Elk event draait op leveranciers: de locatie, de cateraar, de band, de fotograaf, het securityteam. Leveranciers, ook wel leveranciersmanagement genoemd, houdt ze allemaal per event op één plek bij: wie ze zijn, hoe je ze bereikt, welke stappen je nog met hen moet zetten, en de taken, contacten, gesprekken en budgetlijnen die bij hen horen. Het maakt deel uit van de event software van eventplanner.net, en elk event krijgt een eigen leverancierslijst.

Je kunt het van twee kanten bekijken. In de leverancierslijst zie je elke leverancier van je event met de status van zijn checks in één oogopslag. Op de pagina van één leverancier zie je alles wat aan die leverancier vasthangt: zijn gegevens, zijn checks, zijn taken, de mensen met wie je er samenwerkt, je gesprekken met hen en wat ze je kosten.

Wil je eerst zien wat Leveranciers voor jou kan doen? Kijk dan eerst even op de overzichtspagina.

Waar vind je het: log in, kies eventsoftware in het hoofdmenu en open Leveranciers in het menu van je event.

---

1. Voor je begint

Leveranciers is een .PRO-tool

Leveranciers is alleen beschikbaar voor .PRO-leden. Zonder lidmaatschap zie je Ontgrendel alle .PRO-functies in plaats van de leverancierslijst, met een knop om te upgraden.

Het lidmaatschap wordt per persoon gecontroleerd, niet per event. Elk teamlid dat Leveranciers opent, heeft een eigen .PRO-lidmaatschap nodig, ook als de eigenaar van het event lid is en hem of haar toegang tot de tool gaf. We raden .PRO aan voor het kernteam van de organisatie: de mensen die leveranciers toevoegen, de checks opvolgen en de contracten afhandelen. Collega's die alleen de taken of het budget nodig hebben, kunnen zonder lidmaatschap in die tools blijven werken.

Een event

Leveranciers horen bij een event, dus de eerste keer dat je Leveranciers opent, vragen we je om er een aan te maken. Klik op Voeg je eerste event toe, vul een naam, een datum en het type event in, en sla op. Lees hoe je een event aanmaakt voor de details.

---

2. Voeg een leverancier toe

Klik op Leverancier toevoegen. Er opent een venster met deze velden:

Klik onderaan het venster op Leverancier toevoegen om op te slaan. De leverancier verschijnt meteen in de lijst.

Koppel een bedrijf dat op eventplanner.net staat

Duizenden eventlocaties en leveranciers hebben een bedrijfspagina op eventplanner.net. Kies je er een uit de lijst onder Bedrijfsnaam, dan wordt je leverancier aan die bedrijfspagina gekoppeld:

• zijn naam, adres, website en btw-nummer komen van de bedrijfspagina en blijven up-to-date als het bedrijf ze wijzigt. Jij vult alleen het e-mailadres en het telefoonnummer in die je voor dit event gebruikt, en het telefoonnummer van de bedrijfspagina wordt alvast voor je ingevuld,
• de pagina van de leverancier toont zijn logo en zijn reviewscore,
• je kunt vanaf de pagina van de leverancier een gesprek starten met het bedrijf, via je eventplanner.net-inbox,
• een bedrijf kan maar één keer aan een event gekoppeld worden. Kies je een bedrijf dat je al toevoegde, dan weigert het formulier het op te slaan.

Typte je de naam zelf omdat het bedrijf niet in de lijst stond? Dan kun je het later nog koppelen. Deel 6 legt uit hoe.

Geselecteerde en niet-geselecteerde leveranciers

Elke leverancier staat in een van twee lijsten:

• Geselecteerde leveranciers zijn de leveranciers met wie je voor dit event werkt. Ze hebben checks en de taken die daarbij horen, ze kunnen je briefings ontvangen, en het zijn de leveranciers waarvoor we je na het event om een review vragen.
• Niet-geselecteerde leveranciers zijn de kandidaten die je nog vergelijkt, een reserveoptie, of leveranciers die je uit een eerder event kopieerde en waarover je nog niet beslist hebt. Checks zijn voor geselecteerde leveranciers: zet elke check uit als je een kandidaat toevoegt, want een check zet een leverancier in de geselecteerde lijst.

Je kunt een leverancier op elk moment van de ene lijst naar de andere verplaatsen: open zijn pagina, klik op Wijzig en verander Leverancierslijst. Een leverancier zonder checks die naar de geselecteerde lijst verhuist, krijgt alle checks van je event, met een taak per check. Een leverancier die naar de niet-geselecteerde lijst verhuist, houdt zijn checks en taken: zet ze uit in Checks inschakelen (deel 4) als je hem niet meer opvolgt. Een leverancier verhuist ook vanzelf naar de geselecteerde lijst zodra je een van zijn checks aanzet, er een contact aan koppelt of er een budgetlijn voor toevoegt.

---

3. Lees je leverancierslijst

• De bovenste tabel toont je Geselecteerde leveranciers, de onderste je Niet-geselecteerde leveranciers.
• Elke check van je event heeft een eigen kolom. De stip in een kolom is de status van de taak van die check: een grijze cirkel betekent to do, een klok betekent bezig, een groen vinkje betekent klaar. Een lege cel betekent dat de check uitstaat voor deze leverancier.
• Klik op de naam van een leverancier om zijn pagina te openen.
• Klik op Filter leveranciers om alleen een of meer leverancierstypes te tonen.

---

4. Leverancierschecks: volg elke leverancier stap voor stap op

Een check is één stap die je met een leverancier zet voor het event, van de eerste offerte tot de getekende papieren. Elk event begint met dezelfde vijf checks:

Elke check die aanstaat voor een leverancier, maakt een taak aan op het bord van Checklists, genoemd naar de leverancier en de check, zoals "Riverside Congress Centre - Contract". De taak moet over een week klaar zijn, heeft een lage prioriteit en staat in de categorie van het leverancierstype. Plan ze in, wijs ze toe aan een collega en schuif ze door zoals elke andere taak: de status van de taak is de status van de check, in de leverancierslijst en op de pagina van de leverancier. Klik op die pagina op het icoon van een check in Leverancier checks om meteen zijn taak te openen. Lees meer in hoe je Checklists gebruikt.

Kies de checks van één leverancier

Niet elke check is van toepassing op elke leverancier: een band heeft geen verwerkersovereenkomst nodig. Open de pagina van de leverancier en klik op Wijzig in het blok Leverancier checks. Het venster Checks inschakelen toont een schakelaar per check. Zet je een check uit, dan wordt zijn taak verwijderd, zet je hem aan, dan wordt een nieuwe taak aangemaakt. Klik op Opslaan.

Wijzig de checks van je event

De vijf checks zijn een startpunt. Wil je "Verzekeringsattest" of "Technische rider" toevoegen, of "Contract" "Getekend contract" noemen? Klik op Checks aanpassen boven de leverancierslijst. Het venster toont de checks van je event:

• klik op het potlood naast een check om hem te hernoemen,
• sleep een check omhoog of omlaag om de volgorde van de kolommen te veranderen,
• klik op Check toevoegen om er een toe te voegen,
• klik op het kruisje bij een check om hem te verwijderen.

Een nieuwe check wordt aan elke leverancier van het event toegevoegd, telkens met een nieuwe taak. Verwijder je een check, dan verdwijnt hij bij elke leverancier, samen met de taken die hij aanmaakte. Klik op Opslaan om je wijzigingen toe te passen.

Tip: stel de checks van je event in voordat je je eerste leveranciers toevoegt. Elke leverancier die je daarna toevoegt, krijgt ze meteen, en je beslist per leverancier welke van toepassing zijn.

---

5. De pagina van een leverancier

Klik in de lijst op de naam van een leverancier om zijn pagina te openen. Die brengt alles van deze leverancier samen, in blokken:

• De gegevens bovenaan: naam, leverancierstype, in welke lijst de leverancier staat, en onder Informatie en Adres zijn e-mailadres, telefoonnummer, website, btw-nummer en adres. Een gekoppeld bedrijf toont ook zijn logo en reviewscore. Klik op Wijzig om de gegevens, het leverancierstype of de lijst te veranderen. Bij een gekoppeld bedrijf kun je de naam, het adres, de website en het btw-nummer hier niet wijzigen: die horen bij de bedrijfspagina.
• Leverancier checks: de checks die aanstaan voor deze leverancier, elk met hun status. Wijzig opent het venster Checks inschakelen van deel 4.
• Taken: de taken van deze leverancier in drie kolommen, To do, Bezig en Klaar: de taken van zijn checks en de taken die je zelf toevoegde. Klik op Taak toevoegen om er een toe te voegen: ze is aan deze leverancier gekoppeld en staat al in de juiste categorie. Klik op Wijzig bij een taak om ze te veranderen. In Checklists toont de taak een link naar de leverancier.

• Berichten: de gesprekken over dit event met dit bedrijf in de eventplanner.net-inbox, wie van je team ze ook startte: een offerte die je voor dit event aanvroeg via de bedrijvengids, of een gesprek dat vanaf deze pagina gestart is. Van elk gesprek zie je het laatste bericht, en een stip voor de ongelezen berichten in je eigen gesprekken. Klik op Nieuw bericht om het bedrijf over dit event te schrijven: je inbox opent in een nieuw tabblad. Dit blok werkt alleen voor een bedrijf met een pagina op eventplanner.net.
• Contacten: de mensen met wie je bij deze leverancier samenwerkt, zoals je accountmanager of de persoon ter plaatse. Klik op Contact toevoegen en vul hun naam, e-mailadres en telefoonnummer in. Een contact dat je hier toevoegt, is een notitie voor jou en je team: er wordt niets naar die persoon gestuurd. Alleen als je Gebruiker aanmaken aanvinkt en hun toegang instelt onder Contacttoegang instellen, krijgen ze een uitnodiging om in te loggen en met jou in de event software te werken. Klik op Wijzig naast een contact om het te wijzigen.
• Budget: de budgetlijnen van deze leverancier in Budgets, gegroepeerd per categorie, met hun subtotalen. De naam bovenaan is de budgetversie die je bekijkt: klik erop om van versie te wisselen. Klik op Budgetlijn toevoegen om een kost of inkomst voor deze leverancier toe te voegen zonder de pagina te verlaten. Lees meer in hoe je Budgets gebruikt.

Goed om te weten: de contacten die je toevoegt, zijn persoonsgegevens van de mensen bij je leverancier. Je verwerkt ze als organisator van het event onder onze verwerkersovereenkomst: voeg alleen toe wat je nodig hebt, en verwijder contacten met wie je niet meer samenwerkt.

Verwijder een leverancier

Klik bovenaan de pagina van de leverancier op Wijzig, dan op Verwijder leverancier en bevestig. De leverancier, zijn checks en de koppelingen met zijn contacten en budgetlijnen worden verwijderd. Dat kun je niet ongedaan maken. De contacten zelf blijven in Team en toegang staan en de budgetlijnen blijven in je budget, zonder de leverancier.

Een leverancier kun je niet verwijderen zolang een van zijn checks nog een taak heeft. Open eerst Checks inschakelen en zet elke check uit, waardoor hun taken verwijderd worden, en verwijder dan de leverancier. Taken die je zelf aan de leverancier toevoegde, blijven op je checklist staan.

---

6. Koppel een leverancier later aan zijn bedrijfspagina

Typte je een leverancier zelf in, en heeft dat bedrijf sindsdien een pagina op eventplanner.net gekregen? Elke dag vergelijken we je niet-gekoppelde leveranciers met de bedrijfspagina's, op hun naam, e-mailadres, website, btw-nummer, postcode en gemeente. Vinden we een match, dan toont de pagina van de leverancier een bericht dat het bedrijf onlangs bij ons platform aangesloten is, met daaronder de bedrijfspagina's die overeenkomen. Klik op Link bedrijf naast de juiste.

Vanaf dan werkt de leverancier zoals een bedrijf dat je in deel 2 uit de lijst koos: zijn naam, adres, website en btw-nummer volgen de bedrijfspagina, je ziet zijn logo en reviewscore, en je kunt vanaf zijn pagina een gesprek starten. Controleer daarna het e-mailadres en telefoonnummer: wat je zelf typte, wordt gewist bij het koppelen, dus vul ze opnieuw in als je ze nog nodig hebt.

Goed om te weten: de website die je voor een leverancier invult, helpt ons zijn bedrijfspagina te vinden, en een bedrijf dat nog niet op eventplanner.net staat, krijgt er later misschien een. Daar hoef je niets voor te doen: zodra de pagina bestaat, biedt de pagina van je leverancier je de koppeling aan.

---

7. Werk er samen aan

Leveranciers is handig als je alleen plant, en nog meer als je met een team plant. Voeg de mensen met wie je samenwerkt toe in Team en toegang in het menu van je event. Kies onder Contacttoegang instellen wat elk van hen mag doen in Leveranciers:

Een contact krijgt een uitnodiging per e-mail en logt in met een eigen eventplanner.net-account. Lees meer in hoe je gebruikers beheert in de event software.

Twee dingen om in gedachten te houden:

• Iedereen die Leveranciers opent, heeft een eigen .PRO-lidmaatschap nodig, welke toegang die persoon ook heeft. Een collega zonder lidmaatschap ziet Ontgrendel alle .PRO-functies, ook met toegang Beheren.
• De blokken op de pagina van een leverancier volgen de toegang tot hun eigen tool: een contact voegt taken toe met zijn of haar toegang tot Checklists, contacten met de toegang tot Contacten en budgetlijnen met de toegang tot Budgets.

Tip: een leverancierspagina bevat gevoelige informatie, zoals de prijzen van je leveranciers en de gesprekken met hen. Geef Beheren alleen aan de mensen die echt met de leveranciers werken, en denk twee keer na voordat je een leverancier toegang geeft tot de leverancierslijst van je event.

---

8. Leveranciers in de rest van je event software

Leveranciers verbindt de andere tools van je event. Je voert een leverancier één keer in en komt hem overal tegen:

• Checklists: elke check maakt een taak aan, en elke taak die je vanaf de pagina van een leverancier toevoegt, toont op het bord een link naar die leverancier.
• Budgets: budgetlijnen met een leverancier verschijnen in het blok Budget van die leverancier. Voeg je in Budgets een lijn toe voor een leverancier die nog niet in je lijst staat? Vink Leverancier aanmaken aan onder het leveranciersveld om hem meteen aan de lijst toe te voegen.
• Team en toegang: een contact dat je daar toevoegt voor een bedrijf dat al leverancier is, wordt automatisch aan die leverancier gekoppeld. Als je een contact wijzigt, kun je het met Gekoppelde leverancier aan elke leverancier van het event koppelen. Een leverancier met een gekoppeld contact of een budgetlijn verhuist naar de geselecteerde lijst.
• Briefings: stuur je geselecteerde leveranciers de informatie die ze nodig hebben voor het event. Kies in een briefing de leveranciers of een heel leverancierstype als ontvangers. De briefing gaat naar de contacten die aan die leveranciers gekoppeld zijn, dus voeg eerst de juiste contacten toe.
• Moodboards: een bedrijf dat je op het moodboard van je event pint, wordt aan zijn niet-geselecteerde leveranciers toegevoegd, zodat je het later kunt vergelijken en selecteren.

Kopieer je leveranciers naar je volgende event

Maak je een nieuw event aan op basis van een eerder event, dan heeft de kopieerwizard een stap Kopieer deze leveranciers. Elke leverancier is aangevinkt: vink de leveranciers uit die je niet wilt meenemen, of klik op Deselecteer alles en kies zelf. De gekopieerde leveranciers komen mee met hun leverancierstype, hun gegevens, hun contacten, hun checks en de taken van die checks. Ze komen allemaal in de niet-geselecteerde lijst van het nieuwe event terecht, zodat je opnieuw beslist met wie je werkt, en er wordt niets naar de leveranciers gestuurd. Lees meer in hoe je een event aanmaakt.

---

9. Na het event

Een week na de datum van je event sturen we je een e-mail: Review jouw eventleveranciers. Daarin staan de geselecteerde leveranciers van je event die een bedrijfspagina op eventplanner.net hebben, elk met een link om ze te reviewen. Een review kost je een paar minuten en helpt zowel je leveranciers als je collega-organisatoren. We sturen ze alleen als je op onze e-mails ingeschreven bent, dus controleer je nieuwsbriefinstellingen als ze niet aankomt.

---

Veelgestelde vragen

Is Leveranciers gratis? Nee. Leveranciers is een .PRO-tool. Zonder lidmaatschap zie je Ontgrendel alle .PRO-functies met een knop om te upgraden. Alle andere tools van de event software blijven werken zonder lidmaatschap, met de limieten van de gratis versie.

Mijn collega heeft toegang tot Leveranciers maar ziet Ontgrendel alle .PRO-functies. Waarom? Het lidmaatschap wordt gecontroleerd voor de persoon die de tool opent. Je collega heeft een eigen .PRO-lidmaatschap nodig, ook als jij lid bent en hem of haar toegang Beheren gaf.

Hoeveel leveranciers kan ik toevoegen? Zoveel als je nodig hebt. Voor leden is er geen limiet.

Weet de leverancier dat ik hem toegevoegd heb? Nee. Er wordt niets naar een leverancier gestuurd als je hem toevoegt, wijzigt, kopieert of verwijdert. Alleen een contact dat je toevoegt met Gebruiker aanmaken krijgt een uitnodiging, en je leveranciers ontvangen een briefing als je er een publiceert in Briefings.

Waarom kan ik een leverancier niet verwijderen? Een leverancier met checks die nog taken hebben, kun je niet verwijderen. Open Checks inschakelen op zijn pagina, zet elke check uit en sla op, en verwijder dan de leverancier.

Waarom wordt de website geweigerd? De website moet het volledige adres zijn van een site die online is, zoals https://www.example.com. Een verkeerd gespeld adres, een site die offline is of een pagina die niet bestaat, wordt geweigerd.

Waarom kan ik hetzelfde bedrijf niet twee keer toevoegen? Een bedrijf met een pagina op eventplanner.net kan maar één keer aan een event gekoppeld worden. Open in plaats daarvan de leverancier die je al hebt en wijzig die.

Wat is het verschil tussen een leverancier en een contact? Een leverancier is een bedrijf: de locatie, de cateraar, de band. Een contact is een persoon: je accountmanager bij de cateraar of de stagemanager van de band. Je koppelt contacten aan een leverancier op zijn pagina, en je geeft een contact toegang tot je event in Team en toegang.

Kan ik de checks nog wijzigen nadat ik leveranciers toegevoegd heb? Ja. Klik op Checks aanpassen boven de leverancierslijst. Een nieuwe check wordt aan elke leverancier van het event toegevoegd, telkens met een taak, en je zet hem uit bij de leveranciers waarvoor hij niet van toepassing is.

Hoe markeer ik een check als klaar? Een check heeft geen eigen vinkje: zijn status is de status van zijn taak. Open de taak, vanaf de pagina van de leverancier of vanaf het bord van Checklists, en zet Voortgang op Klaar, of sleep de taak naar de kolom Klaar van het bord.

Waarom heeft een leverancier die ik uit een ander event kopieerde geen checks? Gekopieerde leveranciers komen in de niet-geselecteerde lijst terecht, met de checks en taken van het origineel. Een kopie zonder checks had er in het oorspronkelijke event ook geen. Verplaats de leverancier op zijn pagina naar de geselecteerde lijst en hij krijgt alle checks van het nieuwe event.