Gastenbeheer: Hoe pakt de evenementenbranche dit aan?

Gastenmanagement is een vast onderdeel geworden van de evenementenbranche, maar wanneer begint het nu eigenlijk?

Met ons brancheonderzoek wilden we achterhalen: hoe belangrijk is dit onderwerp in de praktijk, hoe tevreden bent u met uw processen en in welk stadium begint u daadwerkelijk concreet te plannen?

De eerste tussentijdse resultaten schetsen een duidelijk beeld:

94 procent van de respondenten beschouwt gastenbeheer als een integraal onderdeel van hun evenementenplanning. Registratie, accreditatie en inchecken worden niet langer alleen gezien als een noodzaak op de dag van het evenement, maar worden een integraal onderdeel van evenementen als strategisch element.

Er is echter nog ruimte voor verbetering: de gemiddelde tevredenheid over hun eigen processen ligt momenteel op 7,2 van de 10.

Het wordt interessant als we naar de tijdlijn kijken:

61 procent betrekt gastmanagement al vanaf de eerste conceptfase bij de planning.

39 procent raakt pas betrokken als het evenementconcept definitief is of de inschrijvingen op handen zijn.

Toch worden de aanpassingen die nodig zijn om een soepele ervaring ter plaatse te garanderen, vaak maanden van tevoren gemaakt. Of het nu gaat om begeleiding van deelnemers, badge-logica, interfaces of incheckmogelijkheden: wie deze elementen vroegtijdig integreert, bespaart zichzelf stress op de dag van het evenement en kan flexibele aanpassingen maken.

Omdat het onderzoek nog loopt, willen we een nog duidelijker beeld schetsen – met name vanuit het perspectief van de bedrijven. We zijn nog steeds benieuwd naar jullie praktijkervaringen: welke processen zijn voor jullie onmisbaar? Waar gaat het in de dagelijkse bedrijfsvoering het vaakst mis?

Neem 5 minuten de tijd, deel uw perspectief en help ons waardevolle inzichten voor de sector te genereren:

Hoe belangrijk vindt u gastenbeheer?

bekijk origineel

en

Guest management has become established in the events industry, but when does it actually begin?

With our industry survey, we wanted to find out: how important is this topic in practice, how satisfied are you with your processes, and at what stage do you actually start planning in concrete terms?

The initial interim results paint a clear picture:

94 per cent of respondents see guest management as an integral part of their event planning. Registration, accreditation and check-in are no longer seen merely as a necessity on the day of the event, but are becoming an integral part of events as a strategic element.

There is still room for improvement, however: the average satisfaction rating with their own processes currently stands at 7.2 out of 10.

Things get interesting when we look at the timeline:

61 per cent factor guest management into their planning right from the initial concept phase.

39 per cent only get involved once the event concept is finalised or registration is imminent.

Yet the adjustments needed to ensure a smooth on-site experience are often made months in advance. Whether it’s participant guidance, badge logic, interfaces or check-in capacities: those who integrate these elements early on save themselves stress on the day of the event and can make flexible adjustments.

As the survey is still ongoing, we want to paint an even clearer picture – particularly from the companies’ perspective. We’re still looking for your real-world experiences: Which processes are indispensable for you? Where do things most often go wrong in day-to-day operations?

Take 5 minutes, share your perspective and help us generate real insights for the industry:

How important is guest management to you?