtelijk en gepersonaliseerd briefingpakket met alles wat ze nodig hebben voor het evenement.
Dit is weer een stap in de richting van wat eventplanner.net wil zijn: een uniform platform voor evenementenbeheer dat de operationele kant van het organiseren van evenementen stroomlijnt.
Krijg als eerste toegang
De nieuwe Briefings-module bevindt zich momenteel in de bètafase en we nodigen eventorganisatoren uit om ons te helpen deze te testen en te verbeteren. De toegang tot de bèta is beperkt, dus als je tot de eersten wilt behoren die ervaren hoe deze nieuwe tool jouw eventcommunicatie kan vereenvoudigen, kun je je nu aanmelden voor de wachtlijst.
Meld je hier aan voor vroege bètatoegang
Bron: Photo: iStockPhoto 1338059676
