ECC Leiden

Universiteit Leiden heeft opnieuw haar online Open Dagen voor zowel de Bachelor - en Masteropleidingen laten plaatsvinden bij ECC Leiden. Na een eerder succesvolle editie in maart jl. zijn er opnieuw 17 studio’s opgebouwd in verschillende ruimtes die het ECC te bieden heeft. Onder professionele begeleiding van Karin en Brenda namens Equipe Events hebben deze online plaatsgevonden op 10, 11 en 12 november 2022.

Met een goed georganiseerd plan waarin verschillende partners zijn samengekomen kunnen wij terugkijken op een geslaagd event. Equipe Events heeft hierin de organisatie en de aansturing van derde partijen op zich genomen. Equipe Events heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een evenementenorganisatie welke zich flexibel aanpast aan verschillende wensen van de klant. Deze ondersteuning kwam dan ook goed van pas tijdens de online Open Dagen van de Universiteit.

Samen met de firma’s Koolhaas en NFGD zijn de studio’s tot in de nopjes verzorgd. Koolhaas wist hierin de sfeer en branding van Universiteit Leiden goed samen te laten kamen. De herkenbare kleuren en stijl van UL kwam goed tot zijn recht in elke studio.

Ready, set & action! De audiovisuele partner NFGD heeft alle techniek verzorgd aangaande de livestreams op deze dagen. Dit is een strakke planning gezien er soms 7 sessies zijn per dag die op een exact tijdstip moeten starten omdat vele studenten klaar zitten voor hun nieuwe stap op de Universiteit Leiden. 

Op een centraal regiepunt in het ECC kwam alle techniek samen waarbij NFGD snel kon handelen en schakelen met de personen in de studio’s. Zodra een sessie was gestart werd alles gemonitord zodat de dag zorgeloos verliep. 

Een drukke en lange dag moet natuurlijk worden aangevuld met goed verzorgd eten en drinken. Naast de verse koffie, heerlijke thee en fruitwater die de gehele dag beschikbaar is verzorgt de lokale cateraar Dames Dietz een heerlijke lunch voor alle aanwezigen op locatie. Alles wordt dagvers aangeleverd en uiteraard wordt het menu volledig afgestemd overeenkomstig de wens van de opdrachtgever. Zo kwam er vanuit de Universiteit Leiden de vraag om alles vegetarisch te leveren en hierin heeft Dames Dietz een divers en heerlijk aanbod geleverd. Onze Canteen op locatie geeft tevens de mogelijkheid om tussendoor een zoete of zoute snack te pakken, mocht de lekkere trek toch toeslaan. 

Opnieuw is door middel van een goede samenwerking, vroegtijdige communicatie en vooral een hoop plezier een succesvolle editie ontstaan van de Open Dagen Universiteit Leiden waar wij graag op terugkijken!

Waar meer dan 50 jaar dagelijks tientallen gasten incheckten in hotel Holiday Inn Leiden, zijn vanaf oktober 2020 geen rollende koffers en ronkende taxi’s meer te zien. Wèl veel vergadergasten, eventbezoekers en deelnemers aan brainstormsessies, trainingen en workshops.

Door de aanhoudende coronacrisis en de diepe sporen die het virus heeft achtergelaten, is er sinds medio 2020 een wijziging in bedrijfsvoering bij Holiday Inn Leiden. Geen verblijfsgasten meer, maar een verbreding van de dienstverlening voor meetings, events en bijeenkomsten. Voortaan gaat de locatie verder onder de naam van het aangrenzende Event & Convention Center ECC Leiden en heeft daarbij een flinke metamorfose ondergaan.

Carmen Alvarez Perez, General Manager van ECC Leiden: “Als 1e Holiday Inn hotel op het vaste land van Europa opende Holiday Inn Leiden in maart 1968 haar deuren. Door de crisis van de afgelopen jaren was overleven niet meer mogelijk. De nieuwe naam ECC Leiden prijkt nu ook op de gevel van ons hoofdgebouw. Niet helemaal nieuw natuurlijk, we bestaan al sinds 2015 als event- en congreslocatie onder één dak met Holiday Inn Leiden. Maar nu we ook de zalen, lounge, bar, terras en overige ruimtes hebben toegevoegd onder deze naam zijn we wel uitgegroeid tot de grootste vergaderlocatie van Leiden van ruim 5000 m²”. Zelfs het oude hotelzwembad heeft een metamorfose ondergaan en wordt tegenwoordig gebruikt als ‘The Pool’, een inspirerende locatie voor meetings, brainstormsessies, workshops en borrels. Zónder water vergader je hier op de bodem van het zwembad. Een unieke belevenis.

De hotelkamers worden niet meer als zodanig verhuurd maar geëxploiteerd door KAFRA Housing. KAFRA Housing richt zich op de tijdelijke huisvesting van diverse doelgroepen, waaronder internationale medewerkers. De 200 hotelkamers zijn aangepast en voldoen aan de hoge SNF normen. Een mooie combinatie van wonen en dienstverlening die prima naast elkaar kan voortbestaan.

Uniek is ook de metamorfose die de hele locatie heeft ondergaan; geheel ontworpen, ingekocht en uitgevoerd door het huidige team van werknemers. ‘Wij zijn bijzonder trots op het resultaat. Een multifunctionele hotspot met urban jungle vibes, geheel gestyled naar de wensen van de moderne vergadergast, aldus Carmen. Met zaalnamen als ‘The Imperial’ en ‘The Loft’ belooft dit inderdaad een totaal andere beleving te zijn.

Carmen: “We zijn overgebleven met een klein maar toegewijd team. We hebben onze schouders eronder gezet om hier een moderne en veelzijdige meeting locatie van te maken. Onze trouwe vergadergasten kennen de locatie niet meer terug en zijn unaniem aangenaam verrast door het resultaat en de vele mogelijkheden. Met nog nieuw te realiseren projecten als ‘The Canteen’ en ‘The Greenhouse’ gaan wij onze vergadergasten nog meer in de watten leggen. Met één totaalconcept voor samenkomen, beleven en genieten. De samenwerking met cateringbedrijf ‘Dames Dietz’ uit Oegstgeest zorgt voor een uitdagend concept van coffee breaks tot healthy lunch en afternoon bites’.

Nauwe samenwerking met GGD Hollands Midden

In de grote evenementenhal van ECC Leiden huisvest sinds januari 2021 de GGD met een vaccinatie- en testlocatie. Op dit moment nog steeds goed voor zo’n 500 vaccinaties en 2000 testen per dag.

‘Het is een win-win situatie om, aangezien de grote evenementen vanwege Covid-19 geruime tijd niet meer plaats mochten vinden, onze locatie in te zetten voor de GGD. Dagelijks helpen wij daardoor duizenden mensen aan een vaccinatie of test, zegt Carmen. ‘Veel mensen zullen ons dus ook herkennen uit deze rol’.

Zaterdag 9 februari jl. stroomde de stad vol met 60 internationale eventprofessionals voor het European Meeting Events Conference 2019 (EMEC). Een dagvullend programma leidde de deelnemers langs diverse unieke Leidse locaties en bezienswaardigheden. Dit alles om de eventprofessionals te overtuigen van de kracht en potentie van de stad Leiden. Daniël Chang, Sales Executive, vertegenwoordigde onze locatie ECC Leiden op deze inspirerende dag.  

Changing the Game

Een internationaal congres georganiseerd in Den Haag door Meeting Professionals International. Leiden Convention Bureau verzorgde het Hosted Buyer programma om eventprofessionals te overtuigen van de potentie van Leiden.

Daniël Chang: 'Samen met diverse partners in Leiden wist ook ECC Leiden bij dit onderdeel te verrassen! Changing the Game was het thema en Leiden heeft dit zeker waargemaakt. We zijn erg trots op wat wij met onze locatie hebben neergezet. We hebben echt laten zien wat de mogelijkheden zijn van onze flexibele 'black-box'.

Van autoshow tot dineren

'Holiday Inn / ECC Leiden was, als grootste locatie van de stad, de uitsmijter van de dag. Compleet gebruikmakend van alle vierkante meters, was het ECC ingedeeld in vier verschillende ruimtes met ieder een eigen stijl en sfeer. Hier kon men de veelzijdigheid van onze accommodatie ervaren en werd de geweldige combinatie met het naastgelegen Holiday Inn Leiden benadrukt', aldus Chang. 

Dansen op de dansvloer

In plaats van het traditionele ‘zitten en luisteren’ werden de deelnemers keer op keer gestimuleerd tot interactie. De deelnemers konden speeddaten in een intiem restaurant als kopie van Holiday Inn Leiden's eigen Garden restaurant, samen swingen op de nieuwste hits en 'gouwe ouwe' op de spetterende lichtvloer in de disco en een date plannen op de achterbank van de tentoongestelde autoshow. In de ruime congresopstelling kon men de serene rust en ruimte ervaren als tijdens een grootschalige bijeenkomst. ECC Leiden bood hier een schitterende schowcase van mogelijkheden!

Daniël Chang kijkt tevreden terug op dit internationale evenement: 'ECC Leiden heeft haar veelzijdigheid aan deze belangrijke doelgroep laten zien en de reacties en aanvragen zijn veelbelovend voor de komende jaren!'.

ECC Leiden biedt met 2700 m² oppervlakte en een eigen entree, dé perfecte locatie voor grote evenementen. Centraal gelegen in de Randstad, biedt deze gelijkvloerse 'black-box' met vide toegang tot zo'n 2500 personen voor allerlei bijeenkomsten en evenementen waarbij de inrichting naar eigen wens kan worden bepaald. Met 400 eigen parkeerplaatsen voor de deur, 200 hotelkamers, gratis wifi en catering wordt er één totaalconcept geboden.  

Neem vrijblijvend contact met ons op over de invulling van úw evenement of bijeenkomst op 071 53 55 523 of mail naar info@eccleiden.com 

Voor het derde achtereenvolgende jaar bood het ECC Leiden in oktober onderdak aan het WK Fitness & Aerobics en het WK Hip Hop. Ruim 1600 atleten uit 17 landen streden om de titels in verschillende categorieën. Vanaf een tribune konden bijna 1200 bezoekers de spectaculaire acts bekijken. Het organiserende FISAF International nam bijna een week lang alle 200 kamers van het naastgelegen Holiday Inn hotel plus alle zalen in bezit.

Contract voor 3 jaar

‘Al die sporters, jong en oud, zorgen voor een unieke vrolijke sfeer in het gebouw’, vertelt Mirjam Blokhuizen die namens ECC het event begeleidde. ‘Er is overal reuring. En dan die passie voor dans en allerlei tricks en moves. Het is een bijzondere belevenis, niet in de laatste plaats voor onze crew.’

Voor het eerste contact tussen het organiserende FISAF International en ECC moeten we terug naar 2017, licht marketingmanager Carmen Alvarez Perez toe. ‘Ik sprak de president, Musta Elbani, op IMAX. We wisselden contactgegevens uit, zonder te weten dat we een paar maanden later tijdens een meeting op Schiphol handtekeningen zouden zetten onder een contract voor 3 jaar.’

Het event snappen

‘Ik voelde tijdens de gesprekken met de mensen van ECC en Holiday Inn Leiden dat we een klik hadden’, vertelt Elbani. ‘Naast de functionele eisen vind ik het persoonlijke aspect van doorslaggevend belang. Ze begrijpen waar wij voor staan, wat voor ons belangrijk is.’ Stella Diblik, die namens Hip Hop Unite – aangesloten bij FISAF – eindverantwoordelijk is voor het evenement, kan zich daar volledig in vinden: ‘Voor mij zijn bij de keuze van een accommodatie drie zaken essentieel’, licht ze toe. 'Alles onder één dak, goed bereikbaar voor de internationale delegaties. En de mensen met wie we binnen de locatie werken. Want zij moeten snappen wat voor type evenement ze in huis krijgen en wie hun gasten zijn.’

Het gaat om topsport

Ter illustratie van dat laatste volstaat een wandeling door de gangen langs wat normaliter keurig ingerichte vergaderzalen zijn. Nu staan de stoelen langs de kant, liggen er speciale dansvloeren in en klinkt overal eigentijdse ritmische muziek. Groepen, duo’s en solisten oefenen er, kleden zich er om en maken zich op. Het is een bonte verzameling van veelal jonge atleten die het complex deze twee weken bevolken. De black box van het ECC geldt als centrum van ontmoeting. Aan de ene kant het podium waar de prestaties moeten worden geleverd, met ervoor de tribune; daarachter het cateringplein. ‘De frietkraam is verreweg het populairst’, weet Mirjam. ‘Snoep en gezond doen het wat minder.’ Het aanbod richt zich vooral op bezoekers; verreweg de meeste deelnemers maken gebruik van de maaltijden in het hotel. Daarvoor zijn vouchers uitgereikt. ‘We hebben het dan over zo’n 600 ontbijten dagelijks, ruim 500 lunches en ongeveer evenveel diners. Vanzelfsprekend samengesteld tot gezonde en voedzame menu’s. Het gaat immers om topsporters.’

De lat ligt hoog

Het evenement is in de drie jaar dat ECC Leiden nu gastheer is, flink gegroeid. ‘En wij zijn met hen mee gegroeid’, zegt Carmen. ‘Het is steeds groter geworden, terwijl wij natuurlijk ook steeds meer ervaring hebben opgedaan. Elke editie leer je weer en daar houd je het jaar erop rekening mee. Terwijl het ook allemaal veel groter is geworden. Zo’n tribune voor 1200 man, dat was twee jaar geleden niet denkbaar.’

Toch vindt de editie van 2020 niet in Nederland plaats. FISAF-voorzitter Elbani daarover: ‘We zouden het contract vanwege de uitstekende ervaringen zo weer verlengen. Maar het is een internationaal evenement. Er zijn deelnemers uit Australië, Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika, Rusland, Portugal. Zelfs uit Trinidad & Tobago. We zullen dus ook eens in een ander land moeten neerstrijken, dat is wel zo fair met het oog op onder meer reiskosten.’ Dat ECC Leiden de lat ondertussen hoog heeft gelegd is wel duidelijk, stelt hij. ‘Het wordt voor volgend jaar nog een hele uitdaging om dit te evenaren.’

Wilt u weten wat ECC Leiden voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op over de invulling van úw evenement of bijeenkomst op 071 53 55 523 of mail naar info@eccleiden.com.