Savvy Congress

NS stakingen, slechte weersomstandigheden.. #BeSavvy en wees goed voorbereid. Zorg voor een hybride of online back-up. Bij Savvy Congress kan er snel geschakeld worden tussen fysiek, hybride en online.

#besavvy #thinkforward #forwardfriday

De Coronapandemie heeft de weg vrijgemaakt voor virtuele en digitale mogelijkheden tijdens vergaderingen en congressen. Mensen zijn gewend geraakt aan het gebruik van de digitale tools en zijn hier ook steeds handiger in geworden. De digitalisatie wordt niet alleen meer gebruikt voor kennis overdracht, maar ook om interactie te creëren tussen de spreker en de deelnemers en de deelnemers onderling tijdens fysieke, hybride en online evenementen.

De digitalisatie brengt vele voordelen met zich mee, zoals het verzamelen van data, de mogelijkheid om direct te evalueren en verbinding te creëren met de deelnemers. Door interactie toe te voegen, wordt de deelnemer bij het evenement betrokken en is er real-time participatie tussen de deelnemers. Dit geldt ook voor fysieke evenementen. Een evenement organiseren zonder een digitale oplossing is niet meer van deze tijd.

Met behulp van digitale oplossingen wordt er data verzameld tijdens een evenement. Hoe meer data er wordt verzamelt, des te beter de impact van het evenement vastgesteld kan worden. Het vastleggen van evaluatie momenten en de gemaakte connecties/chats helpt bij het meten van de ROI, waardoor de organisatie de doelgroep beter leert kennen en de communicatie voor volgende evenementen kan verbeteren.

Technische mogelijkheden

Er zijn veel technische mogelijkheden beschikbaar voor evenementen. Sommige mogelijkheden zijn zelfs ‘gratis’, maar alleen een digitaal vergaderplatform zoals Teams of Zoom is niet meer voldoende om een congres of vergadering goed te laten verlopen. Want wie zorgt ervoor dat de deelnemers zich goed betrokken voelen tijdens het evenement? Wie houd de techniek in de gaten? Wie helpt de online deelnemers wanneer het niet lukt om zich aan te melden?

Het Savvy Team

Het team van Savvy Congress gaat verder dan alleen het aanbieden van een platform. Zij zorgen voor een actieve begeleiding achter de schermen voor, tijdens en na het evenement. Door middel van de service van Savvy worden fysiek en online naadloos op elkaar afgestemd. De technische zorgen worden uit handen genomen waardoor de organisatie zich kan focussen op het evenement zelf. Hierdoor kan de organisatie ervoor zorgen dat het evenement écht impact maakt op de deelnemers. De mensen van Savvy maken het verschil.

Ondanks dat iedereen elkaar weer fysiek mag ontmoeten blijven vele organisatie alsnog voor kiezen om een deelname aan het evenement fysiek en online aan te bieden.

Dankzij de hybride oplossing hoeven mensen geen lange afstanden meer te reizen om deel te kunnen nemen aan een evenement. Ook voor de organisaties bespaart dit niet alleen reiskosten, maar vermindert dit ook de CO2 uitstoot. Daarbovenop komt dat mensen door het minder reizen efficiënter hun werktijd kunnen benutten. Een hybride platform biedt daarom veel voordelen. 

Ben je benieuwd naar deze hybride oplossing? Neem dan een kijkje bij Savvy!

Op dit moment kiezen veel van onze klanten voor het hybride organiseren van vergaderingen en evenementen. Hierbij gaan zij uit van een zo groot mogelijke fysieke opkomst, maar bieden daarnaast de mogelijkheid om mensen ook online te laten participeren. Savvy Congress biedt een naadloze samenwerking tussen participanten online en fysiek tijdens een vergadering of congres, zowel met gewogen stemmingen als met presentaties en besprekingen. Naast het duurzame aspect, die wij in onze vorige blog hebben besproken, zijn nog meer voordelen.

1. VEILIGHEID

Minder reisbewegingen en minder mensen fysiek aanwezig op één locatie biedt meer veiligheid voor uw medewerkers. Mensen kunnen bij gezondheidsklachten online participeren en vormen geen gevaar voor de overige deelnemers. Tevens bent u optimaal voorbereid op eventuele toekomstige regelgevingen vanuit de overheid.

2. EFFICIËNTIE

Door het ontbreken van reistijd kost het mensen minder tijd om te participeren en is de drempel lager om deel te nemen. Een evenement zoals een congres of vergadering neemt hierdoor minder tijd weg van de reguliere werkzaamheden van uw medewerkers. Dit biedt een efficiëntere tijdsindeling en meer productiviteit in uw team.

3. KOSTENBESPARING

Reiskosten vormen een substantieel deel van kosten bij evenementen. Online deelnemers van een congres of vergadering hoeven niet te reizen of te overnachten. Dit biedt u als organisatie een flinke kostenbesparing op vlieg- of treintickets, hotelovernachtingen en autokosten.

4. VERGROTEN VAN DE DOELGROEP

De tijd en moeite die het kost om te participeren aan het evenement is veel minder. Hierdoor wordt het voor een grotere doelgroep interessant op deel te nemen. De aandacht en participatie is hiermee groter waardoor je je doelgroep vergroot. Je congres of vergaderen heeft hiermee meer impact op een grotere groep mensen.

4. HOGERE OMZET

De ticketverkoop van een evenement is vaak alleen gebaseerd om een fysieke deelname. Maar wat als u een kleiner bedrag kunt rekenen voor de online deelname van het evenement. U vergroot hiermee niet alleen het aantal deelnemers maar ook uw omzet op het totale evenement.

Een samenwerking tussen Bureau DFO en Savvy Congress voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering online

Interview met Jurjen Oosterbaan, directeur Bureau DFO

“Het bestuur was bloednerveus”.

Toen de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering weer voor de deur stond, wist Jurjen Oosterbaan, directeur van Bureau DFO en organisator van de vergadering van één van hun secretariaten, al snel dat het dit jaar anders zou moeten dan de afgelopen jaren. Bureau DFO werkt al meer dan 13 jaar samen met het betreffende secretariaat en voert secretariaten voor verschillende financiële organisaties.

"Het ging erom dat er weer een Algemene Ledenvergadering plaats moest vinden. Het betreffende secretariaat is een organisatie van rond de 500 kantoren die ook een filiaal hebben van een franchiseorganisatie in de financiële sector. Door Corona kon dat niet fysiek", liet Jurjen weten. Hierdoor kwam hij voor een uitdaging te staan. Er zijn diverse online mogelijkheden bekend voor het organiseren van online Algemene ledenvergaderingen, maar Jurjen koos om te investeren in Savvy Congress.

Investeren in rust

"Er spelen een aantal spannende dingen binnen de vereniging waarbij er een groep leden is die een andere visie heeft dan het bestuur. Dit kan wel eens hoog oplopen, waardoor wij het noodzakelijk vonden om samen te werken met een organisatie waarvan we ook zeker wisten dat de online vergadering correct zou verlopen. Fouten konden we absoluut niet gebruiken".

De digitale ledenvergadering moest (technisch) goed verlopen en de leden moesten 100% vertrouwen hebben in het systeem. De leden werden verzekerd van de professionaliteit en de veiligheid met de twee-factor-authenticatie en zagen op foto’s dat er gebruik werd gemaakt van professionele apparatuur en dat het technische team van Savvy alles onder controle had. Daarnaast hadden ze zelf inspraak en konden ze vragen aan het bestuur stellen. "Het idee van 'even snel een zoom vergadering' was hierdoor gelukkig al snel weggenomen. Dit zorgde voor vertrouwen in de organisatie en voor rust", liet Jurjen weten.

Een complexe technische puzzel

Sheila Boon, onderdeel van het secretariaat, ging vervolgens met de voorbereidingen aan de slag. "We hebben uitnodigingen verstuurd naar de leden. Ze konden dan laten weten of ze aanwezig waren en met hoeveel kantoren. Sommige leden kregen meerdere stemmen. Dat was wel even een puzzel. Last minute wijzigingen konden gelukkig nog opgepakt worden", zei Sheila. Er kwam een hoop bij kijken, maar dat is bij elke ledenvergadering het geval.

Het Savvy platform is zo opgezet dat iedereen er mee aan de slag kan. Dit was fijn voor de leden en het bestuur van het betreffende secretariaat. Zo liet Jurjen weten: "Het bestuur was bloednerveus. Het ging om mensen die dit niet gewend zijn, maar ze waren achteraf zeer tevreden. Het was ze meegevallen en ze waren heel positief".

Effectief en goed voor het milieu

Jurjen en een groot deel van de leden hebben een voorkeur voor deze manier van vergaderen. Het is goed beheersbaar, het is beter voor het milieu, het scheelt iedereen een hoop reistijd en het is heel effectief. Het bestuur miste nog wel een beetje de 'fysieke’ interactie met de leden. Hiervoor zouden de hybride vergaderingen van Savvy een goede oplossing zijn. "Leden die in de buurt wonen zijn welkom en de rest van Nederland kan het digitaal volgen. Een flexibel format wat uitermate goed past in deze tijd.”

Transparant, veilig en controleerbaar: “Het is een investering in rust”

Deze manier van online vergaderen is volgens Jurjen zeker aan te raden aan de financiële sector. "Door de wijze waarop dit gebeurde was er geen stress, geen spanning en hebben we ook geen onterechte bedenkingen gehad. De zwaarte van het proces was zodanig, daar hebben we ook kritiek mee voorkomen. Overal waar partijen spanningen hebben of tegengestelde belangen, daar moet je dit soort dingen gewoon netjes doen en zorgen dat er extra beveiliging is”. Het stemproces is transparant en controleerbaar. De stemcommissie of de notaris kan de stemuitslag controleren. Dit zorgt voor veel vertrouwen.

Jurjen, die zelf jurist is, vond de veiligheid van Savvy erg belangrijk. Het gaf hem een gevoel van professionaliteit. Hij liet weten dat dit een belangrijk punt is wat Savvy onderscheidt van een 'teams' of 'zoom'. "Je praat in vertrouwen met elkaar. Zeker in de financiële sector. Er moet over de communicatie geen discussie zijn. Het maakt wezenlijk uit wat voor platform je gebruikt en dit is niet snel te organiseren, wat wel veel organisaties denken. Door de betrouwbaarheid van het medium, bouw je een hele hoop rust. Dat heeft zijn prijs. Het is een investering in rust.

Meer informatie over de mogelijkheden van een online algemene ledenvergadering van Savvy?

Lees dan hier verder: https://savvycongress.com/algemene-ledenvergadering-op-afstand/

Of schrijf je in voor de gratis Donderdag, Demo Dag: https://savvycongress.com/demo-donderdag/

e-Vote

Met e-Vote is het stemmen door deelnemers vanuit een andere locatie kinderspel. Ze luisteren en/of kijken live mee en zijn onderdeel van de interactie.

Naast de interactie stemt iedereen in de zaal en op afstand snel en veilig. Zo veilig dat e-vote ook ingezet kan worden ter ondersteuning van een ALV / AHV.

Door e-Vote in te zetten meet je ook de ROI/ ROE van de deelnemers die niet in de zaal aanwezig zijn. Wel zo praktisch.