7 partners uit de eventbranche slaan de handen ineen voor betaalbare events in 2020. 

Hoe blij iedereen ook is dat events weer zijn toegestaan, realistisch gezien zijn live events bijna onbetaalbaar geworden. De 1,5-meter-regel zorgt ervoor dat je voor een event van 150 mensen een gigantische locatie nodig hebt, waar je voorheen 1200 personen in kwijt kon. Daarom hebben 7 prominente event bedrijven een plug & play, alles-in-één-concept ontwikkeld voor een zo laag mogelijke prijs in Passenger Terminal Amsterdam. 

Een tijdelijk concept voor de terugkeer van events

Een van de initiatiefnemers van concept ‘Cruise in Control’ en directeur van International Orange Eva Annokkee geeft toelichting: “Wij kijken reikhalzend uit naar de terugkeer van live events. Elkaar weer ontmoeten en in de ogen kijken. En verdiepen ons natuurlijk in de manier waarop dat in het ‘nieuwe normaal’ zo prettig mogelijk kan. We signaleren dat het door de 1,5m maatregelen vaak ingewikkeld en kostbaarder lijkt om events te organiseren. Daarom hebben we met onze trouwe partners de koppen bij elkaar gestoken en dit concept ontwikkeld.” 

Plug & play, maar toch ‘op maat’.

Je zoekt zoals gezegd een veel grotere locatie voor je event. Dit betekent ook meer techniek en decoratie. Als je deze bedragen uitsmeert over de veel kleinere aantallen bezoekers, zijn events eigenlijk niet meer te betalen. Door een plug & play (dus kant en klaar) concept te ontwikkelen dat een solide basis legt voor elk event, bespaar je een hoop tijd en kosten rondom op- en afbouw. Annokkee legt uit: “Alle partners hebben de meest hoogwaardige techniek, catering, decoratie en on-site registratie in een kant- en klaar concept gegoten. Dit voelt voor ons wat vreemd, omdat we normaal juist alles op maat maken. Maar omdat we het belangrijk vinden in deze tijden event organisatoren zoveel mogelijk te helpen, stellen deze partners hun expertise en spullen graag (tijdelijk) voor een scherpe prijs beschikbaar. Om te stimuleren dat zakelijke events weer op gang kunnen komen. Op een veilige en efficiënte manier. ” 

Unieke kans

Dat Passenger Terminal Amsterdam deze zomermaanden beschikbaar is voor events is vrij uniek. Directeur Passenger Terminal Amsterdam Dick de Graaff legt uit: “PTA is een multifunctionele terminal die wij gebruiken voor zowel de afhandeling van zeecruiseschepen als locatie voor events. Normaal hadden we nu middenin het hoogseizoen gezeten en verwelkomden wij dagelijks zeecruiseschepen aan onze kade, met heel af toe plek voor een event”. 

De Graaff: “Deze uitzonderlijke situatie vraagt ook om een uitzonderlijke aanpak. Normaal wordt de terminal bijna wekelijks omgebouwd van event locatie naar cruise terminal en vice versa. Om deze flexibiliteit te behouden hebben wij weinig zaken vast in huis. Nu die ombouw niet noodzakelijk is, kunnen wij in samenwerking met de partners van Cruise in Control een prachtig plug & play concept aanbieden voor een vlijmscherpe prijs”. 

Laten zien wat mogelijk is

De registratie en communicatie spelen een grote rol om relaties veilig te laten deelnemen. Rutger Bremer, oprichter van Momice legt uit hoe zij voor Cruise in Control de veiligheid waarborgen: “Het is van groot belang voor de branche dat we laten zien hoe we wel veilig 1,5m events kunnen organiseren. We hebben daarom mooie oplossingen om lange rijen en contact te voorkomen: De aankomst verdelen we in meerdere tijdvakken zodat niet iedereen tegelijkertijd binnen komt.” Het inchecken is normaal een proces met veel handelingen door de host(ess). Dat is nu anders. Bremer: “Het inchecken met badge is volledig contactloos. Deelnemers scannen hun e-ticket bij een iPad en er wordt automatisch een label uitprint die ze zelf op hun badge kunnen plakken. Ook gedurende event wordt het maximum aantal deelnemers op locatie en tijdens break-outs automatisch beheerd door de software.”

Dit zijn de partners

Passenger Terminal Amsterdam | Eventlocatie

International Orange | Coördinatie & eventproductie

Momice | On-site registratie 

Hete Peper | Catering

Booz event design | Interieur & event design

Solid Rental | Audiovisuele techniek & showregie

HWM | Audiovisuele techniek & showregie