Eenvoudig scannen van tickets en inchecken bij evenementen met Tickets

Organisatorinformatie

Het eerste dat je moet instellen, zijn de organisatorgegevens. Klik op 'Instellen' en er verschijnt een venster. Vul de velden in en sla ze op door op 'Opslaan' te klikken.

Info over event

Vervolgens moet je jouw evenementinformatie instellen, dus klik op 'Instellen' in de evenementenrij. We beginnen met het invoeren van enkele basisgegevens: de naam van het evenement. Je hebt dat al eerder ingesteld bij het instellen van je hoofdprofiel, maar je kunt dit hier wijzigen als je een andere naam aan je publiek wilt weergeven.

Voer vervolgens enkele details in de introtekst van het evenement in, zoals wat er tijdens het evenement zal gebeuren, waarom het belangrijk is en de resultaten die de deelnemers kunnen verwachten. Dit is slechts een introductie, dus twee tot drie zinnen zijn voldoende. We zullen binnenkort een meer gedetailleerde beschrijving van het evenement schrijven.

Nadat je de evenementintro hebt voltooid, voer je de relevante startdatum en -tijd in (en einddatum en -tijd)

Belangrijk! Zorg ervoor dat je de juiste tijdzone instelt voor de locatie van het evenement.

Je kunt kiezen uit drie locatietypes: een fysiek evenement, een online evenement of beide. Als je voor een online evenement (of beide) kiest, moet je een URL invoeren. Wanneer je een fysiek evenement kiest, moet je het adres invoeren.

Nadat je de gegevens hebt ingevoerd, vindt de kaart automatisch het adres en wordt een markering op de locatie geplaatst. Je kunt deze verplaatsen als de aanduiding niet helemaal klopt.

Vervolgens moeten we enkele foto's uploaden: een omslagafbeelding en een voorbeeldafbeelding. Zorg ervoor dat je foto's met een hoge resolutie gebruikt, omdat klanten hiervan grote versies te zien krijgen.

Vervolgens moeten we meer gedetailleerde informatie over het evenement invoeren. Als je event bijvoorbeeld livemuziek bevat, kun je een overzicht geven van de artiesten, het muziekgenre en eventuele speciale details van de show, zoals leeftijdsbeperkingen en toegankelijkheidsinformatie.

Voor betaalde tickets is het vooral belangrijk om je restitutiebeleid in het volgende veld op te nemen. Om te voldoen aan de EU GPDR-wetgeving, moet je ook een URL naar jouw privacypagina opnemen, zodat klanten en bezoekers weten wat je privacybeleid is. Als je klantgegevens verwerkt of opslaat, heb je toestemming van de klanten nodig. Selecteer 'Ja' of 'Nee'.

Daarna moeten we naar Secties gaan en op 'Instellen' klikken. Dit specifieke onderdeel is niet verplicht omdat veel evenementen geen secties hebben (dit zijn in wezen verschillende soorten tickets, zoals een bepaald tijdslot of aangewezen zones). Hier zie je drie opties waaruit je kunt kiezen:

• Zone
• Tijdslot
• Zone en tijdslot

Als je een evenement organiseert waarbij je kaartjes hebt voor vaste klanten en VIP-klanten, kun je die zones hier instellen. Als je meerdere secties hebt, kun je deze hier ook instellen.

Een sectie kan ook een tijdslot zijn. Als je bijvoorbeeld een evenement organiseert dat over meerdere dagen loopt, kun je gebruikers toegang geven tot een ticket voor slechts één van de dagen of een combiticket aanbieden. Je kunt zelfs combinaties maken tussen een tijdslot en een zone/sectie en je kunt zoveel secties toevoegen als je wilt.

Als je klaar bent, klik je op 'Opslaan' en ga je naar de volgende stap: Ticketing.

Er zijn enkele basisinstellingen die we hier moeten instellen. Je hebt op dit moment drie keuzes tot jouw beschikking. Zo kan je evenementen met RSVP organiseren als je een gastenlijst hebt, waarbij de uitnodigingen verstuurd worden en de ontvangers ervan gevraagd worden te reageren als ze van plan zijn jouw evenement bij te wonen.

We hebben ook gratis tickets en in de nabije toekomst zullen we ook betaalde tickets aanbieden via ons platform. Nadat je het juiste evenementtype hebt geselecteerd, moet je beslissen of je een scanbare QR-code voor elk ticket wilt genereren of automatisch een boekingsbevestiging wilt verzenden wanneer iemand zich registreert.

Voor sommige evenementen wil je dit misschien niet doen, bijvoorbeeld als je de bezoekers die zich registreren wilt controleren voordat je ze een ticket geeft. Hierna kun je een einddatum en -tijd voor de registratie instellen, bijvoorbeeld tien dagen vóór het evenement om 12.00 uur.

Vervolgens kun je kiezen of er een limiet is aan het aantal gasten. Schakel het selectievakje 'Geen limiet' in als je handmatig een specifiek aantal wilt invoeren.

Vervolgens geef je aan welke informatie je van de ticketkoper nodig heeft. Heb je hun adres en telefoonnummer nodig? Wat de deelnemers betreft, geef aan of je hun namen en e-mailadressen nodig hebt.

Belangrijk! Er kan een verschil zijn tussen de koper en de aanwezigen. Een klant kan bijvoorbeeld drie kaartjes kopen: één voor zichzelf en twee voor zijn vrienden.

Als je later marketing-e-mails naar gebruikers wilt versturen, kun je hun toestemming vragen om te mogen mailen.

Onthoud! Met ticketing verwerk je veel gegevens. In dit geval fungeert eventplanner.net als platform, maar het zijn jouw gegevens en jij bent verantwoordelijk voor het beheer ervan.

In dit stadium kun je ook enkele op maat gemaakte vragen toevoegen aan het registratieformulier.

Nu is het tijd om de daadwerkelijke tickets te maken.

Als je eerder specifieke zones/secties hebt aangemaakt, moet je voor elk van deze zones tickets aanmaken door 'Nieuw ticket aanmaken' te selecteren. Je dient dan het volgende op te geven:

• Ticketnaam
• Aangepaste einddatum, bijvoorbeeld early bird-tickets
• Hoeveelheid (totaal beschikbare aantal)
• Maximumaantal tickets per bestelling
• Beschrijving (meer gedetailleerde informatie over je evenement)

Dit komt vooral goed van pas wanneer je verschillende prijzen wilt instellen zodra die functionaliteit beschikbaar is. Speel ondertussen al eens met de instellingen. Nadat je alle relevante gegevens hebt ingevoerd, klik je gewoon op 'Opslaan'.

Vervolgens gaan we verder met het publiceren van het evenement. Selecteer 'Actief'. Houd er rekening mee dat je bepaalde instellingen niet kunt wijzigen nadat je je evenement hebt gepubliceerd (zoals het wijzigen van het type van RSVP naar Tickets).

In het volgende gedeelte (Instellingen voor delen) kun je kiezen uit:

• Openbaar evenement - iedereen heeft toegang
• Privé-evenement - iedereen met een specifieke beveiligde link heeft toegang
• Privé-evenement – alleen mensen met het wachtwoord hebben toegang

Kies je voor optie 2 of 3, dan wordt er automatisch een link voor je evenement aangemaakt. Wanneer je deze link volgt, kom je terecht bij de checkout. Hier zie je dan de door jou aangemaakte tickettypes. Voor een snelle check, kun je het proces ook als klant doorlopen. Je zult merken dat je vooraf ingestelde instellingen gelden, zoals het maximale aantal tickets per klant, de benodigde klantgegevens en de bijkomende vragen die je de klant wilt stellen.

Gebruikers kunnen kiezen of zij al dan niet een eventplanner.net-account aanmaken. Dat is volledig aan hen. Nadat ze op 'Tickets kopen' hebben geklikt, worden ze naar een bestelbevestigingspagina geleid.

Als we teruggaan naar onze Tickets-pagina, zie je een bijgewerkte gastenlijst. In de rechterkolom zie je enkele acties, aangegeven met (...). Als je daarop klikt, worden enkele opties weergegeven.

Je kunt de naam aanpassen, bijvoorbeeld als een gebruiker een verkeerd e-mailadres of een verkeerde naam heeft ingevoerd. En als een gebruiker de bevestigingsmail niet heeft ontvangen, klik dan op 'Bevestiging opnieuw verzenden'.

Belangrijk! Vraag de gebruikers zeker om even hun spam/ongewenste mails te controleren. Af en toe houdt een overijverig e-mailprogramma namelijk onze e-mails tegen. Als het probleem zich blijft voordoen, kun je het ticket zelf handmatig downloaden en verzenden, zoals bij elke normale e-mail.

Met onze handige eventplanner-app heb je een ticketscanner binnen handbereik. Download de app gratis in de Google Play Store of de Apple App Store.

Normaal gesproken heb je internettoegang nodig om alle gescande tickets te verwerken en te synchroniseren met onze server. Maar onze app is slim, want hij schakelt automatisch naar de offline modus als de verbinding tijdens je evenement wegvalt. Je kunt dan gewoon doorgaan met tickets scannen en zodra je internettoegang weer hersteld is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd.