Hoe zet je een efficiënte check-in op voor je evenement?

Hoe zet je een efficiënte check-in op voor je evenement?

Als je je evenement wil starten met een ramp, dwing dan je bezoekers om eindeloze wachtrijen te doorstaan en geef ze stressvolle 'check-in'-procedures. De entree van het evenement staat ook wel bekend als de accreditatie en gaat om de toegang tot je evenement en specifieke gedeelten ervan, die je verleent aan bezoekers (bijvoorbeeld door middel van toegangsgegevens).

 

Zoals eventprofessional Julia Rutherford Silvers stelt: "de professionele eventcoördinator moet de juiste mate en het soort van het accreditatiesysteem bepalen om te voldoen aan de beveiligingsbehoeften van het evenement, eventstakehouders en het eventpubliek. Het geselecteerde systeem moet geïntegreerd worden in de plattegrond, het budget en de operaties. Geschikt(e) beleid en procedures moeten opgesteld worden, materialen moeten worden ingekocht en het personeel moet worden opgeleid."

 

Rutherford Silvers geeft verder aan: "het soort en de grootte van je accreditatiesysteem wordt bepaald door het soort evenement en het doel ervan, evenals door de behoefte om de toegang tot bepaalde gedeelten, mensen, activiteiten, informatie, uitrustig of materialen te controleren". Als dit niet op de juiste wijze wordt uitgevoerd, kan de toegangscontrole chaotisch verlopen, wat de positieve impact van je evenement vermindert. Je bezoekers zullen ontevreden zijn en zullen minder enthousiast van hun belevingen genieten. De kwaliteit van je evenement zal er dus aanzienlijk onder lijden. Kijk om te voorkomen dat dat gebeurt eens naar de volgende tips over hoe je een efficiënt entreesysteem opzet.

 

 

Tip 1. Moedig de bezoekers aan om hun badge voor het evenement uit te printen

Lange wachtrijen komen voor wanneer het identificeren van en toegang verlenen aan iedere persoon langer duurt dan het hoort. Stel je eens voor: de bezoekers komt bij de incheckbalie, maakt zijn of haar identiteit bekend, wacht tot jij de badge uitprint en vouwt, en loopt dan pas de eventlocatie binnen. Als je deze procedure wil versnellen, kan je gemakkelijk meerdere incheckbalies inrichten.

 

Er is echter nog een truc die je kan inzetten (waarbij je geld bespaart op personeel): moedig je bezoekers aan om hun badge al voorafgaand aan het evenement af te drukken. Doordat ze hun badge bij de hand hebben, kunnen bezoekers gewoon de eventlocatie binnenlopen of naar de incheckbalie gaan voor de plastic badgehoes en goody-bag. Hierdoor verkort je hun wachttijd en zorg je voor een gemakkelijke doorstroom van gasten. Om je bezoekers te overtuigen om badges af te drukken voor het evenement, kan je altijd aangeven dat het ter plaatse uitprinten van de badge extra kosten met zich meebrengt.

 

 

Tip 2. Zet een geautomatiseerd inchecksysteem op

In plaats van meerdere incheckbalies in te richten, kan je altijd een geautomatiseerd accreditatiesysteem opzetten. Je kan bijvoorbeeld een aantal incheckmachines installeren die de bezoekers identificeert en die de badges direct afdrukt. Dit proces werkt het best als je de gasten laat weten dat ze hun persoonlijke QR-identificatiecode kunnen downloaden.

 

Vervolgens gaan ze naar de incheckmachine, scannen ze de code en krijgen ze hun badge. Het wordt natuurlijk wel aangeraden om ondersteuning te leveren, dus als je de geautomatiseerde incheckmachines besluit te gebruiken, zorg dan dat je een paar vrijwilligers aanstelt om de bezoekers te begeleiden bij het incheckproces.

 

 

Tip 3. Zorg voor meerdere stroomrichtingen

Als je een efficiënte entreedynamiek wil runnen, moet je zorgen voor meerdere ingangen en stroomrichtingen. In het geval van grote evenementen, zoek je naar eventlocaties die meerdere roltrappen en entrees hebben. Zo versnel je de accreditatieprocedure, en hoeven mensen niet erg lang te wachten om de eventlocatie binnen te gaan.

 

 

Tip 4. Zorg voor badges met speciale codes

Afhankelijk van het soort evenement en het doel ervan, is de incheckprocedure misschien nog niet klaar na de algemene accreditatieprocedure. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een handelsbeurs plant, en afhankelijk van het soort bezoekers zullen sommige gasten toegang hebben tot de kennissessies, terwijl anderen dat niet hebben.

 

In dat geval zal je mensen moeten aanstellen die de identiteit van iedere bezoeker vaststellen voordat ze hem of haar toelaten tot het kennisgedeelte. Om deze procedure zo snel mogelijk te laten verlopen, zorg je voor badges met speciale codes die de toegangsrechten van iedere bezoeker aangeven. Daarna kunnen de vrijwilligers de code van de gasten scannen die willen meedoen aan de kennissessies.

 

 

Tip 5. Overweeg om gezichtsherkenningstechnologie in te zetten

Alhoewel het concept nog relatief nieuw is en nog niet veel gebruikt wordt in de evenementensector, zal gezichtsherkenning de toekomst van incheckdynamieken bepalen. Een gezichtsherkenningssysteem gebruikt verschillende biometrische technologieën en stelt je in staat om automatisch de bezoekers te identificeren. Hiermee versnel je het accreditatieproces en zorg je dat de bezoekersstroom soepeler verloopt.

 

 

Conclusie

Een van de eerste interacties met de evenementenomgeving is de incheckbalie. Daarom is het belangrijk om een stressvrije accreditatiebeleving aan je bezoekers te bieden, zonder lange wachtrijen of verwarrende identificatieprocedures.

Reageer op dit artikel

Heb je al een account op eventplanner.nl? Meld je aan

Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

 

  • Novice

    Mooi artikel om mensen bewust te maken van de dynamiek bij publieksstromen.
    Zelf vind ik het enigzins achterhaald om bezoekers te vragen hun ticket te printen.
    In 2018 heeft (bijna) iedereen een smartphone vanwaar de QR code gescand kan worden, mits de apparatuur daarvoor geschikt is.
    Naast het gemak voor de bezoeker, draagt het ook bij aan de ‘groene gedachte’ (minder papierverbruik).

    Ook goed om te bedenken, is het ‘kudde-gedrag’ wat de mens kenmerkt.
    Ooit opgevallen, dat groepen mensen onbewust aansluiten bij de langste rij?
    Dit kan deels door goede bewegwijzering, maar beter is het door mensen actief te wijzen op alle beschikbare incheckbalies.
    In plaats van bezoekers naar een incheckmogelijk te laten zoeken, kan je ook de incheckbalie nasr de bezoeker laten komen.
    Gewapend met smartphone, portable printer en de juiste software kan een host(ess) actief de mensen inchecken en zo de negatieve perceptie van lange rijen wegnemen.
    Er zijn dan namelijk geen rijen...

    Remco Teunissen [RTN Showsupport] ( 2018-02-25 - 21:41u )

  • Novice

    Dag Remco,

    Helemaal eens met je opmerkingen, ook voor het printen van tickets. Dat kan inderdaad beter via een QR code op het scherm. De redacteur in dit artikel heeft het echter niet over tickets, maar over badges. Als die dan toch geprint moeten worden (bijvoorbeeld om te netwerken, security, ...), dan maakt het niet veel uit of je dat thuis of op het event doet. Thuis maakt in dat geval dat je er niet voor moet aanschuiven.

    Kevin Van der Straeten [Pink Minds Media] ( 2018-02-26 - 05:49u )

  • Novice

    Nu ben ik zelf als leverancier van de on-site toegangsregistratie techniek enigszins bevooroordeeld, maar zelf een badge uitprinten en vouwen en in een houder stoppen vind ik altijd een beetje gast onvriendelijk. Ja, De hardware/printers/hostessen kosten tijd/geld/moeite om te organiseren maar het voegt wel een stukje service naar je gasten toe, helemaal wanneer je daar extra diensten op koppelt zoals berichtje met een reminder met zijn custom programma, of een scherm achter de hostess waar de gast zijn info direct op ziet.

    Met de huidige generatie badge-kleuren printers kan je snel en kosten efficiënt de gast toch een mooie badge geven zonder direct voor duizenden euro's te laten voorbedrukken, daarnaast zijn dit soort badges perfect geschikt om elke gast zijn eigen programma met zijn gekozen break-out sessions te geven (waarbij je die info direct ter visuele controle kan gebruiken of iemand wel in die sessie mag zitten), ook bied dit heel veel mogelijkheden voor standhouders, je kan verschillende kleuren badges hanteren afhankelijk van de doelgroep waar iemand in zit, op die manier kan een standhouder makkelijker filteren wie voor hem interessant is (of juist niet)
    Gasten verwachten overigens in hoge mate wel dat ze hun uitnodiging/e-ticket niet meer hoeven te printen om in te checken, we zien het voorkomen op evenementen waar de organisatie dit in de uitnodiging expliciet vermelde, en toch heeft een 35% hem toch op zijn telefoon bij. Nu is dat voor ons geen probleem aangezien we eigenlijk alleen maar moderne scanners gebruiken die normale als qr codes prima van schermpjes lezen, dus dat geeft geen vertraging, maar met 1d laser scanners kom je er nu niet meer.
    De stromen van mensen is wel een enorm belangrijk punt om rekening mee te houden met je indeling en planning, het is al eerdergenoemd maar ik denk dat dit af en toe een ondergeschoven kindje is terwijl hier zoveel op te winnen is.
    Wij proberen (mits we niet beperkt worden door de ruimte waar we staan) altijd de gasten zo recht mogelijk op de balies te laten aflopen, hierdoor kunnen mensen zich goed oriënteren en zien ze de verschillende rijen, we hebben enkele locaties waar we de opstelling niet optimaal kunnen neerzetten (voornamelijk ook evenementen waar 1500+ deelnemers in een uur binnen komen, dat kost veel ruimte), hier merken we grote verschillen in de hoeveelheid gasten de balies afhandelen die minder optimaal staan, het is dan belangrijk op de piek momenten acties een medewerker neer te zetten voor de balies om mensen te helpen de juiste kant op te gaan, hierdoor krijgt elke balie een constante flow aan mensen en heb je tijdens je piekmoment een stuk minder lange wachtrij.
    Overigens is guestflow iets wat verder gaat dan alleen je toegangsregistratie, leuk dat je 15 balies hebt om in te checken die super optimaal werken, als je 20 meter verderop een garderobe hebt met 2 mensen, of de koffiebalie heeft te weinig capaciteit en die extra balie voor die goodiebag kan het ook niet aan schiet het niet op, het kan dan soms beter zijn om bij de ingang een beperkte rij te laten ontstaan om zo de druk op de andere delen iets te verminderen.
    De tevredenheid over het incheck proces neemt dan iets af, maar daardoor scoort de rest van je event wat beter.

    Gezichtsherkenning begint interessant te worden, maar net als de shakeon bandjes bij een ander event recent zou ik ze nog niet erg grootschalig inzetten gezien de technieken nog niet volwassen en soepel genoeg zijn.

    Tonnie Puijk [Beheerd Events] ( 2018-02-26 - 11:07u )

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten Bestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Sunday
Meer weer

Vacatures