Bij Astro Rent werken we voor elk event met grondplannen. Waar komen de access points, hoe loopt de bekabeling, waar staan de tenten en podia? We krijgen die plannen meestal als PDF, PowerPoint of — eerlijk — als foto van een schets op papier.

Onlangs kwamen we VenueMap tegen. Een gratis webtool waarmee je een grondplan tekent op de echte satellietkaart van je locatie. Adres ingeven, kaart laadt, en je sleept elementen op hun plek. Op schaal, met afmetingen.

Waarom dit interessant is voor eventorganisatoren

De meeste organisatoren die we spreken, werken met tools die niet gebouwd zijn voor eventplanning. Excel om standplaatsen bij te houden. PowerPoint om iets visueel te maken. Of ze betalen honderden euro's voor gespecialiseerde software die veel meer doet dan ze nodig hebben.

VenueMap zit daar tussenin. Simpel genoeg om in vijf minuten je eerste plan te hebben. Maar je kan er ook een vergunningsaanvraag mee doen.

Wat ons opviel: je werkt op de echte kaart, niet op een leeg canvas. Dat maakt communicatie met gemeente en hulpdiensten concreter. Delen gaat via een link — geen account nodig om een plan te bekijken. En er zit een PDF-export in voor wie het liever op papier heeft.

Wachtlijst is open

VenueMap heeft recent een wachtlijst geopend. Wij hebben ons ingeschreven — benieuwd hoe het in de praktijk werkt voor onze dagelijkse planning. Als het doet wat het belooft, scheelt het ons een hoop heen-en-weer gemail over plattegronden.

Voor organisatoren die regelmatig met grondplannen werken: het kost niks om te proberen. Meer info op https://www.venuemap.eu