Met Tickets verkoop je tickets, neem je gratis inschrijvingen aan of nodig je gasten persoonlijk uit - allemaal vanuit je event in de event software van eventplanner.net. Je gasten krijgen een eventpagina, tickets met een QR-code (een vierkante barcode die een smartphone kan scannen) en bevestigingsmails. Jij krijgt een live gastenlijst, verkoopcijfers en een ticketscanner-app voor aan de deur.

Deze gids neemt je mee door alles, in de volgorde waarin je het nodig hebt: het type event kiezen, de instellingen, publiceren, je gasten beheren en ze inchecken aan de deur. Wil je eerst weten wat ticketing in eventplanner.net allemaal kan? Kijk dan eerst even op de overzichtspagina.

Waar vind je het: open je event in de event software en kies Gasten en tickets in het menu van je event. Alles in deze gids gebeurt daar. Het zaalplan heeft ook een eigen menu-item, Plattegrond en zitplan.

De eerste keer? De eerste keer dat je Tickets opent, vragen we je om akkoord te gaan met hoe eventplanner.net de gegevens van je gasten verwerkt. Jij blijft verantwoordelijk voor die gegevens (in privacytermen ben je de "verwerkingsverantwoordelijke"), eventplanner.net bewaart en verwerkt ze alleen voor jou.

---

1. Kies eerst het juiste type event

De allereerste keuze is hoe mensen binnenkomen. Er zijn drie types, en je keuze bepaalt al de rest:

RSVP staat voor "gelieve te antwoorden": jij nodigt mensen uit en zij laten weten of ze komen. Bij Gratis schrijven mensen zich zelf in zonder te betalen - zie gratis inschrijvingen voor je event. Bij Betaald kopen ze online een ticket.

Let op: betaalde ticketing zit in early access. Dat betekent dat het voorlopig alleen voor geselecteerde accounts aanstaat. Zonder toegang staat er in de instellingen Betaald - Binnenkort beschikbaar!. Voor betaalde ticketing heb je ook een .PRO-lidmaatschap nodig, en je moet gevestigd zijn in een land waar het beschikbaar is (de landen van de EU en de EER, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, de Verenigde Staten of Canada).

Kies met zorg:

• Je kunt het type wijzigen zolang je alles aan het instellen bent, maar dan worden de instellingen van het oude type gewist. Overschakelen naar RSVP verwijdert al je tickettypes en zones, overschakelen naar Gratis verwijdert de prijzen.
• Zolang je event gepubliceerd is, kun je het type niet wijzigen. Zet de pagina eerst op Inactief.
• Zodra er één gast of bestelling is - zelfs een bestelling die nooit betaald werd - ligt het type vast. Het komt pas weer vrij als je alle gasten en bestellingen verwijdert.

---

2. Stel je event in

Staat je event nog niet in de event software? Maak het dan eerst aan (een naam, een datum en het type event, meer is er niet nodig):

Open daarna Tickets voor je event. Je ziet het instellingenoverzicht: een lijst met stappen, met een vinkje bij elke stap die klaar is. De stappen worden een voor een beschikbaar: de eventgegevens gaan open zodra je organisatorprofiel bewaard is, en de stappen voor zones en kaartverkoop gaan open zodra je eventgegevens volledig zijn.

Het overzicht bevat deze stappen:

1. Organisator - wie het event organiseert.
2. Event - alles wat je gasten over het event zelf te zien krijgen.
3. Zones en tijdvakken (optioneel).
4. Seating (optioneel).
5. Kaartverkoop - het type event, je tickets en hoe inschrijven werkt.
6. Betalings- en BTW-instellingen - alleen voor betaalde events.
7. Tweefactorauthenticatie - een extra controle bij het inloggen, verplicht voordat je kunt publiceren.
8. Publiceren - online gaan.

Stap 1: je organisatorprofiel

Dit is het blok "wie organiseert dit?" op je eventpagina. Het geldt voor al je events: je stelt het één keer in en gebruikt het overal opnieuw. Alle vier de velden zijn verplicht:

• Naam organisator - de naam van je organisatie of merk.
• Contact e-mail - staat in elke ticketingmail aan je gasten, en als een gast op zo'n mail antwoordt, komt het antwoord hier binnen. Berichten via het formulier op je eventpagina komen hier ook binnen.
• Intro over de organisator - een korte voorstelling van je organisatie.
• Logo - een PNG- of JPG-afbeelding van minstens 1024 x 1024 pixels. Een vierkant logo ziet er het best uit.

De mails die je gasten krijgen (uitnodiging, bevestiging, betalings- en annuleringsmails) komen van je organisatornaam en eindigen met je logo, je naam en je contact-e-mailadres.

Tip: als je je organisatorgegevens wijzigt, veranderen ze in één keer voor al je events. Bij betaalde events ligt de naam van de organisator vast zodra Stripe je bedrijf geverifieerd heeft.

Stap 2: je eventgegevens

Alles wat de eventpagina over het event zelf toont. Het formulier wordt pas bewaard als elk verplicht veld correct is ingevuld:

• Naam van het event, introtekst en data - de begin- en einddatum en het uur, en de tijdzone (de lokale klok waarin je tijden staan), zodat internationale gasten altijd het juiste uur zien. De data moeten in de toekomst liggen.
• Locatie - een fysieke locatie (naam en adres, getoond met een kaart), een online event (een websiteadres), of allebei. Bij een fysieke locatie kun je de speld op de kaart verslepen als die niet precies op de juiste plek staat.
• Omslagfoto en voorbeeldafbeelding - de omslagfoto is de grote banner bovenaan je eventpagina (minstens 2564 x 804 pixels), de voorbeeldafbeelding is het kleine beeld dat je event in lijsten voorstelt (minstens 540 x 360 pixels). Beide zijn verplicht, als JPG of PNG.
• Over het evenement - de volledige beschrijving. Neem hier je tijd voor: dit is wat mensen overtuigt om te komen.
• Terugbetalingsbeleid - verplicht voor elk event, ook voor gratis events ("Dit is een gratis event, maar laat het ons weten als je niet kunt komen" is prima). Het ligt vast zodra je publiceert, omdat gasten zich onder dat beleid hebben ingeschreven.
• Verkoopvoorwaarden - je eigen verkoopvoorwaarden. Verplicht voor betaalde events, en kopers gaan ermee akkoord bij het afrekenen. Vul je ze in voor een gratis event, dan moeten de mensen die zich inschrijven er ook mee akkoord gaan. Ook ze liggen vast zodra je publiceert.
• URL privacybeleid en Toestemming vereisen? - een link naar je eigen privacybeleid (verplicht). Vraagt je beleid om uitdrukkelijke toestemming, zet "Toestemming vereisen?" dan op ja: gasten moeten dan een vakje aanvinken voordat ze zich kunnen inschrijven. Beide liggen vast zodra de eerste gast zich heeft ingeschreven.
• Tags - tot 20 trefwoorden die mensen helpen om je event te vinden.

Goed om te weten: de teksten die je gasten lezen, kun je laten vertalen. Gebruik de taalkeuze bij elk tekstveld om andere talen toe te voegen.

Stap 3 (optioneel): zones en tijdvakken

Sla deze stap over als elk ticket gewoon toegang geeft tot het hele event.

Een zone is een deel van je locatie waar alleen sommige tickets toegang toe geven: de grote zaal, een balkon, een VIP-dek. Een tijdvak is een periode waarin een ticket geldig is: een sessie in de voormiddag of in de namiddag. In het venster dat opengaat, heten ze Secties: je voegt een zone toe, een tijdvak, of een zone met een tijdvak. Daarna kies je per tickettype tot welke secties het toegang geeft. Gebruik ze voor:

• VIP-zones - een VIP-ticket geeft toegang tot de VIP-zone, een standaardticket niet. De scanner-app controleert dat aan de deur.
• Toegang op tijdstip - verkoop dezelfde ruimte in blokken in de voormiddag en de namiddag.
• Zones met zitplaatsen - op een zaalplan krijgt elke zone een eigen kleur en eigen tickets (zie stap 4).

Een zone heeft een naam en eventueel een kleur (gebruikt op het zaalplan). Een tijdvak heeft een begin- en einddatum en -uur.

Wat vastligt: zodra je een sectie hebt toegevoegd, moet elk tickettype toegang geven tot minstens één sectie. Na je eerste publicatie liggen de namen en tijdvensters vast en kun je geen sectie meer verwijderen.

Goed om te weten: zones en tijdvakken zijn er voor gratis en betaalde events. Op een RSVP-event hebben ze geen effect. En zelf een plaats kiezen werkt niet samen met tijdvakken: zodra je event één tijdvak heeft, kunnen kopers geen plaatsen meer kiezen.

Stap 4 (optioneel): het zaalplan

Beschikbaar met een .PRO-lidmaatschap, in bèta (nog volop in ontwikkeling - je bevestigt dat je het op eigen risico gebruikt).

Sla deze stap over als je event geen vaste plaatsen heeft. Heeft het die wel, dan teken je met de zaalplanontwerper je locatie op schaal: ronde en lange tafels, rijen stoelen, het podium, een dansvloer, de bar, muren, deuren en meer. Je kunt ook een plattegrond van je locatie uploaden (PNG, JPG of PDF, tot 15 MB) en daarop tekenen, een plattegrond gebruiken die de locatie gepubliceerd heeft, of het plan van een eerder event kopiëren (zolang je plan nog leeg is).

Het belangrijkste:

• Tafels en rijen horen bij zones. Selecteer tafels en rijen op het plan en kleur ze in als een van je zones uit stap 3. Elke zone verschijnt in een eigen kleur. Een tickettype verkoopt alleen plaatsen in de zones waar het toegang toe geeft. Zonder zones staat elke plaats open voor elk tickettype met zitplaats.
• De nummering is flexibel: letters voor de rijen, startnummers, even of oneven nummering per rij, en je eigen labels voor de plaatsen.
• Wie kiest de plaats? Bij gratis en betaalde events kiest de koper tijdens het bestellen (er worden automatisch goede plaatsen voorgesteld, de koper kan ze wijzigen). Bij RSVP-events plaats je de gasten zelf door ze naar stoelen te slepen - ook gasten die nog niet geantwoord hebben. Zeggen ze af, dan komen hun plaatsen weer vrij.
• Geblokkeerde plaatsen worden nooit verkocht of aan iemand gegeven - gebruik ze voor technische posities of plaatsen die je vrij wilt houden.
• Je kunt het plan downloaden als PDF, het afdrukken, en de lijst met plaatsen exporteren als Excel-bestand.

Wat vastligt: zodra je event gepubliceerd is, kun je een plaats met een boeking niet meer verwijderen, blokkeren of naar een andere zone verplaatsen. Plaatsen die in geen zone liggen, worden niet verkocht zodra je event zones gebruikt - de stap Publiceren waarschuwt je als je zulke plaatsen hebt.

Goed om te weten: het zaalplan heeft een eigen toegangsrecht voor je team, los van het recht voor ticketing. Wie zones beheert, heeft ze allebei nodig.

Stap 5: de instellingen voor kaartverkoop

Het hart van de instellingen. Hier kies je het type event uit hoofdstuk 1 en bepaal je hoe inschrijven werkt.

Basis settings

Bij een aantal van deze vragen is nog geen antwoord gekozen: kies telkens ja of nee, het formulier wordt pas bewaard als je dat gedaan hebt.

• Tickets gebruiken? - met ja krijgt elke gast een PDF-ticket met een persoonlijke QR-code om aan de deur te scannen. Met nee krijg je alleen een gastenlijst, zonder tickets om te scannen.
• Uitnodigingen automatisch versturen? (RSVP) - Ja, direct verzenden verstuurt elke uitnodiging zodra je een gast toevoegt. Nee, later verzenden houdt ze tegen, zodat je alles in één keer kunt versturen als je lijst klaar is.
• Bevestiging automatisch versturen? (gratis en betaald) - Ja, direct verzenden, of Nee, later verzenden als je de bevestigingen zelf vanuit de gastenlijst wilt versturen.
• Apple Wallet & Google Wallet (.PRO) - gasten bewaren hun ticket met één tik in de wallet-app op hun smartphone, zodat ze het altijd bij zich hebben. Alleen zichtbaar als je tickets gebruikt.
• Inschrijving eindigt - de datum en het uur waarop de inschrijvingen voor het hele event sluiten. Verplicht: elke inschrijving sluit op een bepaald moment.

Gasten

• Maximaal aantal gasten - een limiet voor het hele event, of geen limiet. Wordt die bereikt, dan sluiten de inschrijvingen automatisch.
• Vereis adres en Vereis telefoonnummer - extra verplichte velden voor de persoon die bestelt (gratis en betaalde events).
• Vraag bedrijfsnaam - een extra veld voor de bedrijfsnaam, handig voor zakelijke events. Die kan op naambadges gedrukt worden.
• Alle deelnemers: namen / e-mails verplicht - normaal laat alleen de persoon die bestelt zijn gegevens achter, hoeveel tickets die ook neemt. Zet dit aan en elke tickethouder krijgt bij het afrekenen een eigen naam (en e-mailadres). Doe dit altijd als je moet weten wie er echt komt - je hebt het ook nodig voor persoonlijke naambadges.
• Toestemming voor e-mails vragen? - voegt bij het afrekenen een vakje toe voor gasten die je nieuwsbrief willen ontvangen. Wie ja zei, zie je in de gastgegevens.

Extra vragen

Maak een kort formulier dat gasten invullen tijdens het bestellen:

• Meerkeuze/één antwoord (2 tot 4 opties)
• Meerkeuze/meerdere antwoorden (tot 4 opties)
• Tekst (een open antwoord)

Denk aan "Welk programma interesseert je het meest?" of "Heb je speciale wensen voor eten?". Elke vraag is verplicht, en wordt één keer per bestelling gesteld (niet per ticket). De antwoorden staan in de export van je gastenlijst. Een vraag kun je niet meer wijzigen zodra gasten erop geantwoord hebben.

De tickettypes

Voor gratis en betaalde events heb je minstens één tickettype nodig. Maak er zoveel als je nodig hebt met Nieuw ticket maken en zet ze in de volgorde die je wilt met de pijltjes omhoog en omlaag:

Voor elk tickettype stel je dit in:

• Ticketnaam en Omschrijving - "Early bird", "Standaard", "VIP + rondleiding backstage"... De omschrijving staat onder de naam als mensen bestellen.
• Prijs (betaalde events) - de prijs is all-in: het is precies wat de koper betaalt, inclusief btw en kosten, dus geen verrassingen bij het afrekenen. Het formulier rekent live uit wat je per ticket ontvangt. De laagste prijs voor een betaald ticket is 6.00 (daaronder maak je het ticket gratis).
• Btw-tarief (%) (betaalde events) - de btw die op je tickets van toepassing is, tussen 0 en 50 procent. Jij bent de verkoper, dus jij bepaalt en declareert die.
• Aantal - hoeveel tickets van dit type verkocht kunnen worden. Laat het leeg voor geen limiet per type (het maximum voor het event blijft gelden).
• Maximumaantal tickets per bestelling - hoeveel één koper er in één keer kan nemen, bijvoorbeeld 4. Zonder aantal en maximum kan één bestelling tot 20 tickets bevatten.
• Aangepaste einddatum - stop de verkoop van dit type vroeger dan de rest, maar nooit later dan het einde van de inschrijvingen. Zo maak je early bird-tickets: geef "Early bird" een einddatum en "Standaard" neemt het over.
• Geldt voor (alleen als je secties hebt toegevoegd) - vink de zones en tijdvakken aan waar dit ticket toegang toe geeft. De scanner-app laat het ticket alleen daar binnen.
• Seating - Ticket kopers kiezen een plaats op de plattegrond (alleen als je plan plaatsen heeft die verkocht kunnen worden, en je event geen tijdvakken heeft). Zo wordt het een ticket met zitplaats: kopers kiezen hun eigen plaatsen tijdens het bestellen.

Wat vastligt: een tickettype kun je alleen wijzigen of verwijderen zolang er nog niets van besteld is - ook een gratis inschrijving of een bestelling die niet betaald werd, telt mee.

Aan de deur: instellingen voor de scanner

Deze opties bepalen wat er gebeurt als gasten aan de deur worden ingecheckt (zie hoofdstuk 7):

• Volledige namen in de scanner-app - de scanner verbergt normaal de namen van gasten (je ziet K**** V**). Dat is extra gegevensbescherming onder de GDPR: persoonsgegevens worden niet op smartphones bewaard als ze daar niet nodig zijn. Je kunt in de scanner nog altijd op de volledige naam van gasten zoeken, zolang de smartphone een internetverbinding heeft. Zet dit aan om de volledige namen te zien. De namen worden bewaard op elke smartphone die scant, tot 10 dagen na het event, dus je bevestigt dat je de verantwoordelijkheid voor die toestellen neemt.
• Badges afdrukken (.PRO) - druk een naambadge af op een labelprinter (een kleine stickerprinter) op het moment dat een gast wordt ingecheckt. Je hebt een Zebra ZD421-printer met de optie voor Wi-Fi en Bluetooth nodig: de app maakt er verbinding mee via Bluetooth. Wil je badges afdrukken? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we je op weg kunnen helpen. Je kiest wat er naast de naam op de badge komt: de bedrijfsnaam (als je die vraagt), de plaats en de QR-code, met een live voorbeeld. Hiervoor zijn volledige namen nodig.
• Stel tijdvakken in in de scanner-app (alleen met tijdvakken) - staat dit aan, dan weigert de scanner tickets buiten hun tijdvak. Staat het uit (de standaard), dan toont de scanner het tijdvak maar laat iedereen binnen.

Wie heeft .PRO nodig? Wallet-passes en badges afdrukken zijn .PRO-functies, ook bij gratis en RSVP-events. Ze volgen het lidmaatschap van wie de instelling wijzigt: een teamlid zonder .PRO kan ze niet aan- of uitzetten. Niet elke persoon of smartphone die gasten incheckt, heeft dus een .PRO-licentie nodig: om te scannen volstaat het recht Lees. We raden .PRO-licenties aan voor iedereen in je kernteam van organisatoren.

---

3. Betaalde events: zo krijg je je geld (early access)

Betaalde events hebben één extra stap: Betalings- en BTW-instellingen. Daarin regel je hoe het geld van je kopers bij jou terechtkomt. Lees meer over online tickets verkopen met eventplanner.net.

• Maak verbinding met Stripe. Stripe is het betaalbedrijf dat het geld van je kopers ontvangt en uitbetaalt op je bankrekening. Daarvoor heb je een eigen Stripe-account nodig: klik op Maak verbinding met Stripe en vul de formulieren van Stripe in (ze controleren wie je bent en voegen je bankrekening toe). Alleen iemand van het account dat eigenaar is van het event kan dit doen, en je doet het één keer voor al je events.
• De verificatie duurt even. Na de formulieren controleert Stripe je account nog. De betaalmethoden zijn meestal binnen een paar uur beschikbaar. Pas dan kun je een betaald event publiceren.
• Je btw-nummer. eventplanner.net is een Belgisch bedrijf. Is je organisatie gevestigd in een ander EU-land, voeg dan je btw-nummer toe, zodat er geen Belgische btw wordt aangerekend op onze servicekosten. Organisaties in België betalen altijd Belgische btw, organisaties buiten de EU nooit. Een wijziging van je btw-nummer wordt eerst door ons team gecontroleerd voordat ze geldt, en je kunt het nummer niet wijzigen zolang je een betaald event hebt dat gepubliceerd is en nog niet voorbij is.
• Betaalmethoden. Je kopers betalen met Creditcard, Bancontact of iDEAL. Ze zien alleen de methoden die Stripe voor je account heeft aangezet. Prijzen en betalingen zijn altijd in euro.
• Uitbetalingen. Het geld blijft nooit bij eventplanner.net: elke betaling gaat rechtstreeks naar je Stripe-account, en Stripe betaalt het uit op je bankrekening volgens de uitbetalingsinstellingen van je Stripe-account. Betalingen, uitbetalingen en terugbetalingen volg je op in je Stripe-dashboard (je eigen account op de website van Stripe).
• Kosten. eventplanner.net rekent een kleine vaste servicekost per verkocht ticket aan (plus btw waar die van toepassing is), en Stripe rekent zijn eigen kosten per betaling aan. Beide worden van elke betaling afgehouden en per tickettype getoond terwijl je je prijs instelt, met een schatting van wat je ontvangt. Omdat prijzen all-in zijn, betalen je kopers precies de prijs die ze zien. Elke maand krijg je een factuur voor onze kosten, voor je boekhouding. Die is al betaald, omdat de kosten van de betalingen zijn afgehouden.

Goed om te weten: als je een ticket terugbetaalt, krijgt de koper zijn geld terug, maar de servicekost voor dat ticket blijft verschuldigd.

Waarom de koper "all-in" betaalt: niemand houdt van een afrekening waar 35 EUR bij de laatste stap plots 41.80 EUR wordt. Jij bepaalt de eindprijs (reken de kosten mee in je prijs), en die kosten komen openlijk van jouw kant.

---

4. Publiceer je event

De stap Publiceren zet je inschrijvingspagina online. Je kunt alleen publiceren als:

• de stappen voor organisator, event en kaartverkoop volledig zijn,
• bij betaalde events Stripe verbonden is en de betaalmethoden actief zijn,
• en tweefactorauthenticatie (2FA) aanstaat voor het account dat eigenaar is van het event. 2FA betekent dat je bij het inloggen naast je wachtwoord ook een code van je smartphone nodig hebt. Je werkt met gegevens van gasten, daarom vragen we deze extra bescherming.

Ook je team heeft 2FA nodig: elk teamlid dat met de tickets werkt - ook alleen om de gastenlijst te bekijken of tickets te scannen - heeft 2FA nodig op zijn eigen account.

In het venster Publiceren kies je wie de inschrijvingspagina kan bereiken:

• Openbaar evenement - iedereen heeft toegang - iedereen kan de pagina vinden en openen. Je event krijgt een eigen openbare eventpagina.
• Privé - iedereen met een link heeft toegang - de pagina staat nergens vermeld, je krijgt een geheime link (een adres dat niemand kan raden) om te delen.
• Privé - alleen mensen met het wachtwoord hebben toegang - bezoekers hebben het wachtwoord nodig dat jij kiest (minstens 6 tekens).
• RSVP-events hebben hier geen keuze: gasten komen altijd binnen via hun persoonlijke uitnodigingslink.

Zet daarna de Paginastatus op Actief.

Kijk even voordat je publiceert: bij een openbaar event kan de eigenaar van het event de eventpagina al openen voordat ze gepubliceerd is (de link staat in het venster Publiceren). Alleen de eigenaar kan ze zien.

Publicatie ongedaan maken. Zet de paginastatus op Inactief en het event is meteen offline: bezoekers en mensen die net aan het bestellen zijn, zien "Event nog niet gepubliceerd". Gasten die al tickets hebben, houden die. Sommige dingen blijven vastliggen nadat je de publicatie ongedaan maakt: je terugbetalingsbeleid en verkoopvoorwaarden, de namen en tijden van je secties, plaatsen met een boeking, tickettypes met bestellingen, je privacybeleid en de instelling voor toestemming zodra iemand zich heeft ingeschreven, en het type event zolang er gasten of bestellingen zijn.

---

5. Wat je gasten te zien krijgen

Een korte rondleiding aan de andere kant, zodat je precies weet wat je gasten zien.

De eventpagina (alleen bij openbare events). Je omslagfoto, de data, de locatie met een kaart (bij een fysieke locatie), de tekst "over", je terugbetalingsbeleid, je organisatorprofiel en een grote knop Bestel tickets. Bezoekers kunnen je contacteren via een formulier (het bericht komt binnen op je contact-e-mailadres) en het event delen. Bij een privé- of RSVP-event is er geen openbare eventpagina: je gasten gaan via je link of hun uitnodiging meteen naar het bestellen.

Bestellen gaat in een paar korte stappen:

1. Selecteer tickets - je tickettypes met prijzen, omschrijvingen en een aantal om te kiezen. Types die uitverkocht zijn of waarvan de einddatum voorbij is, tonen "Verkoop afgelopen".

   

2. Selecteer plaatsen (alleen tickets met zitplaats) - er worden automatisch goede plaatsen voorgesteld, de gast kan klikken om ze te wijzigen. De gekozen plaatsen worden 15 minuten vastgehouden, zodat niemand anders ze kan nemen terwijl de gast de bestelling afrondt.

   

3. Bestellen - contactgegevens, de namen van de tickethouders (als je ernaar vraagt), het adres, het telefoonnummer en het bedrijf (als je ernaar vraagt), je extra vragen en de vakjes voor toestemming. Gasten met een eventplanner.net-account kunnen inloggen om hun gegevens sneller in te vullen.

   

4. Betaling (betaalde events) - creditcard, Bancontact of iDEAL, in het beveiligde betaalformulier van Stripe. De koper ziet ook je geverifieerde verkopersnaam. De bestelling en de plaatsen worden 30 minuten gereserveerd. Is de betaling niet op tijd afgerond, dan komen de tickets en plaatsen weer vrij, en krijgt de koper daar een e-mail over. De koper kan de bestelling in deze stap ook annuleren.

   

5. Bevestiging - op het scherm, met een overzicht van de bestelling, en per e-mail (tenzij je de bevestigingen zelf verstuurt, zie stap 5 van de instellingen).

   

De bevestigingsmail bevestigt de inschrijving. Bij betaalde bestellingen staan daarin het betaalde bedrag, wie het ticket verkocht heeft en de naam die de koper op zijn bankafschrift ziet. Als je tickets gebruikt, bevat de mail de QR-code van elk ticket (met de plaats en, als je naar namen vraagt, de naam van de tickethouder), de knoppen voor Apple Wallet en Google Wallet (.PRO) en een bijlage tickets.pdf: één pagina per ticket met de QR-code, de gegevens van het event, de locatie, het tickettype en de plaats. Met Bancontact of iDEAL kan het iets langer duren voordat een betaling bevestigd is: de koper ziet dan "Je betaling wordt verwerkt" en krijgt de tickets per e-mail zodra de betaling rond is.

---

6. Je gasten beheren

De pagina Tickets van je event is je controlekamer: de gastenlijst, de statistieken en alle acties per gast op één plek.

Voor RSVP-events: de gastenlijst en uitnodigingen

• Voeg gasten toe een voor een (naam, e-mailadres, aantal tickets, gewenste taal), of kies Importeren vanuit bestand: een Excel- of CSV-bestand met de kolommen FirstName, LastName, E-mail, Tickets en Language. Voornaam, achternaam, e-mail en aantal tickets zijn verplicht voor elke gast, de taal is en, nl, fr, de of es. Rijen die niet geïmporteerd kunnen worden, kun je downloaden als CSV, verbeteren en opnieuw importeren. Je kunt gasten uitnodigen zodra je event gepubliceerd is, tot de inschrijvingen sluiten.

  

  Tip: gebruik het Excel-bestand om te importeren. Een CSV-bestand moet komma's gebruiken tussen de kolommen - de CSV die Excel bewaart met Nederlandse of Belgische instellingen gebruikt puntkomma's en kan niet gelezen worden. Het bestand mag tot 5 MB groot zijn, en elk e-mailadres mag maar één keer op de lijst staan.

• Elke gast krijgt een persoonlijke uitnodigingslink. De uitnodigingsmail ("Je bent uitgenodigd voor ...") is geschreven in de eigen taal van de gast en bevat zijn persoonlijke code. Heeft de gast al een eventplanner.net-account, dan wordt de taal van dat account gebruikt. Met Ja, direct verzenden vertrekken de uitnodigingen zodra je een gast toevoegt. Anders gebruik je Uitnodigingen versturen om ze in één keer te versturen: naar iedereen die nog niet uitgenodigd is, of een herinnering naar iedereen die nog niet geantwoord heeft. In één keer versturen en een losse uitnodiging opnieuw versturen kan één keer per 5 dagen, zodat je gasten nooit te veel mails krijgen. Adressen waar de mail bounced (niet afgeleverd kon worden) en adressen waar eventplanner.net niet meer naar mailt, worden overgeslagen.

  

• Aantal tickets geldt per gast, en de gast zelf telt mee: geef iemand 2 tickets om die persoon "+1" uit te nodigen, tot 50 tickets per gast. Via zijn persoonlijke link antwoordt de gast Aanwezig of Geweigerd en vult hij, als hij komt, de gegevens in van de mensen die hij meebrengt. Hij kan later terugkeren naar dezelfde link om zijn antwoord te wijzigen, zolang de inschrijvingen open zijn.

  

• De statuskolom toont waar je staat: Geen antwoord, Aanwezig, Geweigerd - of Bounced als de uitnodiging niet afgeleverd kon worden (controleer het adres en verstuur ze opnieuw). Onbestelbaar betekent dat eventplanner.net geen enkele mail meer naar dat adres stuurt, omdat het elders bounced of geblokkeerd werd: controleer het adres bij je gast en vul het juiste in.

• Jij houdt de touwtjes in handen: open een gast om zijn gegevens of aantal tickets te wijzigen, de uitnodiging of bevestiging opnieuw te versturen, zijn ticket te downloaden, zelf zijn status in te stellen (voor gasten die telefonisch antwoorden), of hem te verwijderen.

Opgelet: als je een aanwezige gast op Geweigerd of Geen antwoord zet, of een gast verwijdert, verdwijnen al zijn tickets - ook tickets die al aan de deur gescand zijn. Het aantal tickets verlagen verwijdert nooit een gescand ticket.

Voor gratis en betaalde events: bestellingen en gasten

• Elke bestelling is een rij. Bestellingen met meer dan één ticket klappen open om de afzonderlijke tickethouders te tonen.
• Zoeken kan op de naam of het e-mailadres van de persoon die bestelde. Via het menu van elke bestelling kies je Bekijk alle gastgegevens, Bewerk gastgegevens, Bevestiging opnieuw verzenden of Download ticket.
• Download de lijst als Excel-bestand, met de antwoorden op je extra vragen. Daarin staan de bevestigde bestellingen en geldige tickets.
• Gast verwijderen (onder Bewerk gastgegevens) verwijdert de bestelling en maakt de tickets ongeldig. De gast krijgt daar geen bericht over. Een betaalde bestelling kun je pas verwijderen als alle tickets ervan terugbetaald zijn, en een bestelling waarvan de betaling nog verwerkt wordt, kun je niet verwijderen.
• Terugbetalingen (betaalde events): elk ticket heeft een actie Annuleren + terugbetaling, voor teamleden met het recht Beheren. Daarmee krijgt de koper de ticketprijs terug (of wat er van die betaling nog terug te betalen valt), worden de QR-code en de wallet-pass ongeldig, komt de plaats vrij en krijgt de koper een e-mail. Dat kun je niet ongedaan maken. Wil je een deel van het geld teruggeven, of iets terugbetalen als gebaar? Doe dat dan in je Stripe-dashboard. Die terugbetalingen verschijnen bij Terugbetalingen ter beoordeling, waar je kiest voor Ticket ongeldig maken of Tickets geldig houden. Mislukte terugbetalingen staan daar ook.

Statistieken

De statistieken houden alles bij terwijl je verkoopt: verkopen of inschrijvingen per tickettype, de omzet bij betaalde events, de antwoorden bij RSVP-events (aanwezig, brengt gasten mee, geweigerd, geen antwoord) en, met een zaalplan, de verkochte plaatsen per zone.

Wie in je team wat kan doen

Nodig je teamleden uit als contacten op je event en geef ze het recht voor ticketing:

• Lees - de gastenlijst bekijken en tickets scannen.
• Schrijven - daarnaast ook gasten toevoegen en bewerken en de gastenlijst downloaden.
• Beheren - daarnaast ook de instellingen wijzigen en tickets terugbetalen.

Elk teamlid dat met tickets werkt, heeft tweefactorauthenticatie nodig op zijn eigen account (zie hoofdstuk 4).

---

7. Aan de deur: de ticketscanner

Scan tickets met de eventplanner.net-app op iOS en Android - je hebt geen extra apparatuur nodig. Meer over de ticketscanner en het inchecken. Iedereen in je team met minstens het recht Lees kan de scanner openen. Gebruik meerdere smartphones naast elkaar voor een drukke ingang: elke scan wordt gecontroleerd tegen dezelfde gastenlijst.

De app toont je gepubliceerde events, tot 7 dagen nadat ze afgelopen zijn. Inchecken betekent: het ticket van de gast wordt gescand (of met de hand aangeduid) als aanwezig. Scannen gaat meteen en de kleur vertelt je wat je moet doen:

• Groen - een geldig ticket, de gast is ingecheckt.
• Geel - dit ticket is al eerder ingecheckt ("Al ingecheckt", of "Al gescand" in een zone).
• Rood - niet geldig: geen ticket voor dit event, een geannuleerd of terugbetaald ticket, geen toegang tot deze zone, of - als je tijdvakken afdwingt - buiten het tijdvak.

Nog meer aan de deur:

• Werkt offline. Geen bereik in de kelder? De scanner blijft werken met de gastenlijst die hij het laatst gedownload heeft, en werkt alles bij zodra de verbinding terug is. Offline kan een ticket dat intussen geannuleerd is toch groen kleuren, en zien twee offline smartphones elkaars scans niet.
• Incheckteller. Bovenaan het scanscherm, naast Check in guests, toont een teller hoeveel gasten er ingecheckt zijn, op het totaal.
• Zoeken en met de hand inchecken voor gasten die hun ticket vergeten zijn: typ hun naam in het veld Enter a name en tik op Check In naast het juiste ticket. Bij gasten die al ingecheckt zijn, staat Checked in. De zoekfunctie zoekt op volledige namen, ook als de scanner ze verbergt. Hiervoor heb je een verbinding nodig.
• Zones als toegangspoorten. Met zones kiest elke smartphone de ingang waar hij scant: de hoofdingang of een specifieke zone. Een standaardticket dat aan de VIP-zone gescand wordt, kleurt rood. Om de ingang te kiezen, open je je event in de scanner en tik je op de knop met de locatiespeld rechtsboven in het scanscherm. Die toont de huidige ingang: Main entrance (de hoofdingang) of de naam van een zone. Kies de ingang in de lijst (bij zones met een tijdvak staan de tijden onder de naam). De smartphone onthoudt die keuze voor het event, dus je stelt ze maar één keer per smartphone in. De teller bovenaan telt dan de check-ins van die zone, en een gast die een zone binnenkomt zonder langs de hoofdingang te zijn gegaan, krijgt de melding Not checked in at main entrance (alleen ter info, de gast mag gewoon binnen). De knop verschijnt alleen als je event zones heeft.
• Namen. De scanner verbergt namen (de eerste letter en sterretjes), tenzij je Volledige namen in de scanner-app hebt aangezet. Teamleden met het recht Schrijven of Beheren zien wel volledige namen als ze zoeken.
• Badges afdrukken (.PRO): verbind een Zebra-labelprinter via Bluetooth en bij elke eerste check-in wordt een naambadge afgedrukt, zoals jij die hebt ingesteld. Een gast die opnieuw gescand wordt, krijgt geen tweede badge. Wil je een badge opnieuw afdrukken, bijvoorbeeld na een tikfout of een vastgelopen label? Tik dan op Print badge bij het scanresultaat, of zoek de gast op en tik op Print badge in de zoekresultaten. Zonder "namen verplicht" staat op elke badge van een bestelling de naam van de persoon die bestelde.

De badgeprinter instellen

Je stelt de printer één keer per smartphone in, in de app:

1. Zet de printer aan en houd de knop FEED 5 seconden ingedrukt, tot het lampje knippert. De printer is nu 2 minuten vindbaar.
2. Open in de app de instellingen en tik op Set up printer in de rij Printer.
3. Op Android tik je op Scan for printers en kies je je printer (Android vraagt de eerste keer om hem te koppelen). Op een iPhone koppel je de printer eerst in Instellingen > Bluetooth van de iPhone (de naam is het serienummer op het label onder de printer), en keer je daarna terug naar de app.
4. Tik op je printer in de lijst.
5. Controleer de Label size (standaard 100 x 50 mm) en tik op Print test label.

Goed om te weten: er kan maar één smartphone tegelijk een printer gebruiken, en de smartphone maakt er alleen verbinding mee terwijl de scanner open is. Tijdens het scannen toont een printericoon bovenaan het scanscherm of de printer verbonden is (groene stip) of niet (roze stip). Badges worden alleen afgedrukt als badges afdrukken ook voor het event aanstaat (zie hoofdstuk 2).

---

8. Na het event (en voor het volgende)

• Exporteren. Download je definitieve gastenlijst als Excel-bestand (met het recht Schrijven), zolang de gegevens van de gasten nog niet geanonimiseerd zijn. Wil je de persoonsgegevens in die export langer dan 13 maanden bewaren, dan heb je daar een geldige reden voor nodig, vastgelegd in je eigen GDPR-documentatie als organisator. We kiezen voor 13 maanden omdat veel events elk jaar terugkomen: zo heb je de gegevens nog voor je volgende editie.
• Privacy vanaf het ontwerp. Gastgegevens blijven niet eeuwig bewaard: 13 maanden na het einde van je event worden de namen en e-mailadressen van je gasten automatisch geanonimiseerd - zo vervangen dat niemand nog herkend kan worden. Dat kun je niet ongedaan maken. De eigenaar van het event krijgt een maand en twee weken vooraf een herinnering, zodat je eerst kunt exporteren wat je nodig hebt. Je kunt ook zelf vroeger anonimiseren met Anonimiseer nu (recht Beheren).
• Een volgende editie? Start je nieuwe event als kopie van het oude. De kopieerwizard neemt je tickettypes over (namen, prijzen, aantallen - ze starten als concept), je instellingen voor kaartverkoop, je zones en het zaalplan, en schuift de data mee op met de nieuwe datum van het event. Niet gekopieerd: verkopen, gasten en geboekte plaatsen, de gegevens van je eventpagina en je extra vragen. Volledige namen in de scanner-app en badges afdrukken staan weer uit. Een RSVP-event heeft geen tickettypes, dus daarvan wordt alleen het zaalplan gekopieerd.

---

Veelgestelde vragen

Kan ik het type event wijzigen na het publiceren? Zet de pagina eerst op inactief en wijzig het daarna - maar alleen zolang er nog geen gasten of bestellingen zijn. Als je het type wijzigt, worden de instellingen van het oude type gewist (overschakelen naar RSVP verwijdert de tickettypes en zones).

Kan ik tickets toevoegen of het maximum verhogen terwijl de verkoop loopt? Ja. De aantallen, het maximaal aantal gasten en het einde van de inschrijvingen blijven aanpasbaar, en je kunt op elk moment nieuwe tickettypes toevoegen. Alleen tickettypes die al bestellingen hebben, liggen vast.

Waarom kan ik niet publiceren? Kijk naar het instellingenoverzicht: elke verplichte stap moet een vinkje hebben. Wat het vaakst ontbreekt: de afbeeldingen bij de eventgegevens, het terugbetalingsbeleid, de URL van het privacybeleid en tweefactorauthenticatie op het account dat eigenaar is van het event. Bij betaalde events moet ook Stripe verbonden zijn en moeten de betaalmethoden actief zijn.

Een gast is zijn ticket kwijt. Open de gast in je lijst en kies Bevestiging opnieuw verzenden, of Download ticket en stuur het zelf door. Met wallet-passes gebeurt dit zelden: het ticket staat op hun smartphone.

Iemand heeft een ticket gekocht maar kan niet komen (betaald event). Gebruik Annuleren + terugbetaling op zijn ticket, of - als je terugbetalingsbeleid geen terugbetalingen toelaat - wijzig de naam van de tickethouder zodat een collega in zijn plaats kan komen.

Hoe krijgen mijn teamleden toegang? Nodig ze uit als contacten op je event en geef ze het recht voor ticketing: Lees, Schrijven of Beheren (zie hoofdstuk 6). Iedereen die met tickets werkt, heeft tweefactorauthenticatie nodig.

Sluiten de inschrijvingen automatisch? Ja - op het einde van de inschrijvingen dat je hebt ingesteld, of vroeger als het maximaal aantal gasten bereikt is. Afzonderlijke tickettypes sluiten op hun eigen einddatum of als ze uitverkocht zijn. Je kunt ook alles in één keer sluiten door de pagina op inactief te zetten.

Wat kost het? RSVP- en gratis events: gratis (voor wallet-passes en badges afdrukken heb je .PRO nodig). Betaalde events: een kleine vaste servicekost per verkocht ticket plus de betaalkosten van Stripe, altijd zichtbaar terwijl je je prijzen instelt - je koper betaalt precies de prijs die je aankondigt.

Voldoet dit aan de GDPR? Ja. De GDPR (in Nederland de AVG) is de Europese privacywet. Jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens van je gasten (de "verwerkingsverantwoordelijke"), en eventplanner.net verwerkt ze voor jou onder de verwerkersovereenkomst die je aanvaardt als je Tickets begint te gebruiken. Vakjes voor je eigen privacybeleid en je nieuwsbrief zitten ingebouwd in het afrekenen, en gastgegevens worden 13 maanden na het event automatisch geanonimiseerd.