Vergaderzaal huren

Een vergaderzaal huren, wat zijn de voordelen?

Misschien heb je wel vergaderzalen in je bedrijf. Maar wist je dat je door een externe vergaderzaal te gebruiken, ongestoord kunt werken? Door het simpele feit dat je op een andere vergaderlocatie bent, zorgt die externe locatie ook voor extra inspiratie. Zeker bij creatieve oefeningen of bij het maken van strategische plannen, is een inspirerende vergaderlocatie een groot voordeel. Een laatste extra wanneer je een externe vergaderlocatie huurt, is het feit dat je aanvullende activiteiten kunt voorzien: een lekkere lunch, een smakelijk diner om het harde werk af te sluiten. Maar ook teambuilding activiteiten zorgen ervoor dat jouw team met hernieuwde krachten aan het werk gaat (of de vergadering op een leuke manier afsluit).

Vergaderlocaties op maat

Je bent overtuigd, je gaat een grote vergaderzaal huren. Waar let je nu op? Om te beginnen, hoeveel deelnemers zullen de vergadering bijwonen? Dat bepaalt namelijk de capaciteit van de zaal. Stel dat je een meeting organiseert waar je voornamelijk zittend gaat vergaderen, dan kan je ruimte kleiner zijn dan wanneer je ook andere activiteiten voorziet. Van belang is ook hoe je de ruimte gaat inrichten om er een inspirerende vergaderlocatie van te maken. Volstaan tafels en stoelen? In welke opstelling staan deze best? Heb je naast je vergaderzaal, ook nog break-out rooms nodig om bijvoorbeeld parallelle brainstormsessies te doen? Welke zijn de technische mogelijkheden van de vergaderzaal. Is er internet en wifi? Staat er een beamer of zijn er eventuele andere audiovisuele materialen aanwezig zoals LCD-schermen en microfoons. Ten slotte, hoe lang heb je de vergaderruimte nodig? Kun je die huren per uur, per dagdeel of per dag of zelfs voor meerdaagse bijeenkomsten?

Als je een vergaderzaal gaat kiezen, maak je best ook een selectie op sfeer. Als je voornamelijk presentaties geeft en gaat nadenken, dan is een rustige omgeving, bijvoorbeeld midden in de natuur, raadzaam. Doe je creatieve brainstormoefeningen, dan kun je bijzonder vergaderen in een alternatieve omgeving die de hersenen aan het werk zet. Voorzie je ook een teambuilding, dan is een sportieve omgeving een leuke optie en dan is rumoer van buiten minder erg.

Organiseer je een vergadering voor het management, directie, raad van commissarissen of een raad van bestuur? Dan kun je opteren om een bijzondere vergaderlocatie zoals een luxueuze boardroom te huren.

Tip: Een handige checklist voor als je vergaderzalen gaat bekijken

Je hebt een eerste selectie gemaakt van grote vergaderruimtes die je geschikt lijken voor jouw meeting. Dan is het een goed idee om een site visit op de vergaderlocatie te doen. Dit zijn belangrijke elementen waarop je kunt letten bij vergaderzalen. 1) Zijn de beloofde faciliteiten ook echt aanwezig? 2) Zijn de ruimtes voldoende geluiddicht (met andere woorden, word je niet gestoord door andere groepen die vergaderen op dezelfde locatie). 3) Is er goede ventilatie (kun je ramen en deuren openzetten), en is er verwarming en/of airco aanwezig? 4) Is er natuurlijk licht in de vergaderzaal (hoe meer natuurlijk licht, hoe productiever je kunt werken). Misschien vergader je graag in de open lucht? Heel wat vergaderlocaties bieden dit aan. Zorg wel voor een plan B (een binnenruimte), zodat eventuele regen je vergadering niet in het water gooit, of zonneschermen voor als het heet is.

Meeting time dus vergaderzaal huren?

Zoek je een congreslocatie, hotel, kasteel, polyvalente ruimte, meetingcenter, theater, ... kortom een locatie voor je volgende vergadering of seminarie? Een halve dag, een hele dag of zelfs een meerdaagse bijeenkomst? Het onderstaande overzicht met vergaderzalen biedt soelaas zonder dat je er het hele internet voor hoeft af te surfen. Via de filters vind je bovendien supersnel jouw geschikte vergaderlocatie!

Vergaderzaal toevoegen

Wist je al dat je gratis jouw vergaderzaal kunt toevoegen op onze website? Je drukt simpelweg op onderstaande knop en maakt een bedrijfsfiche aan. Zo kun je nog gemakkelijker talloze organisatoren bereiken die een vergaderlocatie willen huren voor hun volgende meeting. Wij bieden bovendien verschillende advertentiemogelijkheden aan om jouw vergaderzalen of vergaderlocaties extra in the picture te zetten. Waar wacht je nog op om deze te gebruiken?