Alles wat je doet in de event software van eventplanner.net hoort bij een event: je moodboard, je checklist, je draaiboek, je budget, je tickets en de mensen met wie je samenwerkt. Het eerste wat je doet, is dus een event aanmaken. Dat duurt minder dan een minuut, en het meeste kun je achteraf nog aanpassen.

Deze gids toont je hoe je een event aanmaakt, wat eventplanner.net al voor je klaarzet, hoe je een vorig event kopieert, hoe je wisselt tussen je events en hoe je de events archiveert die voorbij zijn.

Waar vind je het: log in en kies eventsoftware in het hoofdmenu. Je komt terecht op Evenementen, de lijst met je events. Open je een event, dan kom je op zijn Overzicht. Het menu links toont zijn tools: Overzicht, dan Checklist, Draaiboek, Moodboard, Briefings en Plattegrond en zitplan onder Plannen, Team en toegang, Leveranciers, Gasten en tickets en Marketing onder Personen, Budget onder Geld, en Event settings onderaan.

---

1. Maak je eerste event aan

Begin met de event software te openen. Je komt terecht op Evenementen, de lijst met al je events, die leeg blijft tot je er een aanmaakt. Klik op Nieuw evenement om het formulier Event toevoegen te openen.

Klik bovenaan het formulier op Opslaan. Je event wordt aangemaakt en je gaat meteen naar zijn overzicht (zie hieronder), of terug naar de tool waar je vandaan kwam, met de naam van je event bovenaan het scherm.

Vast na het aanmaken: het Eventtype kun je alleen kiezen als je het event aanmaakt. Zet je de btw-optie aan, dan kun je die niet meer uitzetten. Al de rest kun je later nog aanpassen (zie deel 6).

Wat eventplanner.net al voor je klaarzet

Je begint niet met een leeg event. Op basis van het eventtype dat je kiest, vult eventplanner.net al in:

• je checklist met voorgestelde taken, zoals de locatie boeken of de uitnodigingen versturen, elk met een verstandige datum voor je event. Lees er meer over in hoe je Checklists gebruikt.
• je draaiboek met een voorgesteld verloop voor de dag zelf.

Pas de voorstellen aan, verplaats ze of verwijder ze zoals je wilt. Begin je liever van nul? Vink bij het aanmaken van het event Start van een leeg sjabloon en vul mijn evenement niet vooraf met een checklist. aan. Die keuze is er alleen als je het event aanmaakt, niet achteraf.

Goed om te weten: je wordt automatisch toegevoegd aan de contacten van je eigen event, met volledige toegang tot elke tool. Wil je samen plannen met een collega, een klant of een leverancier? Voeg hen toe in Team en toegang in het menu van je event. Lees er meer over in hoe je gebruikers beheert in de event software.

Het overzicht van je event

Elk event opent op zijn Overzicht: één pagina die toont hoe je event ervoor staat, met een tegel voor elke tool.

• Bovenaan loopt een aftelling naar de datum van je event. Heeft je registratie een eigen startdatum, dan loopt de aftelling naar die datum.
• Onder de aftelling zie je hoe klaar je event is, zoals 81% klaar: het aandeel van de taken in je checklist dat afgewerkt is. Daarnaast vergelijkt een status dat aandeel met de deadlines van je taken. De deadline van een taak is haar datum, of de dag van je event als de taak geen datum heeft.
  • Op schema: geen enkele open taak is over haar deadline.
  • Risico: over het geheel hou je het tempo bij, maar minstens één open taak is over haar deadline.
  • Achter op schema: het aandeel afgewerkte taken ligt meer dan 10 procentpunten lager dan het aandeel taken waarvan de deadline voorbij is. Een taak die je vroeg afwerkt, maakt een taak goed die te laat is.
• Wacht op jou toont wat er op je wacht: je eigen taken die te laat zijn of binnen een dag klaar moeten zijn, uitnodigingen die nog niemand aanvaard heeft, antwoorden van leveranciers die je nog niet gelezen hebt, e-mails aan je gasten die nog een concept zijn en briefings die nog niet gepubliceerd zijn.
• De tegels tonen elke tool in één oogopslag, zoals de open taken van je checklist in de volgorde van het bord, de volgende onderdelen van je draaiboek, je tickets of RSVP's, de plaatsen die op je plattegrond toegewezen zijn en de kosten en opbrengsten van je budget. Elke tegel linkt naar zijn tool.

Zolang je checklist geen taken heeft, zie je nog niet hoe klaar je event is: voeg de eerste taak toe om daarmee te beginnen. Je ziet alleen de tegels van de tools waartoe je toegang hebt. Een tool van .PRO die je nog niet hebt, zoals Leveranciers of Plattegrond en zitplan, toont wat hij doet, met een knop Upgrade naar .PRO.

---

2. Maak je volgende event aan: van nul of als kopie

Heb je al een event, dan voeg je het volgende toe met Nieuw evenement op Evenementen, of via het menu links: klik bovenaan het menu op de naam van je huidige event en kies Nieuw evenement.

In het scherm Nieuw event aanmaken kies je dan:

• Begin van nul: je krijgt hetzelfde formulier Event toevoegen als voor je eerste event.
• Of kopieer een bestaand event: kies een van je events als vertrekpunt (zie deel 3).

---

3. Kopieer een vorig event

Organiseer je elk jaar hetzelfde soort event, of een reeks gelijkaardige events? Kopieer dan een vorig event in plaats van opnieuw te beginnen. Je houdt al het werk dat je erin gestoken hebt, en eventplanner.net schuift elke datum mee op met de nieuwe datum van je event.

Klik op Kopieer event bij het event dat je wilt kopiëren. Een korte wizard leidt je door vier stappen. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan, en op Voltooi & kopieer event bij de laatste.

1. General: geef het nieuwe event zijn Naam event en Datum. De andere gegevens worden overgenomen van het oorspronkelijke event, en je kunt ze hier aanpassen, ook het Eventtype.
2. Contacten: kies welke contacten van het oorspronkelijke event mee gaan. Ze zijn allemaal aangevinkt. Vink de contacten uit die je deze keer niet nodig hebt. Jijzelf wordt altijd mee gekopieerd. De contacten die je kopieert, worden stil toegevoegd: ze krijgen geen e-mail over het nieuwe event.
3. Leveranciers: kies welke leveranciers mee gaan, met hun rol en contactgegevens.
4. Tickets: kies welke tickettypes mee gaan.

Wat wordt gekopieerd, en wat niet

Elke datum schuift mee met je event: een taak die 30 dagen voor het oorspronkelijke event klaar moest zijn, moet 30 dagen voor het nieuwe event klaar zijn. Gekopieerde tickettypes beginnen als concept, dus er wordt niets verkocht tot je ze publiceert. Taken en onderdelen van het draaiboek van een contact dat je niet kopieerde, worden aan jou toegewezen.

---

4. Een event dat aangemaakt is via een offerteaanvraag

Je kunt ook een event aanmaken zonder de event software te openen. Als je een locatie of leverancier op eventplanner.net om een offerte vraagt, vraagt het aanvraagformulier over welk event het gaat. Kies een van je events, of Maak een nieuw evenement aan: je aanvraag maakt dan een nieuw event aan met de datum, het aantal personen en het type event dat je invulde. Je vindt het terug in de event software, met zijn voorgestelde taken, zoals elk ander event.

Goed om te weten: bij een event dat op deze manier aangemaakt is, staan de herinneringen uit. Je checklist toont dan Meldingen staan uit voor deze checklist. Klik op Klik hier om meldingen in te schakelen om ze aan te zetten.

---

5. Wissel tussen je events

De naam van het event waaraan je werkt, staat altijd bovenaan het scherm. Klik erop om de lijst van je events te openen en kies een ander event. Alle tools tonen dan dat event, tot je opnieuw wisselt.

Eén actief event in de gratis versie

Met de gratis versie van de event software kun je zoveel events aanmaken als je wilt, maar je werkt aan één event tegelijk: je actieve event. Open je een ander event, op zijn overzicht of in Checklists, Draaiboeken, Budgets, Tickets, Leveranciers of Contacten, dan vragen we je: Selecteer het evenement dat je actief wilt beheren. Vink het event aan waaraan je wilt werken en klik op Wijzigingen opslaan. De andere events blijven zoals ze zijn, en je kunt op elk moment terugwisselen.

Moodboards en Briefings zijn niet beperkt: die kun je voor al je events gebruiken.

Werk je aan meerdere events tegelijk, bijvoorbeeld als professionele eventplanner? Met .PRO zijn al je events tegelijk actief, en liggen de limieten per event hoger (zie de vragen hieronder). .PRO is per persoon: alleen de mensen die events bezitten en beheren hebben het nodig, niet de contacten die je uitnodigt.

---

6. Pas de gegevens van je event aan

Klik op Event settings onderaan het menu links, of rechtsboven op het overzicht van je event. Je krijgt dezelfde velden als bij het aanmaken van het event, met twee verschillen: het Eventtype kun je niet meer wijzigen, en de btw-optie blijft aan zodra je ze aangevinkt hebt. Klik bovenaan de pagina op Opslaan om je wijzigingen te bewaren. Verlaat je de pagina voordat je opgeslagen hebt? Dan vragen we je te kiezen tussen Wijzigingen opslaan en Wijzigingen negeren.

Een andere datum verschuift de datums van je taken en je draaiboek niet. Verplaats zelf de datums die moeten veranderen.

---

7. Archiveer een event dat voorbij is

Is je event voorbij, of ging het niet door? Archiveer het dan. Een gearchiveerd event verschijnt niet meer in je lijst van events of in de lijsten van events elders op eventplanner.net, zodat je lijst overzichtelijk blijft. Er wordt niets verwijderd: je kunt het nog altijd openen en alles erin terugvinden.

Open de Event settings van het event, klik bovenaan de pagina op Archiveer event en bevestig met Archief.

Om een gearchiveerd event terug te vinden, open je Evenementen en kies je het tabblad Gearchiveerd. Om een event terug te halen, open je het, ga je naar zijn Event settings en klik je op Dearchiveer event.

Goed om te weten: events kun je niet verwijderen, alleen archiveren. Zo verlies je nooit per ongeluk een event, en kun je het altijd kopiëren voor een volgende editie.

---

8. Kies hoe je op de hoogte blijft

De event software stuurt je meldingen: als iemand je een taak toewijst, een herinnering de dag voordat een taak klaar moet zijn, een comment van een collega. Kies in je eigen instellingen hoe je ze krijgt: open rechtsboven het menu van je account, kies Mijn gegevens en scrol naar Meldingsvoorkeuren.

• Kanalen: klik op Wijzig in het vak Meldingsvoorkeuren. Vink onder Via welke kanalen wil je meldingen ontvangen? Pushmeldingen en E-mail aan, en klik op Opslaan. Meldingen op de website staan altijd aan.
• Per type melding: klik naast Event software toewijzing, Event software reminders en Event software meldingen op Edit om te kiezen hoe je ze krijgt: Push, E-mail of Geconsolideerde e-mail (1x per dag), één e-mail per dag met alles samen. Klik op Opslaan.

Tip: installeer de eventplanner.net-app op je smartphone. Dan krijg je de meldingen als pushmeldingen, en open je de tools van je events via het tabblad hulpmiddelen.

---

Veelgestelde vragen

Is de event software gratis? Ja. Je kunt gratis events aanmaken en alle basistools gebruiken. De gratis versie heeft een paar limieten: je werkt aan één actief event tegelijk, en een event bevat maximaal 100 taken, 75 onderdelen in het draaiboek, 50 contacten en 200 leveranciers. Met .PRO zijn al je events tegelijk actief en liggen die limieten hoger. Sommige tools, zoals Leveranciers en Plattegrond en zitplan, maken deel uit van .PRO.

Hoeveel events kan ik aanmaken? Tot 400 events per account, gearchiveerde events inbegrepen. Heb je er meer nodig? Neem contact met ons op, dan bekijken we het samen.

Ik koos het verkeerde eventtype. Kan ik dat wijzigen? Niet bij het event zelf. Kopieer het event (deel 3): in de eerste stap van de wizard kun je een ander eventtype kiezen. Archiveer daarna het oude event.

Kan ik een event verwijderen? Nee, je kunt het archiveren. Een gearchiveerd event verschijnt niet meer in je lijsten, maar je kunt het nog altijd openen, kopiëren of terughalen.

Ik heb de datum van mijn event gewijzigd. Schuiven mijn taken mee? Nee. Alleen als je een event kopieert, schuiven alle datums mee met de nieuwe datum. Heb je de datum van een bestaand event gewijzigd, controleer dan je checklist en je draaiboek en verplaats de datums die moeten veranderen.

Waarom moet ik een actief event selecteren? In de gratis versie werk je aan één event tegelijk. Kies het event waaraan je nu wilt werken, of stap over naar .PRO om aan al je events tegelijk te werken.

Krijgen mijn contacten een bericht als ik een event kopieer? Nee. Gekopieerde contacten worden stil toegevoegd en krijgen geen e-mail over het nieuwe event.

Kan ik een event aanmaken in de app? Ja. Open het tabblad hulpmiddelen van de app, open een tool en voeg daar je event toe, met hetzelfde formulier als op de website.