Vraag de meeste mensen wat ze zich herinneren van het bedrijfsevenement van vorig jaar, en het antwoord is: minder indrukwekkend dan het budget rechtvaardigde. Een locatie. Misschien een toespraak. Zelden de reden waarom het evenement überhaupt plaatsvond.

Die kloof tussen wat een bedrijfsevenement zou kunnen bereiken en wat het doorgaans achterlaat, is geen falen in de uitvoering. Het is een falen in de opzet. Een evenement met één activiteit, hoe goed ook georganiseerd, vraagt ​​van iedereen in de zaal hetzelfde: kijken, luisteren, applaudisseren. Festivalisering vraagt ​​iets anders, en een recent voorbeeld van Go Discover Portugal, gebaseerd op een middeleeuws marktconcept voor bedrijfsgroepen, is het waard om eens goed te bekijken om te laten zien waarom dat verschil ertoe doet.

Onderdompeling boven informatie

De opzet zelf zet de toon nog voordat er ook maar één zakelijk doel aan bod komt. Echte narren, vuurspuwers en traditionele Portugese doedelzakspelers (gaita-de-foles) zorgen voor de sfeer. Handel en spelletjes in gildestijl vinden de hele tijd plaats, vormgegeven als een authentieke heruitvinding van een echte historische traditie in plaats van een verkleedpartijtje over een normale teambuildingactiviteit. Het gaat niet om spektakel omwille van het spektakel zelf. Het gaat erom dat een groep die zich in een dergelijke sfeer bevindt, zich anders gedraagt ​​dan een groep die ervoor zit, en die verandering in gedrag is waar de werkelijke waarde van de opzet schuilt.

Waar het verhaal het doel dient

De meest interessante ontwerpkeuze, en degene die dit onderscheidt van puur entertainment, is hoe een daadwerkelijk bedrijfsdoel in de beurs wordt geïntegreerd in plaats van er zomaar aan te worden toegevoegd. Drie voorbeelden uit het concept illustreren de diversiteit:

Een productintroductie verandert in "Het geheime wapen van het gilde" - het product wordt gepresenteerd als een streng bewaakte middeleeuwse uitvinding. Teams ruilen en lossen raadsels op over het kermisterrein om het recht te verdienen het als eerste te zien, voordat het op theatrale wijze wordt onthuld vanuit een afgesloten ijzeren kist. De onthulling eindigt met teams die het product in hun eigen "Stadsomroeper"-stijl aan het publiek presenteren, waardoor een vraag-en-antwoordsessie in een voorstelling verandert.

Een fusie wordt "De Alliantie van de Twee Koninkrijken" - leiders van beide oorspronkelijke bedrijven openen het evenement met een symbolische ondertekening van een verdrag of het mengen van twee wijnen in één beker, gevolgd door bewust gemengde teams die een nieuw gezamenlijk wapen ontwerpen en samen, in plaats van tegen elkaar, strijden in de toernooispellen van die dag. Een overgang die vaak gepaard gaat met grote spanning, wordt herformuleerd als een verhaal dat twee groepen zij aan zij opbouwen.

Een sales kick-off wordt "Nieuwe Gebieden Veroveren" - een gestileerde kaart van echte doelmarkten, gemarkeerd als onontgonnen gebieden, teams die middelen verdienen door middel van vaardigheidsuitdagingen om werkende minikatapulten te bouwen, en een finale waarin die katapulten doelen lanceren die daadwerkelijke verkoopquota vertegenwoordigen. Het raken van het doel is tegelijkertijd de metafoor en het mechanisme.

Geen van deze voorbeelden is een diavoorstelling met een bepaald thema eroverheen geschilderd. Het doel is wat er fysiek gedaan wordt, niet wat er daarna aangekondigd wordt.

Ontwerpen voor elk type bezoeker

De vier zones van het concept (de Koninklijke Hof voor toespraken en onthullingen, de Taverne & Kraampjes voor ontspannen netwerken, het Toernooiveld voor energieke spellen en het Gildeplein voor rustigere strategie en het oplossen van raadsels) bestaan ​​om een ​​specifieke reden: een enkel format past nu eenmaal beter bij sommige deelnemers dan bij anderen. Door de dag te verdelen over zones die zijn ontworpen voor verschillende temperamenten, beleven zowel een introvert persoon in het Gildeplein als een extravert persoon die het Toernooiveld aanmoedigt, de best mogelijke versie van hetzelfde evenement, op hetzelfde moment, zonder dat een van beiden buiten zijn of haar comfortzone hoeft te presteren.

Waarom het daadwerkelijk werkt

Los van de middeleeuwse context, berust de onderliggende argumentatie voor dit soort format op drie zaken die de aandacht van elke planner verdienen, ongeacht het thema:

Informatie vasthouden. Mensen vergeten gegevens die vanaf een podium worden gepresenteerd. Ze vergeten niet de keer dat ze samen met de vicepresident financiën een werkende katapult bouwden om een ​​verkoopdoelstelling te halen. Een festivalachtige opzet zet informatie om in een fysieke herinnering, en dat is de enige vorm die betrouwbaar de daaropvolgende dinsdag overleeft.

Inclusiviteit. Doordat de indeling zich aanpast aan verschillende persoonlijkheidstypen in plaats van dat de ruimte zich aanpast aan één activiteit, is de dag voor de hele groep tegelijkertijd een succes, in plaats van dat degene die toevallig van de aangeboden activiteit geniet, de voorkeur krijgt.

Afstemming. De rollenspellen sluiten direct aan op de dynamiek binnen een echt bedrijf, vrijwel zonder dat er een vertaling nodig is. Gilden worden afdelingen. Koninkrijken worden markten. De kroon wordt de missie van het bedrijf. Dat is geen vergezochte metafoor. Het is dezelfde structuur, alleen met een andere naam.

Het volledige concept, inclusief hoe elke bedrijfsdoelstelling zich vertaalt naar de specifieke mechaniek binnen de kermis, is de moeite waard voor elke planner die overweegt of een thematische structuur meer kan bieden dan alleen entertainment: Concepten om van uw evenement een festival te maken: De middeleeuwse kermis.

De vraag die het waard is om te stellen

Het kiezen voor een festival is niet zozeer een kwestie van format. Het gaat erom wat je van je bezoekers verwacht: kijken naar wat er gebeurt, of er middenin staan ​​terwijl het gebeurt. De tweede optie vergt meer denkwerk qua ontwerp. Het is bovendien de enige optie waar mensen een jaar later nog steeds over praten.